Bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp: Các chiến lược thực tế và hiệu quả
Đừng chờ đến khi xảy ra vi phạm dữ liệu mới phòng ngừa rủi ro cho doanh nghiệp. Bảo mật tổ chức bằng giải pháp bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp được thiết kế để bảo vệ các tài sản giá trị nhất.
Những dữ liệu doanh nghiệp nào cần được bảo vệ và tại sao?
Dữ liệu doanh nghiệp bao gồm tất cả thông tin mà tổ chức tạo ra, thu thập, lưu trữ và phụ thuộc vào để hoạt động. Mỗi loại dữ liệu đều đóng vai trò hỗ trợ hoạt động, duy trì niềm tin và mang lại lợi thế cạnh tranh, vì vậy bất kỳ sự xâm phạm nào cũng có thể gây rủi ro cho doanh nghiệp.
Sở hữu trí tuệ (IP)
Sở hữu trí tuệ — bao gồm bằng sáng chế, bí mật kinh doanh, mã nguồn và các quy trình độc quyền — tạo nên sự khác biệt cho doanh nghiệp. Nếu bị đánh cắp hoặc rò rỉ, đối thủ cạnh tranh có thể giành được lợi thế không công bằng, gây thiệt hại về tài chính và chiến lược cho tổ chức.
Tài liệu nội bộ
Các hoạt động hàng ngày phụ thuộc vào thông tin nội bộ bảo mật như báo cáo tài chính, kế hoạch chiến lược, trao đổi của ban quản trị, quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) và hồ sơ nhân sự.
Việc để lộ các tài liệu này có thể làm gián đoạn quy trình làm việc, giảm hiệu quả ra quyết định và khiến doanh nghiệp phải đối mặt với các sự cố về mặt pháp lý và tuân thủ.
Dữ liệu cá nhân và dữ liệu được quản lý
Doanh nghiệp nắm giữ thông tin nhạy cảm về những người làm việc cùng, bao gồm nhân viên, khách hàng và nhà thầu. Thông tin này có thể bao gồm dữ liệu cá nhân, bảng lương, giấy tờ tùy thân và — trong một số ngành cụ thể — dữ liệu cực kỳ nhạy cảm như hồ sơ sức khỏe bệnh nhân hoặc tệp vụ án pháp lý.
Nếu thông tin này không được bảo mật đúng cách, doanh nghiệp có nguy cơ xâm phạm quyền riêng tư, đối mặt với các hình phạt về mặt pháp lý và tuân thủ, làm tổn hại đến các mối quan hệ chuyên nghiệp, đồng thời làm giảm uy tín và niềm tin vào thương hiệu.
Hợp đồng và thỏa thuận kinh doanh
Hợp đồng và thỏa thuận thiết lập các quy tắc cho việc hợp tác với các đối tác, nhà cung cấp và khách hàng. Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA), hợp đồng nhà cung cấp, giấy phép và các hồ sơ có tính ràng buộc pháp lý khác xác định những điều mỗi bên được phép hoặc có nghĩa vụ phải thực hiện.
Nếu các tệp này bị rò rỉ, bị truy cập bởi những người không có thẩm quyền hoặc bị xử lý bất cẩn, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các tranh chấp pháp lý, mất quyền lực đàm phán, xâm phạm các mối quan hệ chiến lược và gây hại cho uy tín của mình.
Cách bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp khỏi rò rỉ và truy cập trái phép
Một chiến lược bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp mạnh mẽ là sự kết hợp giữa công nghệ bảo mật, chính sách rõ ràng và những con người có nhận thức tốt. Dưới đây là cách giảm thiểu rủi ro truy cập trái phép, vi phạm dữ liệu và mất dữ liệu vô tình.
1. Chọn quyền riêng tư của Thụy Sĩ và dịch vụ lưu trữ EU độc lập
Nơi lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng. Nhiều nhà cung cấp đám mây phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng của các tập đoàn công nghệ lớn (Big Tech) hoặc hoạt động theo luật cho phép yêu cầu truy cập dữ liệu trên diện rộng, gây rủi ro cho thông tin nhạy cảm.
Proton được bảo vệ bởi luật quyền riêng tư nghiêm ngặt của Thụy Sĩ và hoạt động trên các máy chủ riêng đặt tại Thụy Sĩ và EU. Điều này đảm bảo các tệp của doanh nghiệp luôn riêng tư, có chủ quyền và được bảo vệ toàn diện khỏi sự truy cập của bên thứ ba hoặc hoạt động khai thác dữ liệu.
2. Sử dụng mã hóa đầu cuối
Mã hóa bảo vệ dữ liệu bằng cách chuyển đổi dữ liệu thành mã không thể đọc được và chỉ có thể giải mã bằng các khóa chính xác. Ví dụ, GDPR công nhận mã hóa là một trong những cách hiệu quả nhất để bảo mật dữ liệu cá nhân.
Các nền tảng đám mây thường mã hóa dữ liệu khi truyền tải và khi lưu trữ, nhưng họ vẫn giữ quyền truy cập vào các khóa mã hóa, nghĩa là họ có thể xem dữ liệu và phân tích, chia sẻ hoặc kiếm tiền từ dữ liệu đó theo chính sách của họ — và dữ liệu có thể bị lộ trong một sự cố vi phạm dữ liệu.
Tuy nhiên, Proton Drive sử dụng mã hóa đầu cuối, mã hóa dữ liệu ngay trên thiết bị trước khi tải lên để đảm bảo chỉ người dùng và những người nhận được ủy quyền mới có thể truy cập dữ liệu đó. Khóa mã hóa không bao giờ được lưu giữ, vì vậy ngay cả trong trường hợp xảy ra vi phạm, dữ liệu vẫn được bảo mật.
3. Quản lý quyền truy cập và luôn giữ quyền kiểm soát
Đội ngũ, đối tác và khách hàng chỉ nên có quyền truy cập vào những dữ liệu cần thiết cho họ. Việc kiểm soát chặt chẽ các quyền hạn giúp giảm thiểu nguy cơ lộ thông tin vô tình, giới hạn những người có thể xem hoặc thay đổi thông tin nhạy cảm và đảm bảo dữ liệu luôn nằm dưới sự kiểm soát của tổ chức.
Khi chia sẻ tệp doanh nghiệp bằng Proton Drive, có thể gửi thư mời qua email hoặc liên kết bảo mật có mật khẩu và ngày hết hạn. Cũng có thể tùy chọn những hành động người khác được phép thực hiện — chẳng hạn như chỉ xem hoặc chỉnh sửa khi cộng tác trong trình chỉnh sửa tài liệu của Drive.
Tất cả các tệp được chia sẻ đều dễ dàng quản lý từ một không gian chia sẻ chuyên biệt, nơi có thể thu hồi quyền truy cập bất kỳ lúc nào nếu tình huống thay đổi.
4. Khôi phục tệp và hoàn tác sai sót
Việc vô tình chỉnh sửa và tải lên ghi đè là những rủi ro thường gặp khi cộng tác trên các ổ đĩa được chia sẻ. Lịch sử phiên bản của Proton Drive cho phép xem ai đã tải lên và chỉnh sửa từng phiên bản của tệp, đồng thời khôi phục các phiên bản trước đó lên đến 10 năm.
Các tệp vô tình bị xóa hoặc khi thay đổi ý định sẽ được chuyển vào thùng rác thay vì bị xóa vĩnh viễn, vì vậy có thể khôi phục chúng bất kỳ lúc nào.
5. Sử dụng xác thực hai yếu tố (2FA)
Chỉ riêng mật khẩu mạnh là không còn đủ để giữ an toàn cho các tài khoản doanh nghiệp. Nếu mật khẩu bị đánh cắp, bị đoán hoặc bị sử dụng lại ở nơi khác, kẻ tấn công có thể truy cập vào hệ thống nội bộ và thông tin nhạy cảm.
2FA bổ sung thêm một bước xác minh khi đăng nhập, chẳng hạn như mã một lần, giúp ngăn chặn truy cập trái phép ngay cả khi thông tin đăng nhập bị xâm phạm.
Với tài khoản Proton for Business, có thể bắt buộc áp dụng 2FA trên tất cả tài khoản nhóm và sử dụng trình giám sát hoạt động để theo dõi và ghi nhật ký các nỗ lực xác thực đáng ngờ. Ngoài ra, Proton Sentinel phát hiện và ngăn chặn các nỗ lực chiếm đoạt tài khoản.
6. Chuẩn bị kế hoạch ứng phó sự cố
Kế hoạch ứng phó sự cố đảm bảo nhóm biết chính xác cần làm gì nếu dữ liệu nhạy cảm bị xâm phạm, giúp giảm thiểu thiệt hại, rút ngắn thời gian ngừng hoạt động và bảo vệ lòng tin.
Kế hoạch này cần nêu rõ:
- Người cần liên hệ và người chịu trách nhiệm khi xảy ra sự cố.
- Cách nhân viên báo cáo sự cố bảo mật tiềm ẩn.
- Các bước lập tức để kiểm soát tình hình và ngăn ngừa thiệt hại thêm.
- Cách nhóm đánh giá những gì đã xảy ra và dữ liệu nào có thể bị ảnh hưởng.
- Yêu cầu về thời điểm và cách thức thông báo cho khách hàng, đối tác hoặc cơ quan quản lý.
- Cách hệ thống và dữ liệu được khôi phục an toàn.
- Quy trình xem xét những gì đã xảy ra và cải thiện khả năng ứng phó trong tương lai.
7. Đào tạo nhóm xử lý dữ liệu một cách an toàn
Ngay cả khi có sẵn các công cụ phù hợp, những sai sót như chia sẻ quá mức một tệp hoặc sử dụng mật khẩu yếu có thể khiến thông tin nhạy cảm gặp rủi ro. Đào tạo nhóm về nhận thức bảo mật giúp xây dựng thói quen an toàn và giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi do con người.
Dưới đây là những điều nhóm cần biết cách thực hiện:
- Nhận biết các email, liên kết đáng ngờ và yêu cầu bất ngờ.
- Sử dụng mật khẩu mạnh và kích hoạt 2FA.
- Thiết lập quyền truy cập phù hợp khi cộng tác.
- Thường xuyên xem xét và sửa đổi quyền truy cập.
- Xử lý và chia sẻ các tệp nhạy cảm một cách an toàn.
Cách Proton đảm bảo bảo vệ dữ liệu cho doanh nghiệp
Bảo vệ mọi lớp dữ liệu doanh nghiệp với hệ sinh thái được mã hóa của Proton.
Lưu trữ, chia sẻ và cộng tác an toàn trên các tệp doanh nghiệp với tính năng lưu trữ đám mây bảo mật và chỉnh sửa tài liệu.
Giữ cho các thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài luôn được mã hóa, bao gồm cả email và tập tin đính kèm.
Lên kế hoạch và quản lý lịch trình trong khi vẫn đảm bảo thông tin chi tiết về cuộc họp và thông tin nhạy cảm luôn được giữ riêng tư.
Quản lý và bảo mật quyền truy cập của nhóm vào các tài khoản công việc bằng trình quản lý mật khẩu được mã hóa.
Bắt đầu bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp
Tại sao nên sử dụng Proton cho việc bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu của nhóm
Tất cả ứng dụng Proton đều tích hợp liền mạch để bảo vệ dữ liệu. Dưới đây là cách Proton mang lại sự bảo mật, quyền riêng tư và quyền kiểm soát cần thiết cho doanh nghiệp.
Sự tuân thủ tạo dựng lòng tin
Cho các bên liên quan thấy rằng dữ liệu của họ được coi trọng. Proton tuân thủ các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu như: GDPR, HIPAA , SOC 2 Type II và ISO 27001.
Tính minh bạch và kiểm toán
Tất cả ứng dụng Proton đều là mã nguồn mở, vì vậy bất kỳ ai cũng có thể kiểm tra tính bảo mật. Đồng thời thực hiện kiểm tra bảo mật từ bên thứ ba và vận hành chương trình tiền thưởng tìm lỗi để phát hiện và khắc phục các lỗ hổng.
Các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư của Thụy Sĩ
Proton được quản lý bởi luật pháp Thụy Sĩ, vốn nổi tiếng với các quy định nghiêm ngặt về bảo vệ quyền riêng tư. Dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở hạ tầng an toàn tại EU và tránh xa các hệ sinh thái thu thập dữ liệu thường liên kết với Big Tech.
Quyền riêng tư dài hạn
Proton thuộc sở hữu đa số của tổ chức phi lợi nhuận Proton Foundation, đảm bảo luôn tập trung vào sứ mệnh ưu tiên quyền riêng tư trong dài hạn, thay vì chịu áp lực từ các nhà đầu tư chạy theo lợi nhuận.
Bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp với Proton Drive for Business
Các câu hỏi thường gặp về bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp
- Doanh nghiệp nên bắt đầu bảo vệ dữ liệu từ đâu?
- Việc bảo vệ dữ liệu của các doanh nghiệp nhỏ có khác so với các tổ chức lớn không?
- Sự khác biệt giữa bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư dữ liệu là gì?
- Bảo vệ dữ liệu đám mây là gì?