Sử dụng định dạng có điều kiện trong Proton Sheets

Định dạng có điều kiện trong Proton Sheets hoạt động giống như trong Google Sheets hoặc Microsoft Excel — bạn có thể tự động thay đổi cách hiển thị của các ô dựa trên giá trị của chúng để phát hiện các mẫu nhanh hơn. Ví dụ, bạn có thể đánh dấu các giá trị cao, ngày quá hạn hoặc các mục trùng lặp.

Với Proton Sheets, bạn nhận được các công cụ quen thuộc như thường dùng, cùng với sự an tâm rằng dữ liệu của mình vẫn được riêng tư và không cần đào tạo thêm để duy trì hiệu suất.

Hướng dẫn này giải thích cách sử dụng định dạng có điều kiện một cách an toàn trong Proton Sheets.

• Áp dụng định dạng có điều kiện
• Các loại quy tắc khả dụng
• Một màu và thang màu
  • Ví dụ về một màu
  • Ví dụ về thang màu
• Tiếp theo là gì?

Áp dụng định dạng có điều kiện

1. Chọn phạm vi ô.
2. Chuyển đến Định dạng → Định dạng có điều kiện.

3. Tại Áp dụng cho phạm vi, bạn sẽ thấy ô hoặc phạm vi đã chọn, chẳng hạn như =Sheet1!A1:A10. Bạn có thể tự nhập một phạm vi khác, toàn bộ cột — như =Sheet1!B:B — hoặc bổ sung thêm phạm vi.
4. Tại Quy tắc định dạng, hãy chọn loại điều kiện.
5. Tại Kiểu định dạng, hãy chọn cách các ô khớp xuất hiện. Bạn có thể định dạng văn bản thành In đậm, in nghiêng, gạch chân hoặc gạch ngang, và thay đổi màu văn bản hoặc màu nổi bật. Bạn sẽ thấy bản xem trước trực tiếp trước khi áp dụng lựa chọn của mình.
6. Nhấp Lưu để áp dụng quy tắc.

Các loại quy tắc khả dụng

Dưới đây là một số loại quy tắc phổ biến và chức năng của chúng:

• Lớn hơn và Nhỏ hơn làm nổi bật các số nằm trên hoặc dưới một giá trị nhất định.
• Ở giữa làm nổi bật các giá trị trong một phạm vi cụ thể, ví dụ như “50–100”.
• Bằng và Không bằng áp dụng định dạng cho các ô khớp hoặc không khớp với một giá trị chính xác.
• Văn bản chứa làm nổi bật các ô có chứa những từ cụ thể, chẳng hạn như “Quá hạn”.
• Trống và Không trống làm nổi bật các ô trống hoặc các ô đã điền dữ liệu.
• Công thức tùy chỉnh cho phép bạn sử dụng công thức cho logic nâng cao. Ví dụ, để làm nổi bật các hàng có ngày đến hạn trước ngày hôm nay, hãy sử dụng =$C2<TODAY().

Một màu và thang màu

Có hai chế độ tô màu trong định dạng có điều kiện trên Proton Sheets:

• Một màu áp dụng một quy tắc với một kiểu định dạng. Ví dụ, nếu một giá trị lớn hơn 1000, ô sẽ chuyển sang màu xanh lục. Bạn có thể tạo nhiều quy tắc, nhưng mỗi quy tắc đều có một điều kiện cố định và màu sắc hoặc kiểu dáng cụ thể. Ví dụ, các ô chuyển sang màu xanh lục nếu giá trị trên 1000 hoặc màu đỏ nếu dưới 50.
• Thang màu thêm dải màu dựa trên giá trị của ô. Bạn có thể đặt giá trị tối thiểu, trung điểm và tối đa, mỗi giá trị sẽ có một màu khác nhau — các giá trị ở giữa sẽ được đổ bóng dần dần. Ví dụ, để theo dõi doanh số bán hàng hàng tháng, hãy đặt Tối thiểu thành $1000 và màu đỏ nhạt, Trung điểm thành $5000 và màu vàng, Tối đa thành $10000 và màu xanh lục.

Tô một màu giúp đánh dấu các giá trị hoặc điều kiện cụ thể, trong khi thang màu phù hợp nhất để phát hiện các mẫu, giá trị ngoại lai hoặc xu hướng trong một phạm vi số.

Mẹo: Đảm bảo các quy tắc không xung đột với nhau — nếu hai quy tắc áp dụng cho cùng một điều kiện, chỉ quy tắc đầu tiên mới hiển thị.

Ví dụ về một màu

Để đánh dấu thời hạn công việc, bao gồm quá hạn, đến hạn hôm nay và sắp tới:

1. Chọn các ô Thời hạn, chẳng hạn như C2:C100.
2. Chọn Một màu và đặt các tùy chọn sau cho các công việc quá hạn:
   • Quy tắc định dạng thành Ngày trước.
   • Giá trị thành TODAY().
   • Định dạng thành tô màu đỏ.
   • Nhấp Lưu.
3. Nhấp Thêm quy tắc khác và chọn Một màu.
4. Đối với các công việc đến hạn hôm nay, hãy đặt:
   • Quy tắc định dạng thành Ngày chính xác là.
   • Giá trị thành TODAY().
   • Định dạng thành tô màu vàng.
   • Nhấp Lưu.
5. Đối với các công việc sắp tới, hãy đặt:
   • Quy tắc định dạng thành Ngày sau.
   • Giá trị thành TODAY().
   • Định dạng thành tô màu xanh lục.
   • Nhấp Lưu.

Ví dụ về thang màu

Để làm nổi bật nhân viên bán hàng xuất sắc và nhân viên chưa đạt hiệu suất:

1. Chọn phạm vi dữ liệu bán hàng, chẳng hạn như B2:B100.
2. Chọn Thang màu và Đặt các Giá trị cho mỗi mục:
   • Trung điểm tối thiểu: đặt thành giá trị thấp nhất dự kiến của bạn, chẳng hạn như 0, và chọn màu đỏ.
   • Trung điểm: đặt một giá trị ở giữa, chẳng hạn như 50000, và chọn màu vàng.
   • Trung điểm tối đa: đặt thành mục tiêu cao hoặc tối đa, chẳng hạn như 100000, và chọn màu xanh lục.
3. Nhấp Lưu.

Tiếp theo là gì?

Nếu bạn là người dùng mới sử dụng Proton Sheets, hãy xem hướng dẫn bắt đầu của chúng tôi để tìm hiểu các thông tin cơ bản.