Ehdollisen muotoilun käyttäminen Proton Sheetsissä

Ehdollinen muotoilu Proton Sheetsissä toimii aivan kuten Google Sheetsissä tai Microsoft Excelissä – voitte muuttaa solujen ulkoasua automaattisesti niiden arvojen perusteella säännönmukaisuuksien havaitsemiseksi nopeammin. Voitte esimerkiksi merkitä suuret arvot, erääntyneet päivämäärät tai kaksoiskappaleet.

Proton Sheetsin avulla saatte käyttöönne samat tutut työkalut, joihin olette tottuneet, sekä mielenrauhan siitä, että tietonne pysyvät yksityisinä, ilman tarvetta lisäkoulutukselle tuottavuuden säilyttämiseksi.

Tässä oppaassa kerrotaan, miten ehdollista muotoilua käytetään turvallisesti Proton Sheetsissä.

• Käytä ehdollista muotoilua
• Käytettävissä olevat sääntötyypit
• Yksivärinen ja väriasteikko
  • Yksivärinen esimerkki
  • Väriasteikkoesimerkki
• Mitä seuraavaksi?

Käytä ehdollista muotoilua

1. Valitkaa solualue.
2. Siirtykää kohtaan Muotoilu → Ehdollinen muotoilu.

3. Kohdassa Käytä alueeseen näette valitsemanne solun tai alueen, kuten =Sheet1!A1:A10. Voitte kirjoittaa toisen alueen manuaalisesti, kokonaisen sarakkeen – kuten =Sheet1!B:B – tai lisätä useampia alueita.
4. Valitkaa ehdon tyyppi kohdassa Muotoilusäännöt.
5. Kohdassa Muotoilutyyli voitte valita, miltä ehtoa vastaavat solut näyttävät. Voitte tehdä tekstistä lihavoidun, kursivoidun, alleviivatun tai yliviivatun ja muuttaa tekstin tai korostuksen väriä. Näette reaaliaikaisen esikatselun ennen valintanne soveltamista.
6. Napsauttakaa Tallenna soveltaaksenne sääntöänne.

Käytettävissä olevat sääntötyypit

Tässä on joitakin yleisiä sääntötyyppejä ja niiden toimintoja:

• Suurempi kuin ja Pienempi kuin korostavat tietyn arvon ylä- tai alapuolella olevia lukuja.
• Välillä korostaa tietyllä alueella olevia arvoja, kuten “50–100”.
• Yhtä suuri kuin ja Eri suuri kuin soveltavat muotoilua soluihin, jotka vastaavat tai eivät vastaa täsmällistä arvoa.
• Teksti sisältää korostaa solut, jotka sisältävät tiettyjä sanoja, kuten “Erääntynyt”.
• On tyhjä ja Ei ole tyhjä korostavat tyhjiä tai täytettyjä soluja.
• Mukautettu kaava mahdollistaa kaavojen käyttämisen monimutkaisempaan logiikkaan. Esimerkiksi, jos haluatte korostaa rivejä, joilla eräpäivä on ennen kuluvaa päivää, voitte käyttää kaavaa =$C2<TODAY().

Yksivärinen ja väriasteikko

Proton Sheetsin ehdollisessa muotoilussa on kaksi väritystilaa:

• Yksivärinen soveltaa yhtä sääntöä yhdellä muotoilutyylillä. Esimerkiksi, jos arvo on suurempi kuin 1000, solu muuttuu vihreäksi. Voitte luoda useita sääntöjä, mutta jokaisella niistä on kiinteä ehto ja tietty väri tai tyyli. Esimerkiksi solut muuttuvat vihreiksi, jos ne ovat yli 1000, tai punaisiksi, jos ne ovat alle 50.
• Väriasteikko lisää värisävyn solujen arvojen perusteella. Voitte asettaa vähimmäis-, keski- ja enimmäisarvot, ja kukin saa eri värin – niiden väliset arvot varjostetaan asteittain. Esimerkiksi kuukausittaisen myynnin seurannassa voitte asettaa vähimmäisarvoksi (Min) $1000 ja vaaleanpunaisen, keskikohdaksi (Mid) $5000 ja keltaisen sekä enimmäisarvoksi (Max) $10000 ja vihreän.

Yksivärinen väritys auttaa merkitsemään tiettyjä arvoja tai ehtoja, kun taas väriasteikko sopii parhaiten säännönmukaisuuksien, poikkeamien tai suuntausten havaitsemiseen useiden lukujen välillä.

Vinkki: Varmistakaa, etteivät sääntönne ole ristiriidassa keskenään – jos kaksi sääntöä koskee samaa ehtoa, vain ensimmäinen niistä näkyy.

Yksivärinen esimerkki

Tehtävien määräaikojen merkitsemiseksi (mukaan lukien erääntyneet, tänään erääntyvät ja tulevat):

1. Valitkaa Määräaika-solut, kuten C2:C100.
2. Valitkaa Yksivärinen ja asettakaa seuraavat asetukset erääntyneille tehtäville:
   • Asettakaa Muotoilusäännöt valinnaksi Päivämäärä on ennen.
   • Asettakaa Arvoksi TODAY().
   • Asettakaa Muotoilu-valinnaksi punainen täyttö.
   • Napsauttakaa Tallenna.
3. Napsauttakaa Lisää toinen sääntö ja valitkaa Yksivärinen.
4. Asettakaa tänään erääntyville tehtäville seuraavat asetukset:
   • Asettakaa Muotoilusäännöt valinnaksi Päivämäärä on täsmälleen.
   • Asettakaa Arvoksi TODAY().
   • Asettakaa Muotoilu-valinnaksi keltainen täyttö.
   • Napsauttakaa Tallenna.
5. Asettakaa tuleville tehtäville seuraavat asetukset:
   • Asettakaa Muotoilusäännöt valinnaksi Päivämäärä on jälkeen.
   • Asettakaa Arvoksi TODAY().
   • Asettakaa Muotoilu-valinnaksi vihreä täyttö.
   • Napsauttakaa Tallenna.

Väriasteikkoesimerkki

Parhaiten ja heikoiten suoriutuvien myyntiedustajien korostamiseksi:

1. Valitkaa myyntitietojen alue, kuten B2:B100.
2. Valitkaa Väriasteikko ja asettakaa arvot kullekin:
   • Minpoint: asettakaa alimmaksi odotetuksi arvoksenne esimerkiksi 0 ja valitkaa punainen.
   • Midpoint: asettakaa keskimmäiseksi arvoksi esimerkiksi 50000 ja valitkaa keltainen.
   • Maxpoint: asettakaa korkeaksi tavoitteeksi tai enimmäisarvoksi esimerkiksi 100000 ja valitkaa vihreä.
3. Napsauttakaa Tallenna.

Mitä seuraavaksi?

Jos olet uusi Proton Sheetsin käyttäjä, tutustu aloitusoppaaseemme oppiaksesi perusasiat.