Miten ryhmiä käytetään Proton Mailissa

Voitte luoda ryhmiä Proton Mailissa helpottaaksenne organisaationne tiimien välistä viestintää. Ryhmän sähköpostiosoitteeseen lähettämänne sähköpostit välitetään kaikille ryhmän jäsenille, jolloin Te ja muut asiaankuuluvat sidosryhmät voitte ottaa yhteyttä kaikkiin ryhmän jäseniin samanaikaisesti käyttämällä yhtä ainutta sähköpostiosoitetta. Tämä toiminto tunnetaan yleisesti myös postituslistana tai jakelulistana.

Proton Mailin ryhmät ovat käytettävissä kaikilla soveltuvilla käyttäjillä, joilla on käytössään oma verkkotunnus ja Mail Professional- (poistettu käytöstä), Proton Workspace- tai Visionary-tilaus.

• Miten ryhmiä hallitaan
  • Miten ryhmä luodaan
  • Miten ryhmän omistajat määritetään
  • Miten ryhmän lähetysoikeudet määritetään
  • Miten ryhmää muokataan
• Miten ryhmäkutsut hyväksytään Proton-käyttäjänä
• Miten ryhmäkutsut hyväksytään muuna kuin Proton-käyttäjänä
• Miten sähköpostia lähetetään ryhmälle
• Usein kysytyt kysymykset

Miten ryhmiä hallitaan

Organisaation ylläpitäjät voivat hallita ryhmiä, mutta ensin Teidän on otettava käyttöön usean käyttäjän tuki.

Aloittaaksenne kirjautukaa sisään osoitteessa mail.proton.me(uusi ikkuna) ja siirtykää kohtaan Asetukset → Kaikki asetukset → Organisaatio → Ryhmät.

Miten ryhmä luodaan

Luodaksenne ryhmän klikatkaa painiketta Uusi ryhmä. Määrittäkää uudelle ryhmälle nimi, tarkoitus (valinnainen) ja ryhmän osoite.

Nyt voitte lisätä jäseniä ryhmään heidän sähköpostiosoitteidensa avulla. Huomatkaa, että jos lisäätte ryhmään muun kuin Proton Mail -sähköpostiosoitteen, päästä päähän -salaus poistetaan käytöstä ryhmän osoitteeseen lähetettävien viestien osalta. Tämä ei vaikuta muiden sellaisten sähköpostien salaukseen, jotka vastaanotetaan ryhmän Proton Mail -osoitteisiin.

Kun olette valmis, klikatkaa painiketta Tallenna viimeistelläksenne ryhmän luomisen. Kutsut lähetetään automaattisesti ryhmän jäsenille.

Miten ryhmän omistajat määritetään

Organisaation ylläpitäjät voivat määrittää ryhmälle yhden tai useamman omistajan. Ryhmän omistajat voivat auttaa hallitsemaan ryhmää, johon heidät on määritetty, mikä helpottaa ryhmän ylläpidon delegointia organisaatiossanne.

Määrittääksenne ryhmän omistajan:

1. Siirtykää asetuksissa Ryhmät-sivulle.
2. Valitkaa ryhmä, jota haluatte hallita.
3. Etsikää henkilö, jonka haluatte määrittää, ja klikatkaa kolmen pisteen (⋮) kuvaketta.
4. Valitkaa Ryhmän omistaja.

Ryhmän omistajat on merkitty tunnuksella jäsenluettelossa.

Ryhmän omistajan käyttöoikeudet

Ryhmän omistajat voivat hallita omistamiaan ryhmiä, mutta he eivät saa organisaation ylläpitäjän täysiä käyttöoikeuksia. He voivat:

• muuttaa ryhmän asetuksia, kuten nimeä, kuvausta, osoitetta ja jäsenten määritteitä/rooleja
• lisätä ja poistaa ryhmän jäseniä
• hyväksyä jakokutsuja
• poistaa ryhmiä

Ryhmän omistajat eivät voi lisätä uusia ryhmiä organisaatioonne.

Ryhmän omistajan määrittäminen ei vaikuta organisaation ylläpitäjän käyttöoikeuksiin. Ylläpitäjät voivat edelleen hallita kaikkia organisaationsa ryhmiä.

Miten ryhmän lähetysoikeudet määritetään

Voitte hallita sitä, kenellä on oikeus lähettää viestejä ryhmälle käyttämällä Kuka voi lähettää tähän ryhmäosoitteeseen -valikkoa ryhmän luontinäytössä. Käytettävissä olevat valinnat ovat:

• Kaikki — Kaikki voivat lähettää sähköposteja ryhmäosoitteisiin. Tämä koskee myös sähköposteja, jotka on lähetetty muilta kuin Proton-käyttäjiltä.
• Ryhmän jäsenet — Vain ryhmän jäsenten sähköpostiosoitteista lähetetyt sähköpostit hyväksytään.
• Ei kukaan — Oletusarvoisesti kukaan ei saa lähettää viestejä ryhmän osoitteeseen. Ylläpitäjät voivat tämän jälkeen ohittaa tämän käyttöoikeuden yksittäisten ryhmän jäsenten kohdalla.

Myöntääksenne ryhmän jäsenelle lähetysoikeuden ryhmässä, jonka asetuksena on Ei kukaan:

1. Siirtykää asetuksissa Ryhmät-sivulle.
2. Valitkaa ryhmä ja etsikää ryhmän jäsen, jonka käyttöoikeuksia haluatte muuttaa.
3. Klikatkaa heidän nimensä vieressä olevaa kolmea pistettä.

Ryhmän jäsenen käyttöoikeusvaihtoehdot ovat:

• Käytä ryhmän käyttöoikeuksia — Käytä ryhmälle määritettyä lähetysoikeutta.
• Salli lähetys aina — Salli tämän osoitteen lähettää aina sähköpostiviestejä tähän ryhmään riippumatta ryhmälle määritetystä käyttöoikeudesta.

Miten ryhmää muokataan

Kun ryhmä on luotu, ylläpitäjät voivat muuttaa ryhmän nimeä, tarkoitusta, lähetysoikeutta ja ryhmän jäseniä. Tehdäksenne niin:

1. Siirtykää asetuksissa Ryhmät-sivulle.
2. Etsikää ryhmä, jota haluatte muokata.
3. Napsauttakaa Muokkaa ryhmää -painiketta.
4. Kun olette valmis, napsauttakaa Tallenna-painiketta tallentaaksenne muutokset.

Miten ryhmäkutsut hyväksytään Proton-käyttäjänä

Kun lisäätte hallinnoituja jäseniä omasta organisaatiostanne ryhmään, jäsenyys hyväksytään automaattisesti. Käyttäjät voivat tarkastella, mihin ryhmiin he kuuluvat, osiossa Ryhmän jäsenyys kohdassa Asetukset → Tili → Ryhmän jäsenyys.

Kun ryhmään lisätään yksityisiä jäseniä tai organisaationne ulkopuolisia sähköpostiosoitteita, jäsenyys on ensin vahvistettava tällä sivulla.

Miten ryhmäkutsut hyväksytään muuna kuin Proton-käyttäjänä

Ylläpitäjät voivat myös lisätä muiden kuin Proton-käyttäjien sähköpostiosoitteita ryhmään. Tässä tapauksessa ulkoiselle ryhmän jäsenelle lähetetään sähköposti, jonka avulla hän voi hyväksyä tai hylätä jäsenyyden.

Miten sähköpostia lähetetään ryhmälle

Lähettääksenne sähköpostia ryhmälle lisätkää vain ryhmän osoite sähköpostinne vastaanottajakenttään. Sähköposti lähetetään tällöin kaikille ryhmän aktiivisille jäsenille.

Usein kysytyt kysymykset

Pitäisikö minun käyttää ryhmiä Proton Mailissa vai yhteystietoryhmiä?

Saatatte jo käyttää yhteystietoryhmät-ominaisuuttamme henkilökohtaisessa käytössänne.

Proton Mailin ryhmät sopivat paremmin organisaatioille, koska ne ovat:

• Keskitetysti hallinnoituja: Proton Mailin ryhmiä hallinnoidaan keskitetysti, ja ne ovat käytettävissä koko organisaatiossanne.
• Aina ajan tasalla: Ryhmän sähköpostiosoite pysyy voimassa, vaikka lisäisitte tai poistaisitte jäseniä.

Yhteystietoryhmät on kuitenkin rajoitettu vain ne luoneelle käyttäjälle, eivätkä ne näy enää sen jälkeen, kun sähköpostinne on lähetetty; ne korvataan yksittäisillä sähköpostiosoitteilla, jotka kuuluvat kyseiseen yhteystietoryhmään.

Voinko minä käyttää ryhmiä Proton Calendarissa tai Proton Drivessa?

Ryhmiä ei tällä hetkellä tueta Proton Calendarissa tai Proton Drivessa, mikä tarkoittaa, että ette voi kutsua ryhmää tapahtumaan, jakaa kalenteria ryhmän kanssa tai jakaa tiedostoja ryhmän kanssa. Nämä ovat tilanteita, joita suunnittelemme tukevamme myöhemmin.