Lưu giữ dữ liệu cho tổ chức

Các quy tắc lưu giữ dữ liệu trong Proton Mail cho phép quản trị viên tổ chức kiểm soát thời gian lưu giữ email và thời điểm tự động xóa chúng. Sau khi quản trị viên tạo quy tắc, Proton sẽ tự động áp dụng quy tắc đó ở chế độ nền, vì vậy không cần phải kiểm tra thủ công hộp thư đến hoặc nhắc nhở nhân viên dọn dẹp thư.

Tính năng này khả dụng trên các gói Proton Workspace Premium.

Những việc có thể thực hiện với các quy tắc Lưu giữ dữ liệu

Các nhóm có thể:

• Giữ dữ liệu bao lâu tùy nhu cầu, cho dù là mãi mãi hay trong một khoảng thời gian cụ thể phù hợp với các Chính sách nội bộ.
• Tự động dọn dẹp dữ liệu cũ hoặc đã hết hạn mà không cần dựa vào các quy trình thủ công hay lời nhắc.
• Đảm bảo các Các thư đã xóa được xử lý nhất quán và tuân theo các Chính sách của Tổ chức.
• Đặt các dòng thời gian lưu giữ khác nhau cho Người dùng hoặc Các nhóm khác nhau, để mỗi nhóm có các quy tắc phù hợp với công việc của họ.
• Dễ dàng xử lý những thay đổi về Thành viên nhóm (như giới thiệu thành viên mới, thôi việc, hoặc di chuyển nhóm) và tự động áp dụng quy tắc phù hợp mỗi lần.
• Hỗ trợ các yêu cầu tuân thủ bằng cách thực thi các quy tắc xử lý dữ liệu trong toàn bộ Tổ chức của bạn.

Cách sử dụng Lưu giữ dữ liệu trong Proton Mail

1. Trong Proton Mail, hãy đi tới Các cài đặt → Tất cả cài đặt.
2. Trong phần Tổ chức, hãy chọn Lưu giữ dữ liệu.
3. Chọn Tạo quy tắc lưu giữ.

4. Nhập Tiêu đề quy tắc. Bạn có thể đặt tiêu đề mang tính mô tả, ví dụ: “Giữ email của nhóm Pháp lý vĩnh viễn.”
5. Đặt Thời gian lưu giữ thành:
   • Giữ thư vĩnh viễn, hoặc
   • Giữ thư trong một khoảng thời gian cụ thể. Sau khi đặt khoảng thời gian, hãy chọn điều gì sẽ xảy ra khi kết thúc giữa Chỉ xóa sạch thư đã xóa hoặc Xóa sạch tất cả thư (bao gồm các email mà người dùng chưa xóa trong Hộp thư đến, Đã gửi và tất cả các Vị trí khác).
6. Chọn đối tượng áp dụng quy tắc:
   • Tất cả mọi người trong tổ chức
   • Người dùng hoặc nhóm cụ thể

7. Khi hoàn tất, chọn Tạo quy tắc.

Bạn có thể tìm kiếm, chỉnh sửa hoặc xóa các quy tắc bất cứ lúc nào. Nếu có nhiều quy tắc cùng được áp dụng, Proton luôn sử dụng quy tắc khoan hồng nhất — quy tắc giữ dữ liệu lâu hơn.

Cách hoạt động của việc lưu giữ dữ liệu

Mỗi quy tắc đều có phạm vi áp dụng, vì vậy quy tắc đó có thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức, một nhóm cụ thể (như Pháp lý hoặc Tài chính) hoặc cho từng người dùng riêng lẻ. Nếu một người thuộc phạm vi của nhiều quy tắc, Proton luôn đặt quy tắc giữ dữ liệu của họ trong thời gian dài nhất.

Khi thời gian lưu giữ đã được thiết lập, email chắc chắn sẽ vẫn khả dụng trong suốt thời gian đó. Ngay cả khi người dùng cố gắng xóa sớm hơn, thư sẽ bị xóa khỏi chế độ xem của người dùng nhưng vẫn khả dụng với các quản trị viên của tổ chức.

Khi ai đó tham gia một nhóm, Proton sẽ áp dụng các quy tắc lưu giữ của nhóm đó cho tất cả các email hiện có thuộc về thành viên mới. Khi họ rời khỏi, Proton sẽ xóa các quy tắc của nhóm đó khỏi tài khoản của họ và thiết lập bất kỳ quy tắc nào còn lại có mức độ ưu tiên cao nhất.

Các chỉ báo hết hạn thư

Nếu một thư bị ảnh hưởng bởi quy tắc lưu giữ, người dùng sẽ thấy “Thư này sẽ hết hạn vào [date/time]” trong tiêu đề thư sau khi nhấp vào mũi tên ⌄. Điều này thay thế biểu tượng ⌛ (đồng hồ cát) thông thường và hiển thị ngày hết hạn dựa trên quy tắc lưu giữ thay vì ngày do người dùng đặt.

Thư mục Đã xóa

Khi có ít nhất một quy tắc lưu giữ tồn tại, Proton Mail sẽ hiển thị một thư mục Đã xóa đặc biệt. Chỉ các quản trị viên tổ chức mới có thể xem các thư được lưu giữ khi truy cập vào tài khoản thành viên. Các thành viên không thể nhìn thấy thư mục Đã xóa của riêng họ hoặc thực hiện các hành động trên các email được gửi đến thư mục này, chẳng hạn như trả lời, chuyển tiếp, gắn dấu sao hoặc dán nhãn.

Thời gian hết hạn do người dùng đặt

Các thành viên trong Tổ chức vẫn có thể đặt thời gian hết hạn cho các thư, nhưng các quy tắc lưu giữ có thể ghi đè lên chúng. Ví dụ: nếu một nhóm có quy tắc lưu giữ vĩnh viễn và ai đó đặt email để xóa sau 30 Ngày, thư sẽ biến mất khỏi chế độ Xem của người dùng sau khoảng thời gian đó, nhưng nó vẫn được bảo lưu trong thư mục Xóa của họ để Quản trị viên truy cập.

Câu hỏi thường gặp