Conservación de datos para organizaciones

Las reglas de conservación de datos en Proton Mail permiten a los administradores de la organización controlar cuánto tiempo se conservan los correos electrónicos y cuándo eliminarlos automáticamente. Una vez que un administrador crea una regla, Proton la aplica automáticamente en segundo plano, por lo que no es necesario revisar manualmente los buzones ni recordar a los empleados que limpien sus mensajes.

Esta función está disponible en los planes de Proton Workspace Premium.

Qué puede hacer con las reglas de conservación de datos

Los equipos pueden:

• Conservar los datos tanto tiempo como los necesiten, ya sea para siempre o durante un período específico que se ajuste a las Políticas internas.
• Limpiar automáticamente los datos antiguos o expirados sin depender de flujos de trabajo manuales o recordatorios.
• Asegurarse de que los Mensajes eliminados se traten de manera coherente y de acuerdo con las Políticas de la Organización.
• Establecer diferentes cronogramas de conservación para diferentes Usuarios o Grupos, para que cada equipo obtenga las reglas que se ajustan a su trabajo.
• Gestionar fácilmente los cambios en los Miembros del grupo (como el proceso de incorporación, la desvinculación o los cambios de equipo) y aplicar automáticamente la regla correcta cada Vez.
• Apoyar los requisitos de cumplimiento mediante la aplicación de reglas de manejo de datos en toda su Organización.

Cómo usar la Conservación de datos en Proton Mail

1. En Proton Mail, vaya a Ajustes → Todos los ajustes.
2. En Organización, seleccionar Conservación de datos.
3. Elegir Crear una regla de conservación.

4. Ingresar un Título de la regla. Puede hacerlo descriptivo, como “Conservar correos del equipo legal para siempre”.
5. Establecer el Período de conservación en:
   • Conservar mensajes para siempre, o
   • Conservar mensajes durante un período específico. Después de establecer la duración, elegir qué debería suceder cuando termine entre Purgar solo mensajes eliminados o Purgar todos los mensajes (incluidos los correos que los usuarios no eliminaron en la Bandeja de entrada, Enviados y todas las demás ubicaciones).
6. Elija a quién se aplica la regla:
   • Todos en la organización
   • Usuarios o grupos específicos

7. Cuando haya terminado, seleccione Crear regla.

Puede buscar, editar o eliminar reglas en cualquier momento. Si se aplican varias reglas, Proton siempre utiliza la más permisiva: la que conserva los datos durante más tiempo.

Cómo funciona la conservación de datos

Cada regla tiene un alcance, por lo que puede aplicarse a toda la organización, a un grupo específico (como Legal o Finanzas) o a usuarios individuales. Si alguien está sujeto a más de una regla, Proton siempre establece la regla que conserva sus datos durante el período más largo.

Una vez establecido un período de conservación, se garantiza que el correo electrónico seguirá estando disponible durante toda esa duración. Incluso si el usuario intenta eliminarlo antes, el mensaje se elimina de la vista del usuario, pero sigue estando disponible para los administradores de la organización.

Cuando alguien se une a un grupo, Proton aplica las reglas de conservación de ese grupo a todos los correos electrónicos existentes que pertenecen al nuevo miembro. Cuando abandonan el grupo, Proton elimina las reglas de ese grupo de su cuenta y establece la regla restante con la mayor prioridad.

Indicadores de expiración de mensaje

Si un mensaje se ve afectado por una regla de conservación, los usuarios verán “Este mensaje expirará el [date/time]” en el encabezado del mensaje después de hacer clic en la flecha ⌄. Esto reemplaza el icono habitual ⌛ (reloj de arena) y muestra la fecha de expiración basada en la conservación en lugar de la establecida por el usuario.

La carpeta Eliminados

Cuando existe al menos una regla de conservación, Proton Mail muestra una carpeta especial de Eliminados. Solo los administradores de la organización pueden ver los mensajes conservados al acceder a las cuentas de los miembros. Los miembros no pueden ver su propia carpeta de Eliminados ni realizar acciones sobre los correos enviados a esta carpeta, como responder, reenviar, destacar o etiquetar.

Tiempos de expiración establecidos por el usuario

Los miembros de la Organización aún pueden establecer tiempos de expiración en los mensajes, pero las reglas de conservación pueden anularlos. Por ejemplo, si un equipo tiene una regla de conservar para siempre y alguien establece un correo electrónico para eliminar en 30 días, el mensaje desaparece de la vista del usuario después de ese tiempo, pero permanece preservado en su carpeta de Eliminados para que el Administrador pueda acceder.

Preguntas frecuentes