組織のデータ保持

Proton Mailのデータ保持ルールを使用すると、組織の管理者はメールの保持期間や自動削除のタイミングを制御できます。管理者がルールを作成すると、Protonがバックグラウンドで自動的に適用するため、受信トレイを手動で確認したり、従業員にメッセージの整理を促したりする必要はありません。

この機能はProton Workspace Premiumプランでご利用いただけます。

データ保持ルールでできること

チームは以下のことが可能です：

• 永続的に、または社内のポリシーに合わせて特定の期間、データを保持できます。
• 手動のワークフローやリマインダーに頼ることなく、古くなったデータや有効期限切れのデータを自動的にクリーンアップします。
• 削除されたメッセージが、組織のポリシーに従って一貫した方法で処理されるようにします。
• ユーザーやグループごとに異なるデータ保持スケジュールを設定し、各チームの業務に最適なルールを適用します。
• グループメンバーシップの変更（オンボーディング、オフボーディング、チームの異動など）に容易に対応し、その都度、適切なルールを自動的に適用します。
• 組織全体でデータ処理ルールを徹底させることで、コンプライアンス要件をサポートします。

Proton Mailでデータ保持を使用する方法

1. Proton Mailで、設定 → すべての設定に移動します。
2. 組織で、データ保持を選択してください。
3. 保持ルールを作成を選択してください。

4. ルールのタイトルを入力してください。「法務チームのメールを永久に保持」のように、分かりやすい名前を付けることができます。
5. 保持期間を次のように設定します：
   • メッセージを永久に保持する、または
   • メッセージを特定の期間保持する。期間を設定した後、その期間が終了した際に実行するアクションを、削除済みメッセージのみを削除またはすべてのメッセージを抹消（受信トレイ、送信済み、その他すべての場所にあり、ユーザーが削除していないメールを含む）から選択してください。
6. ルールの適用対象を選択します：
   • 組織内の全員
   • 特定のユーザーまたはグループ

7. 完了したら、ルールを作成を選択します。

ルールはいつでも検索、編集、削除できます。複数のルールが適用される場合、Protonは常に最も寛容なルール、つまりデータをより長く保持するルールを優先します。

データ保持の仕組み

各ルールにはスコープがあり、組織全体、特定のグループ（法務や財務など）、または個々のユーザーに適用されます。誰かが複数のルールに該当する場合、Protonは常にデータを最も長く保持するルールを設定します。

保持期間が設定されると、メールはその期間中、確実に利用可能な状態が保たれます。ユーザーがそれより早く削除しようとしても、メッセージはユーザーの表示からは削除されますが、組織の管理者には引き続き利用可能な状態で残ります。

誰かがグループに参加すると、Protonはそのグループのデータ保持ルールをその新しいメンバーの既存のすべてのメールに適用します。そのメンバーが退会すると、Protonはアカウントからそのグループのルールを削除し、残りのルールのうち最も優先度の高いルールを設定します。

メッセージの有効期限インジケーター

メッセージがデータ保持ルールの影響を受ける場合、ユーザーは⌄矢印をクリックした後のメッセージヘッダーに「このメッセージは[日付/時間]に期限切れになります」と表示されます。これは通常の⌛（砂時計アイコン）に代わるもので、ユーザーが設定した期限ではなく、データ保持に基づく有効期限を表示します。

「削除済み」フォルダー

データ保持ルールが1つでも存在する場合、Proton Mailは特別な「削除済み」フォルダーを表示します。組織の管理者は、メンバーのアカウントにアクセスして保持されたメッセージを閲覧できます。メンバーは、自身の「削除済み」フォルダーを確認したり、このフォルダーに送信されたメールに対して返信、転送、スター付け、ラベル付けなどの操作を行うことはできません。

ユーザーが設定した有効期限

組織のメンバーは引き続きメッセージの有効期限を設定できますが、データ保持ルールが優先される場合があります。例えば、チームに「無期限保持」ルールが適用されている状態で、ユーザーが30日後に削除されるようにメールを設定した場合、その期間が経過するとユーザーの表示からはメッセージが消えますが、管理者がアクセスできるように削除済みフォルダーに保存されたままとなります。

よくある質問