Păstrarea datelor pentru organizații

Regulile de păstrare a datelor din Proton Mail le permit administratorilor organizației să controleze cât timp să păstreze e-mailurile și când să le șteargă automat. Odată ce un administrator creează o regulă, Proton o aplică automat în fundal, astfel încât nu trebuie să verificați manual folderele de primite sau să le reamintiți angajaților să își curețe mesajele.

Această caracteristică este disponibilă pentru planurile Proton Workspace Premium.

Ce puteți face cu regulile de păstrare a datelor

Echipele pot:

• Să păstreze datele atât timp cât au nevoie de ele, fie că este vorba despre o păstrare permanentă, fie pentru o perioadă specifică care corespunde politicilor interne.
• Să curețe automat datele vechi sau expirate, fără a depinde de fluxuri de lucru manuale sau de memento-uri.
• Să se asigure că mesajele șterse sunt tratate în mod consecvent și în conformitate cu politicile organizației.
• Să seteze termene de păstrare diferite pentru diferiți utilizatori sau grupuri, astfel încât fiecare echipă să aibă regulile care se potrivesc activității sale.
• Să gestioneze cu ușurință modificările privind calitatea de membru al grupului (cum ar fi integrarea, încheierea activității sau mutările de echipă) și să aplice automat regula corectă de fiecare dată.
• Să sprijine cerințele de conformitate prin aplicarea regulilor de gestionare a datelor în întreaga organizație.

Cum să utilizați păstrarea datelor în Proton Mail

1. În Proton Mail, accesați Setări → Toate setările.
2. La secțiunea Organizație, selectați Păstrare date.
3. Alegeți Creare regulă de păstrare.

4. Introduceți un Titlu regulă. Îi puteți oferi o denumire descriptivă, cum ar fi „Păstrare permanentă e-mailuri echipă juridică”.
5. Setați Perioada de păstrare la:
   • Păstrare permanentă mesaje sau
   • Păstrați mesajele pentru o durată specifică. După setarea duratei, alegeți ce ar trebui să se întâmple când aceasta se încheie, optând pentru Eliminare doar mesaje șterse sau Ștergere definitivă toate mesajele (inclusiv e-mailurile pe care utilizatorii nu le-au șters din Primite, Trimise și toate celelalte locații).
6. Alegeți cui i se aplică regula:
   • Toată lumea din organizație
   • Grupuri sau utilizatori specifici

7. Când ați terminat, selectați Creare regulă.

Puteți căuta, edita sau șterge reguli în orice moment. Dacă se aplică mai multe reguli, Proton folosește întotdeauna regula cea mai îngăduitoare — cea care păstrează datele mai mult timp.

Cum funcționează păstrarea datelor

Fiecare regulă are un domeniu de aplicare, astfel încât se poate aplica întregii organizații, unui anumit grup (cum ar fi Juridic sau Financiar) sau unor utilizatori individuali. Dacă cineva intră sub incidența mai multor reguli, Proton stabilește întotdeauna regula care îi păstrează datele pentru cea mai lungă perioadă.

Odată ce este stabilită o perioadă de păstrare, este garantat că e-mailul va rămâne disponibil pentru întreaga durată. Chiar dacă utilizatorul încearcă să îl șteargă mai devreme, mesajul este eliminat din vizualizarea utilizatorului, dar rămâne disponibil pentru administratorii organizației.

Atunci când o persoană se alătură unui grup, Proton aplică regulile de păstrare ale acelui grup pentru toate e-mailurile existente care aparțin noului membru. Atunci când pleacă, Proton elimină regulile acelui grup din contul său și le setează pe cele rămase care au prioritatea cea mai mare.

Indicatori de expirare a mesajului

Dacă un mesaj este afectat de o regulă de păstrare, utilizatorii vor vedea „Acest mesaj va expira la [data/ora]” în antetul mesajului după ce fac clic pe săgeata ⌄. Acest lucru înlocuiește pictograma obișnuită ⌛ (clepsidră) și afișează data de expirare bazată pe păstrare în locul celei setate de utilizator.

Folderul Șterse

Atunci când există cel puțin o regulă de păstrare, Proton Mail afișează un folder special Șterse. Doar administratorii organizației pot vedea mesajele păstrate atunci când accesează conturile membrilor. Membrii nu își pot vedea propriul folder Șterse și nu pot efectua acțiuni asupra e-mailurilor trimise în acest folder, cum ar fi trimiterea de răspunsuri, redirecționarea, marcarea cu stea sau aplicarea de etichete.

Timpuri de expirare setate de utilizator

Membrii organizației pot în continuare să seteze date de expirare pentru mesaje, însă regulile de păstrare le pot anula. De exemplu, dacă o echipă are o regulă de păstrare permanentă, iar cineva setează un e-mail pentru a fi șters în 30 de zile, mesajul dispare din vizualizarea utilizatorului după acel interval, dar rămâne păstrat în folderul său Șterse pentru a fi accesat de administrator.

Întrebări frecvente