Penyimpanan data untuk organisasi

Aturan penyimpanan data di Proton Mail memungkinkan admin organisasi mengontrol berapa lama email disimpan dan kapan harus menghapusnya secara otomatis. Setelah admin membuat aturan, Proton akan menerapkannya secara otomatis di latar belakang, sehingga tidak perlu memeriksa kotak masuk secara manual atau mengingatkan karyawan untuk membersihkan pesan mereka.

Fitur ini tersedia pada paket Proton Workspace Premium.

Hal yang dapat dilakukan dengan aturan penyimpanan data

Tim dapat:

• Menyimpan data selama diperlukan, baik itu selamanya atau untuk periode tertentu yang sesuai dengan kebijakan internal.
• Membersihkan data lama atau yang kedaluwarsa secara otomatis tanpa bergantung pada alur kerja manual atau pengingat.
• Memastikan pesan yang dihapus diperlakukan secara konsisten dan sesuai dengan kebijakan organisasi.
• Mengatur lini masa penyimpanan yang berbeda untuk pengguna atau grup yang berbeda, sehingga setiap tim mendapatkan aturan yang sesuai dengan pekerjaan mereka.
• Menangani perubahan dalam keanggotaan grup dengan mudah (seperti penerimaan karyawan baru, pemberhentian, atau perpindahan tim) dan menerapkan aturan yang tepat secara otomatis setiap saat.
• Mendukung persyaratan kepatuhan dengan menegakkan aturan penanganan data di seluruh organisasi.

Cara menggunakan penyimpanan data di Proton Mail

1. Di Proton Mail, buka Pengaturan → Semua pengaturan.
2. Di bawah Organisasi, pilih Penyimpanan data.
3. Pilih Buat peraturan penyimpanan data.

4. Masukkan Judul aturan. Buat judul yang deskriptif, seperti “Simpan email tim Hukum selamanya.”
5. Atur Masa penyimpanan ke:
   • Simpan pesan selamanya, atau
   • Simpan pesan untuk durasi tertentu. Setelah mengatur durasi, pilih tindakan saat durasi tersebut berakhir antara Hanya bersihkan pesan yang telah dihapus atau Hapus seluruh pesan (termasuk email yang tidak dihapus pengguna di Kotak masuk, Terkirim, dan semua lokasi lainnya).
6. Pilih kepada siapa aturan ini berlaku:
   • Semua orang di organisasi
   • Pengguna atau grup tertentu

7. Setelah selesai, pilih Buat peraturan.

Aturan dapat dicari, diedit, atau dihapus kapan saja. Jika beberapa aturan berlaku, Proton selalu menggunakan aturan yang paling longgar — yaitu aturan yang menyimpan data lebih lama.

Cara kerja penyimpanan data

Setiap aturan memiliki cakupan, sehingga dapat berlaku untuk seluruh organisasi, untuk grup tertentu (seperti Hukum atau Keuangan), atau untuk pengguna individu. Jika seseorang tercakup dalam lebih dari satu aturan, Proton selalu menetapkan aturan yang menyimpan data mereka untuk periode terlama.

Setelah masa penyimpanan berlaku, email dijamin akan tetap tersedia selama seluruh durasi tersebut. Bahkan jika pengguna mencoba menghapusnya lebih cepat, pesan tersebut akan dihapus dari tampilan pengguna tetapi tetap tersedia bagi admin organisasi.

Ketika seseorang bergabung dengan suatu grup, Proton menerapkan aturan penyimpanan grup tersebut ke semua email yang sudah ada milik anggota baru tersebut. Ketika mereka keluar, Proton menghapus aturan grup tersebut dari akun mereka dan menetapkan aturan tersisa mana pun yang memiliki prioritas tertinggi.

Indikator kedaluwarsa pesan

Jika pesan terpengaruh oleh aturan penyimpanan, pengguna akan melihat “Pesan ini akan kedaluwarsa pada [tanggal/waktu]” di header pesan setelah mengklik tanda panah ⌄. Ini menggantikan ikon biasa ⌛ (ikon jam pasir) dan menampilkan tanggal kedaluwarsa berdasarkan penyimpanan, bukan tanggal yang diatur oleh pengguna.

Folder Dihapus

Ketika setidaknya ada satu aturan penyimpanan, Proton Mail menampilkan folder Dihapus yang khusus. Hanya admin organisasi yang dapat melihat pesan yang disimpan saat mengakses akun anggota. Anggota tidak dapat melihat folder Dihapus milik mereka sendiri atau melakukan tindakan pada email yang dikirim ke folder ini, seperti membalas, meneruskan, membintangi, atau melabeli.

Waktu kedaluwarsa yang diatur pengguna

Anggota organisasi masih dapat mengatur waktu kedaluwarsa pada pesan, tetapi aturan penyimpanan dapat menggantikannya. Sebagai contoh, jika suatu tim memiliki aturan simpan selamanya and seseorang mengatur email untuk dihapus dalam 30 hari, pesan tersebut akan hilang dari tampilan pengguna setelah waktu tersebut, tetapi tetap tersimpan di folder Dihapus mereka agar dapat diakses oleh admin.

Pertanyaan yang sering diajukan