Hoe u groepen gebruikt in Proton Mail

U kunt groepen aanmaken in Proton Mail om communicatie eenvoudiger te maken voor teams binnen uw organisatie. E-mails die u naar een groepsadres verzendt, worden doorgestuurd naar alle groepsleden. Hierdoor kunt u, samen met andere relevante belanghebbenden, alle teamleden in een groep tegelijkertijd bereiken via een enkel, uniek e-mailadres. Deze functionaliteit staat ook wel bekend als een adressenlijst of distributielijst.

Groepen in Proton Mail zijn beschikbaar voor alle in aanmerking komende gebruikers met een Mail Professional- (nu verouderd), Proton Workspace- en Visionary-abonnement met een aangepast domein.

• Hoe u groepen beheert
  • Hoe u een groep aanmaakt
  • Hoe u groepseigenaren toewijst
  • Hoe u de verzendrechten voor groepen configureert
  • Hoe u een groep bewerkt
• Hoe u groepsuitnodigingen accepteert als Proton-gebruiker
• Hoe u groepsuitnodigingen accepteert als niet-Proton-gebruiker
• Hoe u e-mail naar een groep verzendt
• Veelgestelde vragen

Hoe u groepen beheert

Organisatiebeheerders kunnen groepen beheren, maar eerst moet u ondersteuning voor meerdere gebruikers inschakelen.

Om aan de slag te gaan, logt u in op mail.proton.me(nieuw venster) en gaat u naar Instellingen → Alle instellingen → Organisatie → Groepen.

Hoe u een groep aanmaakt

Om een groep aan te maken, klikt u op de knop Nieuwe groep. Geef een groepsnaam, doel (optioneel) en groepsadres op voor de nieuwe groep.

U kunt nu leden aan de groep toevoegen met behulp van hun e-mailadressen. Let op: als u een niet-Proton Mail-e-mailadres aan de groep toevoegt, wordt end-to-end versleuteling uitgeschakeld voor berichten die naar het groepsadres worden verzonden. Dit heeft geen invloed op de versleuteling van andere e-mails die worden ontvangen door Proton Mail-adressen in de groep.

Zodra u klaar bent, klikt u op de knop Opslaan om het aanmaken van de groep te voltooien. Er worden automatisch uitnodigingen verzonden naar de groepsleden.

Hoe u groepseigenaren toewijst

Organisatiebeheerders kunnen een of meer eigenaren aan een groep toewijzen. Groepseigenaren kunnen helpen bij het beheren van de groep waaraan ze zijn toegewezen, waardoor het eenvoudiger wordt om het groepsbeheer binnen uw organisatie te delegeren.

Om een groepseigenaar toe te wijzen:

1. Ga naar de pagina Groepen in de instellingen.
2. Selecteer de groep die u wilt beheren.
3. Zoek de persoon die u wilt toewijzen en klik op het pictogram met de drie puntjes (⋮).
4. Selecteer Groepseigenaar.

Groepseigenaren zijn gemarkeerd met een badge op de ledenlijst.

Rechten van groepseigenaren

Groepseigenaren kunnen de groepen waarvan zij eigenaar zijn beheren, maar ze krijgen niet de volledige rechten van een organisatiebeheerder. Zij kunnen:

• Groepsinstellingen wijzigen, waaronder naam, beschrijving, adres en kenmerken/rollen van leden
• Groepsleden toevoegen en verwijderen
• Delingsuitnodigingen accepteren
• Groepen verwijderen

Groepseigenaren kunnen geen nieuwe groepen toevoegen aan uw organisatie.

Het toewijzen van een groepseigenaar heeft geen invloed op de rechten van de organisatiebeheerder. Beheerders kunnen nog steeds alle groepen in hun organisatie beheren.

Hoe u de verzendrechten voor groepen configureert

U kunt bepalen wie naar een groep mag verzenden via het menu Wie kan naar dit groepsadres verzenden in het scherm voor het aanmaken van een groep. De beschikbare opties zijn:

• Iedereen — Iedereen kan e-mails naar de groepsadressen verzenden. Dit omvat ook e-mails van niet-Proton-gebruikers.
• Groepsleden — Alleen e-mails die zijn verzonden vanaf de e-mailadressen van groepsleden worden geaccepteerd.
• Niemand — Standaard mag niemand naar het groepsadres verzenden. Beheerders kunnen dit recht vervolgens overschrijven voor individuele groepsleden.

Om een groepslid in een Niemand-groep het recht te geven e-mails naar de groep te verzenden:

1. Ga naar de pagina Groepen in de instellingen.
2. Selecteer de groep en zoek het groepslid van wie u de rechten wilt wijzigen.
3. Klik op de drie puntjes naast de naam van het lid.

De opties voor de rechten van groepsleden zijn:

• Groepsrechten gebruiken — Gebruik de verzendrechten die voor de groep zijn geconfigureerd.
• Verzenden altijd toestaan — Sta dit adres altijd toe om e-mails naar deze groep te verzenden, ongeacht de geconfigureerde rechten van de groep.

Hoe u een groep bewerkt

Nadat een groep is aangemaakt, kunnen beheerders de groepsnaam, het doel, de verzendrechten en de groepsleden wijzigen. Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Ga naar de pagina Groepen in de instellingen.
2. Zoek de groep die u wilt bewerken.
3. Klik op de knop Groep bewerken.
4. Zodra u klaar bent, klikt u op de knop Opslaan om de aanpassingen op te slaan.

Hoe u als Proton-gebruiker groepsuitnodigingen accepteert

Wanneer u beheerde leden van uw eigen organisatie aan een groep toevoegt, wordt het lidmaatschap automatisch goedgekeurd. Gebruikers kunnen bekijken van welke groepen ze deel uitmaken in de sectie Groepslidmaatschap in Instellingen → Account → Groepslidmaatschap.

Bij het toevoegen van privéleden of e-mailadressen buiten uw organisatie aan de groep, moet het lidmaatschap eerst op deze pagina worden bevestigd.

Hoe u als niet-Proton-gebruiker groepsuitnodigingen accepteert

Beheerders kunnen ook de e-mailadressen van niet-Proton-gebruikers aan een groep toevoegen. In dat geval wordt er een e-mail naar het externe groepslid verzonden, zodat deze het lidmaatschap kan accepteren of afwijzen.

Hoe u een e-mail naar een groep verzendt

Om een e-mail naar een groep te verzenden, voegt u eenvoudigweg het groepsadres toe aan het ontvangersveld in uw e-mail. De e-mail wordt vervolgens naar alle actieve leden van de groep verzonden.

Veelgestelde vragen

Moet ik Groepen in Proton Mail of contactgroepen gebruiken?

U gebruikt mogelijk al onze functie voor contactgroepen voor persoonlijk gebruik.

Groepen in Proton Mail zijn beter geschikt voor organisaties omdat ze:

• Centraal beheerd: Groepen in Proton Mail worden centraal beheerd en zijn beschikbaar voor uw hele organisatie.
• Altijd up-to-date: Het e-mailadres van de groep blijft geldig, zelfs wanneer u leden toevoegt of verwijdert.

Contactgroepen zijn echter beperkt tot de gebruiker die ze aanmaakt en zijn niet meer zichtbaar zodra uw e-mail is verzonden; ze worden vervangen door de individuele e-mailadressen die tot de contactgroep behoren.

Kan ik groepen gebruiken binnen Proton Calendar of Proton Drive?

Groepen worden momenteel niet ondersteund binnen Proton Calendar of Proton Drive, wat betekent dat u geen groep kunt uitnodigen voor een afspraak, geen agenda met een groep kunt delen en geen bestanden met een groep kunt delen. Dit zijn scenario’s die we op termijn willen ondersteunen.