Organisaatioiden tietojen säilytys

Proton Mailin säilytyssäännöt mahdollistavat sen, että organisaation ylläpitäjät voivat hallita sähköpostien säilytysaikaa ja niiden automaattista poistoa. Kun ylläpitäjä luo säännön, Proton käyttää sitä automaattisesti taustalla, joten teidän ei tarvitse tarkistaa postilaatikoita manuaalisesti tai muistuttaa työntekijöitä viestien siivoamisesta.

Tämä ominaisuus on saatavilla Proton Workspace Premium -tilauksissa.

Mitä voit tehdä säilytyssääntöjen avulla

Tiimit voivat:

• Säilyttää tietoja niin kauan kuin he tarvitsevat niitä, oli se sitten ikuisesti tai tietyn ajanjakson ajan, joka vastaa sisäisiä Käytännöt.
• Automaattisesti siivota erääntynyt tai vanhentuneet tiedot ilman manuaalisia työnkulkuja tai muistutuksia.
• Varmistaa, että poistetut Viestit käsitellään johdonmukaisesti ja Organisaatio Käytännöt mukaisesti.
• Aseta eri säilytysaikataulut eri Käyttäjät tai Ryhmät, jotta jokainen tiimi saa työhönsä sopivat säännöt.
• Hallita helposti muutoksia ryhmän jäsenyydessä (kuten perehdytys, työsuhteen päättyminen tai tiimisiirrot) ja Käytä automaattisesti oikeaa sääntöä joka kerta.
• Tukea vaatimustenmukaisuutta noudattamalla tiedonkäsittelysääntöjä koko Organisaatio.

Tietojen säilytyksen käyttäminen Proton Mailissa

1. Mene Proton Mailissa kohtaan Asetukset → Kaikki asetukset.
2. Valitse kohdasta Organisaatio kohta Säilytys.
3. Valitse Luo säilytyssääntö.

4. Syötä Säännön nimike. Voit tehdä siitä kuvaavan, kuten ”Säilytä oikeudellisen tiimin sähköpostit ikuisesti”.
5. Aseta Säilytysaika muotoon:
   • Säilytä viestit ikuisesti, tai
   • Säilytä viestit määritetyn ajan. Kun olet asettanut ajan, valitse mitä tapahtuu sen päättyessä: Tyhjennä vain poistetut viestit tai Poista kaikki viestit (mukaan lukien sähköpostit, joita käyttäjät eivät poistaneet Saapuneet-kansiosta, Lähetetyt-kansiosta tai muista sijainneista).
6. Valitse, keihin sääntöä sovelletaan:
   • Kaikki organisaatiossa
   • Tietyt käyttäjät tai ryhmät

7. Kun olet valmis, valitse Luo sääntö.

Voit etsiä, muokata tai poistaa sääntöjä milloin tahansa. Jos useita sääntöjä soveltuu, Proton käyttää aina lievintä sääntöä – sitä, joka säilyttää tiedot pidempään.

Miten tietojen säilytys toimii

Jokaisella säännöllä on laajuus, joten se voi koskea koko organisaatiota, tiettyä ryhmää (kuten laki- tai talousosastoa) tai yksittäisiä käyttäjiä. Jos joku kuuluu useamman kuin yhden säännön piiriin, Proton asettaa aina säännön, joka säilyttää tiedot pisimpään.

Kun säilytysaika on asetettu, sähköposti pysyy varmasti saatavilla koko kyseisen ajan. Vaikka käyttäjä yrittäisi poistaa sen aiemmin, viesti poistetaan käyttäjän näkymästä, mutta se pysyy organisaation ylläpitäjien saatavilla.

Kun joku liittyy ryhmään, Proton soveltaa ryhmän säilytyssääntöjä kaikkiin uuden jäsenen olemassa oleviin sähköposteihin. Kun hän poistuu, Proton poistaa ryhmän säännöt hänen tililtään ja asettaa voimaan sen jäljellä olevista säännöistä, jolla on korkein prioriteetti.

Viestien erääntymisen ilmaisimet

Jos säilytyssääntö koskee viestiä, käyttäjät näkevät viestin otsakkeessa tekstin “Tämä viesti erääntyy [päiväys/aika]” napsautettuaan ⌄-nuolta. Tämä korvaa tavallisen ⌛ (tiimalasikuvakkeen) ja näyttää säilytykseen perustuvan erääntymispäivän käyttäjän asettaman päivämäärän sijaan.

Poistetut-kansio

Kun vähintään yksi säilytyssääntö on olemassa, Proton Mail näyttää erikoiskansion “Poistetut”. Vain organisaation ylläpitäjät voivat tarkastella säilytettyjä viestejä käyttäessään jäsenten tilejä. Jäsenet eivät voi nähdä omaa Poistetut-kansiotaan tai suorittaa toimintoja kyseiseen kansioon lähetetyille sähköposteille, kuten vastata, välittää, merkitä tähdellä tai lisätä tunnisteita.

Käyttäjän asettamat erääntymisajat

Organisaation jäsenet voivat edelleen asettaa viesteille erääntymisaikoja, mutta säilytyssäännöt voivat ohittaa ne. Jos tiimillä on esimerkiksi säilytyssääntö “säilytä ikuisesti” ja joku asettaa sähköpostin poistumaan 30 päivän kuluttua, viesti katoaa käyttäjän Näytä-näkymästä kyseisen ajan kuluttua, mutta se pysyy säilytettynä Poista-kansiossa ylläpitäjän käytettävissä.

Usein kysytyt kysymykset