การใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Proton Sheets

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Proton Sheets ทำงานเหมือนกับใน Google Sheets หรือ Microsoft Excel โดยสามารถเปลี่ยนลักษณะเซลล์โดยอัตโนมัติตามค่าภายในเพื่อให้ตรวจพบรูปแบบต่างๆ ได้เร็วขึ้น ตัวอย่างเช่น สามารถทำเครื่องหมายค่าที่สูง วันที่ที่เลยกำหนด หรือข้อมูลที่ซ้ำกัน

ด้วย Proton Sheets คุณจะได้รับเครื่องมือที่คุ้นเคยในแบบที่ใช้งานอยู่ พร้อมความสบายใจที่เพิ่มขึ้นว่าข้อมูลจะยังคงเป็นส่วนตัวและไม่ต้องอาศัยการฝึกอบรมเพิ่มเติมเพื่อรักษาประสิทธิภาพการทำงาน

คู่มือนี้อธิบายวิธีใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขอย่างปลอดภัยใน Proton Sheets

• นำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้
• ชนิดของกฎที่มีให้ใช้งาน
• สีเดียวและมาตราส่วนสี
  • ตัวอย่างสีเดียว
  • ตัวอย่างมาตราส่วนสี
• ขั้นตอนถัดไปคืออะไร?

นำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้

1. เลือกช่วงของเซลล์
2. ไปที่ รูปแบบ → การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

3. ที่ นำไปใช้กับช่วง คุณจะเห็นเซลล์หรือช่วงที่คุณได้เลือกไว้ เช่น =Sheet1!A1:A10 คุณสามารถพิมพ์ช่วงอื่นด้วยตนเอง คอลัมน์ทั้งหมด เช่น =Sheet1!B:B หรือเพิ่มอีกได้
4. ที่ กฎการจัดรูปแบบ ให้เลือกชนิดของเงื่อนไข
5. ที่ รูปแบบสไตล์ ให้เลือกวิธีแสดงเซลล์ที่ตรงกัน คุณสามารถทำให้ข้อความมีตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ หรือขีดฆ่า และเปลี่ยนสีข้อความหรือสีไฮไลต์ได้ คุณจะเห็นการดูตัวอย่างก่อนนำไปใช้จริงหลังจากเลือกตัวเลือกของคุณแล้ว
6. คลิก บันทึก เพื่อนำไปใช้กับกฎของคุณ

ชนิดของกฎที่ใช้ได้

นี่คือชนิดของกฎทั่วไปบางส่วนและสิ่งที่กฎเหล่านั้นทำ:

• มากกว่า และ น้อยกว่า จะไฮไลต์ตัวเลขที่อยู่เหนือหรือต่ำกว่าค่าที่กำหนด
• ระหว่าง เน้นค่าภายในช่วงที่กำหนด เช่น “50–100”
• เท่ากับ และ ไม่เท่ากับ นำไปใช้การจัดรูปแบบกับเซลล์ที่ตรงหรือไม่ตรงกับค่าที่แน่นอน
• ข้อความประกอบด้วย เน้นเซลล์ที่มีคำเฉพาะ เช่น “เกินกำหนด”
• ว่างเปล่า และ ไม่ว่างเปล่า เน้นเซลล์ที่ว่างหรือมีข้อมูล
• สูตรที่กำหนดเอง อนุญาตให้ใช้ สูตร สำหรับตรรกะขั้นสูง ตัวอย่างเช่น หากต้องการเน้นแถวที่วันที่ครบกำหนดอยู่ก่อนหน้าวันนี้ ให้ใช้ =$C2<TODAY()

สีเดียวและสเกลสี

โหมดการทำสีในการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Proton Sheets มีสองโหมด:

• Single color นำไปใช้หนึ่งกฎด้วยหนึ่งรูปแบบการจัดรูปแบบ ตัวอย่างเช่น หากค่ามีมากกว่า 1000 เซลล์จะเปลี่ยนเป็นสีเขียว คุณสามารถสร้างหลายกฎ แต่ละกฎจะมีเงื่อนไขคงที่และสีหรือรูปแบบเฉพาะ ตัวอย่างเช่น เซลล์จะเปลี่ยนเป็นสีเขียวหากมีค่ามากกว่า 1000 หรือสีแดงหากมีค่าน้อยกว่า 50
• Color scale เพิ่มการไล่ระดับสีตามค่าของเซลล์ คุณสามารถตั้งค่าต่ำสุด จุดกึ่งกลาง และค่าสูงสุด และแต่ละค่าจะได้สีที่แตกต่างกัน ซึ่งค่าที่อยู่ระหว่างนั้นจะถูกแรเงาแบบค่อยเป็นค่อยไป ตัวอย่างเช่น สำหรับการติดตามยอดขายรายเดือน ให้ตั้งค่า Min ถึง $1000 และสีแดงอ่อน Mid ถึง $5000 และสีเหลือง และ Max ถึง $10000 และสีเขียว

Single coloring ช่วยเหลือในการทำเครื่องหมายค่าหรือเงื่อนไขเฉพาะ ในขณะที่ color scaling เหมาะที่สุดสำหรับการมองหารูปแบบ ค่าที่ผิดปกติ หรือแนวโน้มในช่วงของตัวเลข

เคล็ดลับ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากฎของคุณไม่ขัดแย้งกัน หากกฎสองข้อนำไปใช้กับเงื่อนไขเดียวกัน เฉพาะกฎแรกเท่านั้นที่จะมองเห็นได้

ตัวอย่าง Single color

เพื่อทำเครื่องหมายกำหนดส่งงาน รวมถึงงานที่เกินกำหนด ครบกำหนดวันนี้ และงานที่กำลังจะมาถึง:

1. เลือกเซลล์ Deadline เช่น C2:C100
2. เลือก Single color และตั้งค่าต่อไปนี้สำหรับงานที่เกินกำหนด:
   • ตั้งค่า Format rules ถึง Date is before
   • ตั้งค่า Value ถึง TODAY()
   • ตั้งค่า Format ถึงการเติมสีแดง
   • คลิก บันทึก
3. คลิก Add another rule และเลือก Single color
4. สำหรับงานที่ครบกำหนดวันนี้ ให้ตั้งค่า:
   • ตั้งค่า Format rules ถึง Date is exactly
   • ตั้งค่า Value ถึง TODAY()
   • ตั้งค่า Format ถึงการเติมสีเหลือง
   • คลิก บันทึก
5. สำหรับงานที่จะถึง ให้ตั้งค่า:
   • กฎการจัดรูปแบบ เป็น วันที่หลังจาก
   • ตั้งค่า Value ถึง TODAY()
   • จัดรูปแบบ เป็นเติมสีเขียว
   • คลิก บันทึก

ตัวอย่างมาตราส่วนสี

เพื่อเน้นตัวแทนขายที่มีผลการดำเนินงานสูงสุดและต่ำที่สุด:

1. เลือกช่วงข้อมูลการขาย เช่น B2:B100
2. เลือก Color scale และตั้งค่าค่าสำหรับแต่ละรายการ:
   • จุดต่ำสุด: ตั้งค่าถึงค่าต่ำสุดที่คาดไว้ เช่น 0 และเลือกสีแดง
   • จุดกึ่งกลาง: ตั้งค่าถึงค่ากลาง เช่น 50000 และเลือกสีเหลือง
   • Maxpoint: ตั้งค่าเป็นเป้าหมายสูงหรือค่าสูงสุด เช่น 100000 และเลือกสีเขียว
3. คลิก บันทึก

ขั้นตอนถัดไปคืออะไร?

หากคุณเพิ่งเริ่มใช้งาน Proton Sheets โปรดดูคู่มือการเริ่มต้นใช้งานของเราเพื่อเรียนรู้พื้นฐาน