Aufbewahrung von Daten für Organisationen

Mit den Regeln zur Aufbewahrung von Daten in Proton Mail können Organisations-Admins steuern, wie lange E-Mails aufbewahrt und wann sie automatisch gelöscht werden. Sobald ein Admin eine Regel erstellt, wendet Proton diese automatisch im Hintergrund an, sodass du Posteingänge nicht manuell überprüfen oder Mitarbeitende daran erinnern musst, ihre Nachrichten aufzuräumen.

Diese Funktion ist in Proton Workspace Premium-Abonnements verfügbar.

Was du mit Regeln zur Aufbewahrung von Daten tun kannst

Teams können:

• Daten so lange aufbewahren, wie sie benötigt werden – sei es dauerhaft oder für einen bestimmten Zeitraum, der den internen Richtlinien entspricht.
• Alte oder abgelaufene Daten automatisch bereinigen, ohne sich auf manuelle Arbeitsabläufe oder Erinnerungen verlassen zu müssen.
• Sicherstellen, dass gelöschte Nachrichten konsistent und gemäß den Richtlinien der Organisation behandelt werden.
• Verschiedene Aufbewahrungsfristen für verschiedene Benutzer oder Gruppen festlegen, sodass jedes Team die Regeln erhält, die zu seiner Arbeit passen.
• Änderungen der Gruppenmitgliedschaft (wie Onboarding, Offboarding oder Teamwechsel) einfach handhaben und jedes Mal automatisch die richtige Regel anwenden.
• Compliance-Anforderungen unterstützen, indem Regeln zur Datenbehandlung in deiner gesamten Organisation durchgesetzt werden.

So nutzt du die Aufbewahrung von Daten in Proton Mail

1. Gehe in Proton Mail zu Einstellungen → Alle Einstellungen.
2. Wähle unter Organisation die Option Aufbewahrung von Daten aus.
3. Wähle Aufbewahrungsregel erstellen.

4. Gib einen Regeltitel ein. Du kannst ihn beschreibend gestalten, wie z. B. „E-Mails des Legal-Teams dauerhaft aufbewahren“.
5. Lege die Aufbewahrungsfrist fest auf:
   • Nachrichten dauerhaft aufbewahren oder
   • Nachrichten für eine bestimmte Dauer aufbewahren. Wähle nach dem Festlegen der Dauer aus, was nach deren Ablauf geschehen soll: Nur gelöschte Nachrichten bereinigen oder Alle Nachrichten bereinigen (einschließlich E-Mails, die Benutzer nicht im Posteingang, unter Gesendet oder an anderen Orten gelöscht haben).
6. Wähle aus, für wen die Regel gilt:
   • Alle in der Organisation
   • Spezifische Benutzer oder Gruppen

7. Wähle Regel erstellen, wenn du fertig bist.

Du kannst Regeln jederzeit suchen, bearbeiten oder löschen. Wenn mehrere Regeln gelten, wendet Proton immer die am wenigsten restriktive Regel an – also diejenige, die Daten am längsten aufbewahrt.

So funktioniert die Aufbewahrung von Daten

Jede Regel hat einen Geltungsbereich, sodass sie für die gesamte Organisation, eine bestimmte Gruppe (wie Legal oder Finanzen) oder einzelne Benutzer gelten kann. Wenn jemand unter mehr als eine Regel fällt, wendet Proton immer die Regel an, die die Daten für den längsten Zeitraum aufbewahrt.

Sobald eine Aufbewahrungsfrist festgelegt ist, bleibt die E-Mail garantiert für die gesamte Dauer verfügbar. Selbst wenn der Benutzer versucht, sie früher zu löschen, wird die Nachricht aus der Ansicht des Benutzers entfernt, bleibt jedoch für die Organisations-Admins verfügbar.

Wenn jemand einer Gruppe beitritt, wendet Proton die Aufbewahrungsregeln dieser Gruppe auf alle vorhandenen E-Mails des neuen Mitglieds an. Wenn das Mitglied die Gruppe verlässt, entfernt Proton die Regeln dieser Gruppe aus dessen Konto und wendet die verbleibende Regel mit der höchsten Priorität an.

Indikatoren für den Ablauf von Nachrichten

Wenn eine Nachricht von einer Aufbewahrungsregel betroffen ist, sehen Benutzer nach dem Klicken auf den ⌄-Pfeil in der Kopfzeile der Nachricht den Hinweis „Diese Nachricht läuft am [Datum/Uhrzeit] ab“. Dies ersetzt das übliche ⌛ (Sanduhr-Symbol) und zeigt das auf der Aufbewahrung basierende Ablaufdatum anstelle des vom Benutzer festgelegten Datums an.

Der Ordner „Gelöscht“

Wenn mindestens eine Aufbewahrungsregel existiert, zeigt Proton Mail einen speziellen Ordner „Gelöscht“ an. Nur Organisations-Admins können die aufbewahrten Nachrichten sehen, wenn sie auf die Konten der Mitglieder zugreifen. Mitglieder können ihren eigenen Ordner „Gelöscht“ nicht sehen oder Aktionen für E-Mails ausführen, die an diesen Ordner gesendet wurden, wie z. B. Antworten, Weiterleiten, Markieren oder Labeln.

Vom Benutzer festgelegte Ablaufzeiten

Organisationsmitglieder können weiterhin Ablaufzeiten für Nachrichten festlegen, diese können jedoch durch Aufbewahrungsregeln überschrieben werden. Wenn ein Team beispielsweise eine Regel zur dauerhaften Aufbewahrung hat und jemand eine E-Mail so einstellt, dass sie in 30 Tagen gelöscht wird, verschwindet die Nachricht nach dieser Zeit aus der Ansicht des Benutzers, bleibt jedoch in dessen Ordner „Gelöscht“ erhalten, damit der Admin darauf zugreifen kann.

Häufig gestellte Fragen