Dataoppbevaring for organisasjoner

Regler for dataoppbevaring i Proton Mail lar administratorer i organisasjonen kontrollere hvor lenge e-poster skal oppbevares og når de skal slettes automatisk. Når en administrator oppretter en regel, bruker Proton den automatisk i bakgrunnen, så du trenger ikke å manuelt sjekke innbokser eller minne ansatte på å rydde opp i meldingene sine.

Denne funksjonen er tilgjengelig i Proton Workspace Premium-abonnementer.

Hva du kan gjøre med regler for dataoppbevaring

Teamene kan:

• Beholde data så lenge de trenger det, enten det er for alltid eller for en bestemt periode som samsvarer med interne Retningslinjer.
• Automatisk rydde opp i utløpt eller gammel data uten å være avhengig av manuelle arbeidsflyter eller påminnelser.
• Sikre at slettede Meldinger behandles konsekvent og i samsvar med organisasjonens Retningslinjer.
• Angi ulike tidslinjer for oppbevaring for ulike Brukere eller Grupper, slik at hvert team får reglene som passer deres arbeid.
• Enkelt håndtere endringer i Gruppemedlemskap (som onboarding, offboarding eller team-bytter) og automatisk Anvend riktig regel hver gang.
• Støtte samsvarskrav ved å håndheve regler for databehandling i hele din Organisasjon.

Hvordan bruke Dataoppbevaring i Proton Mail

1. I Proton Mail, gå til Innstillinger → Alle innstillinger.
2. Under Organisasjon, velg Dataoppbevaring.
3. Velg Opprett oppbevaringsregel.

4. Angi en Regeltittel. Du kan gjøre den beskrivende, for eksempel “Behold e-poster fra juridisk avdeling for alltid”.
5. Angi Oppbevaringsperiode til:
   • Behold meldinger for alltid, eller
   • Behold meldinger i en bestemt periode. Etter at du har angitt varigheten, velger du hva som skal skje når den utløper, mellom Fjern kun slettede meldinger eller Slett alle meldinger (inkludert e-poster som brukere ikke slettet i Innboks, Sendt og alle andre plasseringer).
6. Velg hvem regelen gjelder for:
   • Alle i organisasjonen
   • Spesifikke brukere eller grupper

7. Når du er ferdig, velg Opprett regel.

Du kan når som helst søke etter, redigere eller slette regler. Hvis flere regler gjelder, bruker Proton alltid den mest liberale regelen — den som beholder data lengst.

Hvordan dataoppbevaring fungerer

Hver regel har et virkeområde, så den kan gjelde for hele organisasjonen, for en spesifikk gruppe (som Juridisk eller Finans), eller for individuelle brukere. Hvis noen faller inn under mer enn én regel, angir Proton alltid regelen som beholder dataene deres i den lengste perioden.

Når en oppbevaringsperiode er på plass, er e-posten garantert å forbli tilgjengelig i hele den varigheten. Selv om brukeren prøver å slette den før, fjernes meldingen fra brukerens visning, men forblir tilgjengelig for organisasjonens administratorer.

Når noen blir med i en gruppe, bruker Proton gruppens oppbevaringsregler på alle eksisterende e-poster som tilhører det nye medlemmet. Når de forlater gruppen, fjerner Proton gruppens regler fra kontoen deres og angir hvilken som helst gjenværende regel med høyest prioritet.

Indikatorer for utløp av meldinger

Hvis en melding påvirkes av en oppbevaringsregel, vil brukere se «Denne meldingen utløper den [date/time]» i meldingstoppteksten etter å ha klikket på ⌄-pilen. Dette erstatter det vanlige ⌛ (timeglassikonet) og viser den oppbevaringsbaserte utløpsdatoen i stedet for den som er angitt av brukeren.

Slettede elementer-mappen

Når minst én oppbevaringsregel eksisterer, viser Proton Mail en spesiell Slettede elementer-mappe. Kun organisasjonsadministratorer kan se de oppbevarte meldingene når de får tilgang til medlemskontoer. Medlemmer kan ikke se sin egen Slettede elementer-mappe eller utføre handlinger på e-poster sendt til denne mappen, som for eksempel å svare, videresende, stjernemerke eller legge til merkelapper.

Brukerangitte utløpstider

Organisasjonsmedlemmer kan fortsatt angi utløpsdato på meldinger, men regler for oppbevaring kan overstyre dem. For eksempel, hvis et team har en regel om å oppbevare for alltid og noen angir en e-post til å bli slettet om 30 dager, forsvinner meldingen fra brukerens visning etter den tiden, men den forblir lagret i deres Slettet-mappe for at administrator skal ha tilgang.

Ofte stilte spørsmål