조직용 데이터 보존

Proton Mail의 데이터 보존 규칙을 사용하면 조직 관리자가 이메일 보존 기간과 자동 삭제 시점을 제어할 수 있습니다. 관리자가 규칙을 생성하면 Proton이 백그라운드에서 자동으로 적용하므로, 관리자가 수동으로 받은 편지함을 확인하거나 직원에게 메시지 정리를 요청할 필요가 없습니다.

이 기능은 Proton Workspace Premium 요금제에서 사용할 수 있습니다.

데이터 보존 규칙으로 할 수 있는 작업

팀은 다음을 수행할 수 있습니다:

• 영구적으로 보관하거나 내부 정책에 맞는 특정 기간 동안 데이터를 필요한 만큼 보관할 수 있습니다.
• 수동 워크플로어나 알림에 의존하지 않고도 만료된 데이터를 자동으로 정리할 수 있습니다.
• 삭제된 메시지가 조직의 정책에 따라 일관되게 처리되도록 할 수 있습니다.
• 사용자나 그룹별로 서로 다른 보존 기간을 설정하여 각 팀의 업무에 맞는 규칙을 적용할 수 있습니다.
• 그룹 구성원 변경(온보딩, 오프보딩 또는 팀 이동 등)을 쉽게 처리하고 매번 올바른 규칙을 자동으로 적용할 수 있습니다.
• 조직 전체에 데이터 처리 규칙을 적용하여 규정 준수 요구 사항을 지원합니다.

Proton Mail에서 데이터 보존을 사용하는 방법

1. Proton Mail에서 설정 → 전체 설정으로 이동합니다.
2. 조직에서 데이터 보존을 선택합니다.
3. 데이터 보존 규칙 생성을 선택합니다.

4. 규칙 제목을 입력합니다. “법무팀 이메일 영구 보존”과 같이 설명적인 제목을 사용할 수 있습니다.
5. 보존 기간을 설정합니다:
   • 메시지 영구 보존을 선택하거나,
   • 지정된 기간 동안 메시지 보존을 선택합니다. 기간 설정 후, 기간이 종료되었을 때 수행할 작업으로 삭제된 메시지만 제거 또는 모든 메시지 제거(받은 메일함, 보낸 편지함 및 기타 모든 위치에서 사용자가 삭제하지 않은 이메일 포함) 중 하나를 선택합니다.
6. 규칙을 적용할 대상을 선택하세요:
   • 조직 내 모든 구성원
   • 특정 사용자 또는 그룹

7. 완료되면 규칙 생성을 선택하세요.

언제든지 규칙을 검색, 편집 또는 삭제할 수 있습니다. 여러 규칙이 적용되는 경우, Proton은 항상 가장 관대한 규칙, 즉 데이터를 더 오래 보관하는 규칙을 사용합니다.

데이터 보존 작동 원리

각 규칙에는 범위가 있으므로 전체 조직, 특정 그룹(예: 법무팀 또는 재무팀) 또는 개별 사용자에게 적용될 수 있습니다. 누군가 둘 이상의 규칙에 해당하는 경우, Proton은 항상 데이터를 가장 긴 기간 동안 보관하는 규칙을 설정합니다.

보존 기간이 설정되면 이메일은 해당 기간 내내 사용 가능한 상태로 유지됩니다. 사용자가 더 빨리 삭제하려고 시도하더라도 해당 메시지는 사용자 보기에서만 제거될 뿐 조직 관리자에게는 계속 제공됩니다.

누군가 그룹에 가입하면, Proton은 해당 그룹의 보존 규칙을 새로운 구성원이 보유한 모든 기존 이메일에 적용합니다. 해당 구성원이 그룹을 떠나면, Proton은 그 구성원의 계정에서 해당 그룹의 규칙을 삭제하고 남아 있는 규칙 중 우선순위가 가장 높은 규칙을 설정합니다.

메시지 유효기간 표시

메시지가 보존 규칙의 적용을 받는 경우, 사용자는 ⌄ 화살표를 클릭한 후 메시지 헤더에서 “이 메시지는 [날짜/시간]에 만료됩니다”라는 문구를 확인할 수 있습니다. 이는 일반적인 ⌛(모래시계 아이콘)을 대체하며 사용자가 설정한 날짜 대신 보존 기반의 만료 날짜를 표시합니다.

삭제된 편지함

최소 하나의 보존 규칙이 존재할 경우, Proton Mail은 특별한 ‘삭제된 편지함’을 표시합니다. 조직 관리자만이 구성원 계정에 접근하여 보존된 메시지를 볼 수 있습니다. 구성원은 자신의 ‘삭제된 편지함’을 보거나 이 편지함으로 전송된 이메일에 대해 답장, 전달, 별표 표시, 레이블 지정 등의 작업을 수행할 수 없습니다.

사용자가 설정한 만료 시간

조직 구성원은 여전히 메시지 유효기간을 설정할 수 있으나, 보존 규칙이 이를 우선할 수 있습니다. 예를 들어, 팀에 영구 보존 규칙이 있고 누군가 이메일을 30일 후에 삭제하도록 설정한 경우, 해당 메시지는 그 시간이 지나면 사용자의 보기에서 사라지지만, 관리자가 접근할 수 있도록 삭제 폴더에 보존됩니다.

자주 묻는 질문