Cómo usar grupos en Proton Mail
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Puede crear grupos en Proton Mail para facilitar la comunicación entre los equipos de su organización. Los correos electrónicos que envíe a la dirección de un grupo se reenviarán a todos sus miembros, lo que le permitirá a usted y a otros interesados ponerse en contacto con todos los miembros del equipo de forma simultánea a través de una única dirección de correo electrónico. Esta función también se conoce comúnmente como lista de correo o lista de distribución.
Los grupos en Proton Mail están disponibles para todos los usuarios elegibles de los planes Mail Professional (ahora en desuso), Proton Workspace y Visionary con un dominio personalizado.
- Cómo gestionar grupos
- Cómo aceptar invitaciones a grupos como usuario de Proton
- Cómo aceptar invitaciones a grupos como usuario que no es de Proton
- Cómo enviar un correo electrónico a un grupo
- Preguntas frecuentes
Cómo gestionar grupos
Los administradores de la organización pueden gestionar grupos, pero primero debe activar el soporte multiusuario.
Para comenzar, inicie sesión en mail.proton.me(nueva ventana) y vaya a Ajustes → Todos los ajustes → Organización → Grupos.
Cómo crear un grupo
Para crear un grupo, haga clic en el botón Grupo nuevo. Especifique el nombre del grupo, el propósito (opcional) y la dirección del grupo para el grupo nuevo.
Ahora puede agregar miembros al grupo con sus direcciones de correo electrónico. Tenga en cuenta que si agrega una dirección de correo electrónico que no sea de Proton Mail al grupo, se desactivará el cifrado de extremo a extremo para los mensajes enviados a la dirección del grupo. Esto no afecta al cifrado de otros correos electrónicos recibidos por las direcciones de Proton Mail en el grupo.
Una vez que haya terminado, haga clic en el botón Guardar para finalizar la creación del grupo. Las invitaciones se enviarán automáticamente a los miembros del grupo.
Cómo asignar titulares de grupo
Los administradores de la organización pueden asignar uno o más titulares a un grupo. Los titulares del grupo pueden ayudar a gestionar el grupo al que están asignados, lo que facilita la delegación de la administración del grupo dentro de su organización.
Para asignar un titular de grupo:
- Vaya a la página Grupos en ajustes.
- Seleccione el grupo que desee gestionar.
- Busque a la persona que desee asignar y haga clic en el ícono de los tres puntos (⋮).
- Seleccione Titular del grupo.
Los titulares del grupo se marcan con una insignia en la lista de miembros.
Permisos del titular del grupo
Los titulares del grupo pueden gestionar los grupos que les pertenecen, pero no obtienen todos los permisos de administrador de la organización. Pueden:
- Cambiar los ajustes del grupo, incluidos el nombre, la descripción, la dirección y los roles o atributos de los miembros
- Agregar y eliminar miembros del grupo
- Aceptar invitaciones para compartir
- Eliminar grupos
Los titulares del grupo no pueden agregar grupos nuevos a su organización.
Asignar un titular de grupo no afecta a los permisos de administrador de la organización. Los administradores aún pueden gestionar todos los grupos de su organización.
Cómo configurar los permisos de envío del grupo
Puede controlar quién tiene permiso para realizar envíos a un grupo mediante el menú Quién puede enviar a esta dirección de grupo en la pantalla de creación del grupo. Las opciones disponibles son:
- Todos — cualquier persona puede enviar correos electrónicos a las direcciones del grupo. Esto incluye correos electrónicos de usuarios que no son de Proton.
- Miembros del grupo — solo se aceptan los correos electrónicos enviados desde las direcciones de correo electrónico de los miembros del grupo.
- Nadie — por defecto, nadie tiene permitido enviar a la dirección del grupo. Luego, los administradores pueden anular este permiso para miembros individuales del grupo.
Para concederle permiso de envío de correos electrónicos al grupo a un miembro de un grupo configurado con la opción Nadie:
- Vaya a la página Grupos en ajustes.
- Seleccione el grupo y localice al miembro del grupo cuyos permisos desee cambiar.
- Haga clic en los tres puntos junto a su nombre.
Las opciones de permisos para los miembros del grupo son:
- Usar permisos del grupo — usa el permiso de envío configurado para el grupo.
- Permitir enviar siempre — permite siempre a esta dirección enviar correos electrónicos a este grupo, sin importar el permiso configurado para el grupo.
Cómo editar un grupo
Una vez creado un grupo, los administradores pueden cambiar el nombre del grupo, el propósito, el permiso de envío y los miembros del grupo. Para hacerlo:
- Vaya a la página Grupos en ajustes.
- Localice el grupo que desee editar.
- Haga clic en el botón Editar grupo.
- Una vez que haya terminado, haga clic en el botón Guardar para guardar los cambios.
Cómo aceptar invitaciones de grupo como usuario de Proton
Cuando agrega miembros gestionados de su propia organización a un grupo, la membresía se aprueba automáticamente. Los usuarios pueden ver de qué grupos forman parte en la sección Miembros del grupo en Ajustes → Cuenta → Miembros del grupo.
Al agregar miembros privados o direcciones de correo electrónico fuera de su organización al grupo, primero se debe confirmar la membresía en esta página.
Cómo aceptar invitaciones de grupo como usuario que no es de Proton
Los administradores también pueden agregar las direcciones de correo electrónico de usuarios que no son de Proton a un grupo. En este caso, se enviará un correo electrónico al miembro externo del grupo, lo que le permitirá aceptar o rechazar la membresía.
Cómo enviar un correo electrónico a un grupo
Para enviar un correo electrónico a un grupo, simplemente agregue la dirección del grupo en el campo del destinatario en su correo electrónico. El correo electrónico se enviará a todos los miembros activos del grupo.
Preguntas frecuentes
¿Debería usar Grupos en Proton Mail o grupos de contactos?
Es posible que ya esté usando nuestra función de grupos de contactos para uso personal.
Los grupos en Proton Mail se adaptan mejor a las organizaciones, ya que son:
- Gestionados de forma centralizada: los grupos en Proton Mail se gestionan de forma centralizada y están disponibles en toda su organización.
- Siempre actualizados: la dirección de correo electrónico del grupo sigue siendo válida, incluso a medida que agrega o elimina miembros.
Sin embargo, los grupos de contactos se limitan al usuario que los crea y no son visibles una vez que se envía su correo electrónico, sino que se reemplazan por direcciones de correo electrónico individuales que pertenecen al grupo de contactos.
¿Puedo yo usar grupos dentro de Proton Calendar o Proton Drive?
Por el momento, los grupos no son compatibles con Proton Calendar o Proton Drive, lo que significa que no puede invitar a un grupo a un evento, compartir un calendario con un grupo ni compartir archivos con un grupo. Estos son escenarios que planeamos admitir con el tiempo.