Uchovávání dat pro organizace

Pravidla pro uchovávání dat v Proton Mailu umožňují správcům organizace kontrolovat, jak dlouho mají být e-maily uchovávány a kdy mají být automaticky smazány. Jakmile správce vytvoří pravidlo, Proton jej automaticky aplikuje na pozadí, takže nemusíte ručně kontrolovat doručenou poštu ani připomínat zaměstnancům, aby si čistili své zprávy.

Tato funkce je k dispozici v plánech Proton Workspace Premium.

Co můžete dělat s pravidly pro uchovávání dat

Týmy mohou:

• Uchovávat data tak dlouho, jak potřebují, ať už je to navždy nebo po určitou dobu, která odpovídá interním Zásadám.
• Automaticky vyčistit stará nebo vypršelá data, aniž by se musely spoléhat na manuální pracovní postupy nebo připomenutí.
• Zajistit, aby se smazané Zprávy zpracovávaly konzistentně a v souladu se Zásadami organizace.
• Nastavit různé časové osy uchovávání pro různé Uživatelé nebo Skupiny, aby každý tým získal pravidla, která vyhovují jeho práci.
• Snadno spravovat změny v členství ve skupině (jako je nástup, odchod nebo přesun mezi týmy) a pokaždé automaticky použít správné pravidlo.
• Podporovat požadavky na shodu tím, že v celé vaší organizaci prosadíte pravidla pro nakládání s daty.

Jak používat Uchovávání dat v Proton Mail

1. V Proton Mail přejděte do Nastavení → Všechna nastavení.
2. V části Organizace vyberte Uchovávání dat.
3. Vyberte Vytvořit pravidlo uchovávání.

4. Zadejte Název pravidla. Můžete jej zvolit popisně, například „Uchovávat e-maily právního týmu navždy.“
5. Nastavte Lhůta uchovávání na:
   • Uchovávat zprávy navždy, nebo
   • Uchovávat zprávy po určitou dobu. Po nastavení doby vyberte, co se má stát po jejím uplynutí, mezi možnostmi Odebrat pouze smazané zprávy nebo Odebrat všechny zprávy (včetně e-mailů, které uživatelé nesmazali v Doručené poště, Odeslaných a všech ostatních umístěních).
6. Vyberte, na koho se pravidlo vztahuje:
   • Všichni v organizaci
   • Konkrétní uživatelé nebo skupiny

7. Jakmile budete hotovi, vyberte Vytvořit pravidlo.

Pravidla můžete kdykoli vyhledat, upravit nebo smazat. Pokud se vztahuje více pravidel, Proton vždy použije to nejmírnější – tedy to, které uchovává data nejdéle.

Jak funguje uchovávání dat

Každé pravidlo má svůj rozsah, takže se může vztahovat na celou organizaci, na konkrétní skupinu (např. Právní nebo Finance) nebo na jednotlivé uživatele. Pokud někdo spadá pod více než jedno pravidlo, Proton vždy nastaví pravidlo, které uchovává jejich data po nejdelší dobu.

Jakmile je lhůta uchovávání zavedena, e-mail zůstane po celou tuto dobu zaručeně dostupný. I když se jej uživatel pokusí smazat dříve, zpráva je odstraněna ze zobrazení uživatele, ale zůstává dostupná správcům organizace.

Když se někdo připojí ke skupině, Proton použije pravidla uchovávání dané skupiny na všechny stávající e-maily patřící novému členovi. Když skupinu opustí, Proton z jeho účtu pravidla dané skupiny odebere a nastaví pravidla, která mají nejvyšší prioritu.

Indikátory vypršení platnosti zprávy

Pokud se na zprávu vztahuje pravidlo uchovávání, uživatelé po kliknutí na šipku ⌄ uvidí v hlavičce zprávy „Tato zpráva vyprší [datum/čas]“. Toto nahrazuje obvyklou ikonu ⌛ (přesýpací hodiny) a zobrazuje datum vypršení platnosti založené na pravidlech uchovávání namísto data nastaveného uživatelem.

Složka Smazané

Když existuje alespoň jedno pravidlo uchovávání, Proton Mail zobrazí speciální složku Smazané. Pouze správci organizace mohou zobrazit uchované zprávy při přístupu k členským účtům. Členové nemohou vidět svou vlastní složku Smazané ani provádět akce s e-maily odeslanými do této složky, jako je odpovídání, přeposílání, přidávání hvězdiček nebo označování.

Časy vypršení platnosti nastavené uživatelem

Členové organizace mohou stále nastavit vypršení platnosti zpráv, ale pravidla uchovávání je mohou přepsat. Pokud má například tým pravidlo uchovávat navždy a někdo nastaví e-mail tak, aby se smazal za 30 dní, zpráva po uplynutí této doby z pohledu uživatele zmizí, ale zůstane zachována ve složce Smazané, kde k ní má správce přístup.

Často kladené otázky