组织的数据保留

Proton Mail 中的数据保留规则让组织管理员可以控制电子邮件的保留时长以及自动删除的时间。管理员创建规则后，Proton 会在后台自动应用该规则，因此您无需手动检查收件箱，也无需提醒员工清理邮件。

此功能在 Proton Workspace 高级版套餐中可用。

数据保留规则能实现哪些功能

团队可以：

• 按需保留数据，无论是永久保留，还是在符合内部政策的特定时间段内保留。
• 自动清理旧数据或已过期数据，无需依赖手动流程或提醒。
• 确保已删除的邮件按照组织政策得到一致处理。
• 为不同的用户或群组设置不同的保留期限，让每个团队都能获得符合其工作需求的规则。
• 轻松处理群组会员资格变更（例如入职、离职或团队调动），并在每次变更时自动应用正确的规则。
• 通过在整个组织中实施数据处理规则来满足合规要求。

如何在 Proton Mail 中使用数据保留

1. 在 Proton Mail 中，前往设置 → 所有设置。
2. 在组织下方，选择数据保留。
3. 选择创建保留规则。

4. 输入规则标题。可以使用描述性标题，例如“永久保留法务团队的电子邮件”。
5. 将保存期限设置为：
   • 永久保留邮件，或
   • 在特定时长内保留邮件。设置时长后，选择期限结束时的处理方式：仅清除已删除的邮件或清空所有邮件（包括用户未在收件箱、已发送以及所有其他位置删除的电子邮件）。
6. 选择规则应用的对象：
   • 组织中的所有人
   • 特定用户或群组

7. 完成后，选择创建规则。

您可以随时搜索、编辑或删除规则。如果多条规则同时适用，Proton 始终采用最宽松的规则，即保留数据时间更长的规则。

数据保留如何运作

每条规则都有一个适用范围，可以应用于整个组织、特定群组（例如法务部或财务部）或单个用户。如果某位用户同时受多条规则约束，Proton 始终会采用为其保留数据时间最长的规则。

保存期限一经设置，电子邮件即可保证在整个期限内保持可用。即使用户试图提前删除，该邮件也只会从用户的视图中移除，组织管理员仍可访问。

当有用户加入群组时，Proton 会将该群组的保留规则应用于属于新成员的所有现有电子邮件。当用户离开时，Proton 会从其账户中移除该群组的规则，并设置剩余规则中优先级最高的那一条。

消息过期标识

如果某封邮件受保留规则影响，用户点击 ⌄ 箭头后，将在邮件标题中看到“此邮件将于 [日期/时间] 过期”。这将取代通常的 ⌛（沙漏图标），并显示基于保留规则的过期日期，而不是用户设置的过期日期。

已删除文件夹

当至少存在一条保留规则时，Proton Mail 会显示一个特殊的已删除文件夹。只有组织管理员在访问成员账户时才能查看保留的邮件。成员无法看到自己的已删除文件夹，也无法对移入此文件夹的电子邮件执行回复、转发、加星标或加标签等操作。

用户设置的过期时间

组织成员仍可为邮件设置过期时间，但保留规则可能会覆盖这些设置。例如，如果某个团队有永久保留规则，而有人将某封电子邮件设置为 30 天后删除，则该期限过后，邮件将从用户视图中消失，但仍会保留在其已删除文件夹中，供管理员访问。

常见问题