การเก็บรักษาข้อมูลสำหรับองค์กร

กฎการเก็บรักษาข้อมูลใน Proton Mail ช่วยให้ผู้ดูแลระบบองค์กรสามารถควบคุมระยะเวลาในการเก็บรักษาอีเมลและกำหนดเวลาในการลบอีเมลโดยอัตโนมัติ เมื่อผู้ดูแลระบบสร้างกฎ Proton จะนำกฎนั้นไปใช้เบื้องหลังโดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องตรวจสอบกล่องขาเข้าด้วยตนเองหรือคอยแจ้งเตือนพนักงานให้ล้างข้อความ

คุณสมบัตินี้มีให้ใช้งานในแผน Proton Workspace Premium

สิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยกฎการเก็บรักษาข้อมูล

ทีมสามารถ:

• เก็บรักษาข้อมูลไว้นานเท่าที่ต้องการ ไม่ว่าจะตลอดไปหรือเป็นระยะเวลาที่เฉพาะเจาะจงให้สอดคล้องกับนโยบายภายใน
• ล้างข้อมูลเก่าหรือข้อมูลที่หมดอายุแล้วโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องอาศัยขั้นตอนการทำงานแบบแมนนวลหรือการแจ้งเตือน
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความที่ถูกลบได้รับการจัดการอย่างสม่ำเสมอและเป็นไปตามนโยบายขององค์กร
• ตั้งค่าระยะเวลาการเก็บรักษาที่แตกต่างกันสำหรับผู้ใช้งานหรือกลุ่มที่แตกต่างกัน เพื่อให้แต่ละทีมได้รับกฎที่เหมาะสมกับการทำงานของพวกเขา
• จัดการการเปลี่ยนแปลงในการเป็นสมาชิกกลุ่ม (เช่น การรับพนักงานใหม่ การออกจากงาน หรือการย้ายทีม) ได้อย่างง่ายดาย และนำไปใช้กฎที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติทุกครั้ง
• สนับสนุนข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบโดยการบังคับใช้กฎการจัดการข้อมูลทั่วทั้งองค์กรของคุณ

วิธีใช้การเก็บรักษาข้อมูลใน Proton Mail

1. ใน Proton Mail ให้ไปที่ การตั้งค่า → การตั้งค่าทั้งหมด
2. ภายใต้ องค์กร ให้เลือก การเก็บรักษาข้อมูล
3. เลือก สร้างกฎการเก็บรักษา

4. ป้อน ชื่อกฎ คุณสามารถตั้งชื่อให้สื่อความหมายได้ เช่น “เก็บรักษาอีเมลทีมกฎหมายไว้ตลอดไป”
5. ตั้งค่า ระยะเวลาการเก็บรักษา เป็น:
   • เก็บข้อความไว้ตลอดไป หรือ
   • เก็บข้อความไว้ตามระยะเวลาที่กำหนด หลังจากตั้งค่าระยะเวลาแล้ว ให้เลือกว่าจะให้เกิดอะไรขึ้นเมื่อสิ้นสุดระยะเวลา โดยเลือกระหว่าง ล้างเฉพาะข้อความที่ถูกลบ หรือ ล้างข้อความทั้งหมด (รวมถึงอีเมลที่ผู้ใช้ไม่ได้ลบในกล่องขาเข้า, ส่งแล้ว และตำแหน่งอื่นๆ ทั้งหมด)
6. เลือกผู้ที่กฎนี้จะมีผลบังคับใช้:
   • ทุกคนในองค์กร
   • ผู้ใช้หรือกลุ่มเฉพาะ

7. เมื่อเสร็จสมบูรณ์ ให้เลือก สร้างกฎ

คุณสามารถค้นหา แก้ไข หรือลบกฎได้ตลอดเวลา หากมีกฎหลายข้อที่นำไปใช้ Proton จะใช้กฎที่ผ่อนปรนที่สุดเสมอ ซึ่งก็คือกฎที่เก็บข้อมูลไว้นานที่สุด

การเก็บรักษาข้อมูลทำงานอย่างไร

กฎแต่ละข้อมีขอบเขต ดังนั้นจึงอาจนำไปใช้กับทั้งองค์กร กลุ่มเฉพาะ (เช่น กฎหมายหรือการเงิน) หรือผู้ใช้แต่ละราย หากมีคนอยู่ภายใต้กฎมากกว่าหนึ่งข้อ Proton จะตั้งค่ากฎที่เก็บข้อมูลของพวกเขาไว้เป็นระยะเวลานานที่สุดเสมอ

เมื่อมีการกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาไว้ อีเมลจะได้รับการรับประกันว่าจะยังคงใช้งานได้ตลอดระยะเวลานั้น แม้ว่าผู้ใช้จะพยายามลบออกก่อนกำหนด ข้อความนั้นจะถูกนำออกจากมุมมองของผู้ใช้แต่ยังคงพร้อมให้ผู้ดูแลระบบขององค์กรเข้าถึงได้

เมื่อมีคนเข้าร่วมกลุ่ม Proton จะนำกฎการเก็บรักษาของกลุ่มนั้นไปใช้กับอีเมลทั้งหมดที่มีอยู่ของสมาชิกใหม่ เมื่อพวกเขาออกจากกลุ่ม Proton จะลบกฎของกลุ่มนั้นออกจากบัญชีของพวกเขาและตั้งค่ากฎที่เหลือที่มีความสำคัญสูงสุดแทน

ตัวบ่งชี้การหมดอายุของข้อความ

หากข้อความได้รับผลกระทบจากกฎการเก็บรักษา ผู้ใช้จะเห็นข้อความ “ข้อความนี้จะหมดอายุใน [date/time]” ในส่วนหัวของข้อความหลังจากคลิกที่ลูกศร ⌄ ซึ่งจะมาแทนที่ ⌛ (ไอคอนนาฬิกาทราย) ตามปกติ และแสดงวันที่หมดอายุตามการเก็บรักษาแทนวันที่ผู้ใช้ตั้งค่าไว้

โฟลเดอร์ลบแล้ว

เมื่อมีกฎการเก็บรักษาอย่างน้อยหนึ่งข้อ Proton Mail จะแสดงโฟลเดอร์ลบแล้วพิเศษขึ้นมา เฉพาะผู้ดูแลระบบขององค์กรเท่านั้นที่สามารถดูข้อความที่ถูกเก็บรักษาไว้ได้เมื่อเข้าถึงบัญชีของสมาชิก สมาชิกไม่สามารถดูโฟลเดอร์ลบแล้วของตนเองหรือดำเนินการใดๆ กับอีเมลที่ส่งไปยังโฟลเดอร์นี้ได้ เช่น การตอบกลับ การส่งต่อ การติดดาว หรือการติดป้ายกำกับ

เวลาหมดอายุที่ผู้ใช้ตั้งค่าไว้

สมาชิกขององค์กรยังคงสามารถ ตั้งค่าการหมดอายุของข้อความ ได้ แต่กฎการเก็บรักษาอาจเขียนทับการตั้งค่าเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น หากทีมมีกฎการเก็บรักษาไว้ตลอดไปและมีผู้ใช้งานตั้งค่าให้อีเมลลบตัวเองใน 30 วัน ข้อความนั้นจะหายไปจากมุมมองของผู้ใช้งานหลังจากครบกำหนดเวลา แต่ข้อความจะยังคงถูกเก็บรักษาไว้ในโฟลเดอร์ลบของผู้ใช้งานเพื่อให้ผู้ดูแลระบบสามารถเข้าถึงได้

คำถามที่พบบ่อย