組織的資料保留

Proton Mail 中的資料保留規則可讓組織管理員控制電子郵件的保留時間，以及自動刪除郵件的時間。一旦管理員建立了規則，Proton 就會在背景自動套用該規則，因此您無需手動檢查收件匣或提醒員工清理其訊息。

此功能適用於 Proton Workspace Premium 方案。

資料保留規則的用途

團隊可以：

• 根據需要保留資料，無論是永久保留，還是符合內部政策的特定期限。
• 自動清理舊資料或已過期資料，無需依賴手動工作流程或提醒。
• 確保已刪除的訊息得到一致處理，並符合組織的政策。
• 為不同的使用者或群組設定不同的保留時間表，讓每個團隊都能獲得適合其工作的規則。
• 輕鬆處理群組成員資格的變更（例如新員工入職、員工離職或團隊調動），並在每次都自動套用正確的規則。
• 透過在整個組織中強制執行資料處理規則，來支援合規性要求。

如何在 Proton Mail 中使用資料保留

1. 在 Proton Mail 中，前往 設定 → 所有設定。
2. 在 組織 下，選取 資料保留。
3. 選擇 建立保留規則。

4. 輸入 規則標題。您可以建立具描述性的標題，例如「永久保留法務團隊的電子郵件」。
5. 將 保留期間 設定為：
   • 永久保留訊息，或
   • 保留訊息特定時間。設定時間後，選擇在時間結束時應發生的操作：僅清除已刪除的訊息或清除所有訊息（包括使用者在收件匣、寄件備份及所有其他位置中未刪除的電子郵件）。
6. 選擇規則適用的對象：
   • 組織中的每個人
   • 特定的使用者或群組

7. 完成後，選取 建立規則。

您隨時可以搜尋、編輯或刪除規則。如果套用了多個規則，Proton 始終會使用最寬鬆的規則 — 即保留資料時間最長的規則。

資料保留的運作方式

每個規則都有其範圍，因此可能套用至整個組織、特定的群組（例如法務或財務），或個別的使用者。如果某人適用多個規則，Proton 始終會設定為其保留資料時間最長的規則。

一旦設定了保留期間，即保證該電子郵件在整個期間內均可存取。即使使用者嘗試提早刪除，該訊息也會從使用者的檢視中移除，但組織管理員仍然可以存取。

當某人加入群組時，Proton 會將該群組的保留規則套用至該新成員的所有現有電子郵件。當他們離開時，Proton 會從其帳號中移除該群組的規則，並設定其餘規則中優先級最高的規則。

訊息過期指示器

如果訊息受到保留規則影響，使用者在點擊 ⌄ 箭頭後，將在訊息標頭中看到「此訊息將於 [日期/時間] 過期」。這會取代一般的 ⌛（沙漏圖示），並顯示基於保留規則的過期日期，而非由使用者設定的過期日期。

「已刪除」資料夾

當至少存在一個保留規則時，Proton Mail 會顯示一個特別的「已刪除」資料夾。只有組織管理員在存取成員帳號時，才能查看保留的訊息。成員無法看到自己的「已刪除」資料夾，也無法對傳送到此資料夾的電子郵件採取任何動作，例如回覆、轉寄、加上星號或加上標籤。

使用者設定的過期時間

組織成員仍可 設定訊息的過期時間，但保留規則可能會將其覆寫。例如，如果團隊有永久保留規則，而有人設定電子郵件在 30 天後刪除，則該訊息會在該時間後從使用者的檢視中消失，但仍會保留在他們的「已刪除」資料夾中，供管理員存取。

常見問題