Wie du Gruppen in Proton Mail verwendest

Du kannst in Proton Mail Gruppen erstellen, um die Kommunikation für Teams in deiner Organisation zu erleichtern. E-Mails, die du an eine Gruppenadresse sendest, werden an alle Gruppenmitglieder weitergeleitet. So können du und andere relevante Beteiligte alle Teammitglieder einer Gruppe gleichzeitig über eine einzige, eindeutige E-Mail-Adresse kontaktieren. Diese Funktion ist auch als Verteilerliste bekannt.

Gruppen in Proton Mail sind für alle berechtigten Benutzer mit den Abonnements Mail Professional (jetzt veraltet), Proton Workspace und Visionary mit einer eigenen Domain verfügbar.

• Wie du Gruppen verwaltest
  • Wie du eine Gruppe erstellst
  • Wie du Gruppenbesitzer zuweist
  • Wie du die Sendeberechtigungen für Gruppen konfigurierst
  • Wie du eine Gruppe bearbeitest
• Wie du Gruppeneinladungen als Proton-Benutzer annimmst
• Wie du Gruppeneinladungen als Nicht-Proton-Benutzer annimmst
• Wie du eine E-Mail an eine Gruppe sendest
• Häufig gestellte Fragen

Wie du Gruppen verwaltest

Organisationsadministratoren können Gruppen verwalten, aber zuerst musst du die Mehrbenutzerunterstützung aktivieren.

Melde dich zunächst unter mail.proton.me(neues Fenster) an und gehe zu Einstellungen → Alle Einstellungen → Organisation → Gruppen.

Wie du eine Gruppe erstellst

Um eine Gruppe zu erstellen, klicke auf die Schaltfläche Neue Gruppe. Gib einen Gruppennamen, einen Zweck (optional) und eine Gruppenadresse für die neue Gruppe an.

Jetzt kannst du Mitglieder unter Verwendung ihrer E-Mail-Adressen zur Gruppe hinzufügen. Beachte, dass die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Nachrichten, die an die Gruppenadresse gesendet werden, deaktiviert wird, wenn du eine E-Mail-Adresse hinzufügst, die nicht zu Proton Mail gehört. Dies hat keinen Einfluss auf die Verschlüsselung anderer E-Mails, die von Proton Mail-Adressen in der Gruppe empfangen werden.

Wenn du fertig bist, klicke auf die Schaltfläche Speichern, um die Gruppenerstellung abzuschließen. Die Einladungen werden automatisch an die Gruppenmitglieder gesendet.

Wie du Gruppenbesitzer zuweist

Organisationsadministratoren können einer Gruppe einen oder mehrere Besitzer zuweisen. Gruppenbesitzer können bei der Verwaltung der ihnen zugewiesenen Gruppe helfen, was die Delegierung der Gruppenverwaltung innerhalb deiner Organisation erleichtert.

So weist du einen Gruppenbesitzer zu:

1. Gehe in den Einstellungen auf die Seite Gruppen.
2. Wähle die Gruppe aus, die du verwalten möchtest.
3. Suche nach der Person, die du zuweisen möchtest, und klicke auf das Symbol mit den drei Punkten (⋮).
4. Wähle Gruppenbesitzer aus.

Gruppenbesitzer sind in der Mitgliederliste mit einem Badge gekennzeichnet.

Berechtigungen für Gruppenbesitzer

Gruppenbesitzer können die Gruppen verwalten, die sie besitzen, erhalten jedoch keine vollständigen Berechtigungen als Organisationsadministrator. Sie können:

• Gruppeneinstellungen ändern, einschließlich Name, Beschreibung, Adresse und Mitgliederattributen/-rollen
• Gruppenmitglieder hinzufügen und löschen
• Freigabeeinladungen annehmen
• Gruppen löschen

Gruppenbesitzer können deiner Organisation keine neuen Gruppen hinzufügen.

Das Zuweisen eines Gruppenbesitzers hat keinen Einfluss auf die Berechtigungen von Organisationsadministratoren. Admins können weiterhin alle Gruppen in ihrer Organisation verwalten.

Wie du die Sendeberechtigungen für Gruppen konfigurierst

Du kannst über das Menü Wer an diese Gruppenadresse senden darf im Erstellungsbildschirm der Gruppe steuern, wer an eine Gruppe senden darf. Die verfügbaren Optionen sind:

• Jeder — Jeder kann E-Mails an die Gruppenadressen senden. Dies schließt E-Mails von Nicht-Proton-Benutzern ein.
• Gruppenmitglieder — Es werden nur E-Mails akzeptiert, die von den E-Mail-Adressen von Gruppenmitgliedern gesendet werden.
• Niemand — Standardmäßig darf niemand an die Gruppenadresse senden. Admins können diese Berechtigung dann für einzelne Gruppenmitglieder überschreiben.

So gewährst du einem Gruppenmitglied in einer Niemand-Gruppe die Berechtigung, E-Mails an die Gruppe zu senden:

1. Gehe in den Einstellungen auf die Seite Gruppen.
2. Wähle die Gruppe aus und suche das Gruppenmitglied, dessen Berechtigungen du ändern möchtest.
3. Klicke auf die drei Punkte neben dem Namen der Person.

Die Berechtigungsoptionen für Gruppenmitglieder sind:

• Gruppenberechtigungen verwenden — Verwendet die für die Gruppe konfigurierte Sendeberechtigung.
• Senden immer erlauben — Erlaubt dieser Adresse immer das Senden von E-Mails an diese Gruppe, unabhängig von der konfigurierten Berechtigung der Gruppe.

Wie du eine Gruppe bearbeitest

Nachdem eine Gruppe erstellt wurde, können Admins den Gruppennamen, den Zweck, die Sendeberechtigung und die Gruppenmitglieder ändern. Gehe dazu wie folgt vor:

1. Gehe in den Einstellungen auf die Seite Gruppen.
2. Suche die Gruppe, die du bearbeiten möchtest.
3. Klicke auf die Schaltfläche Gruppe bearbeiten.
4. Wenn du fertig bist, klicke auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Wie du als Proton-Benutzer Gruppeneinladungen annimmst

Wenn du verwaltete Mitglieder aus deiner eigenen Organisation zu einer Gruppe hinzufügst, wird die Mitgliedschaft automatisch genehmigt. Benutzer können im Bereich Gruppenmitgliedschaft unter Einstellungen → Konto → Gruppenmitgliedschaft sehen, in welchen Gruppen sie Mitglied sind.

Wenn du private Mitglieder oder E-Mail-Adressen außerhalb deiner Organisation zur Gruppe hinzufügst, muss die Mitgliedschaft zuerst auf dieser Seite bestätigt werden.

Wie du als Nicht-Proton-Benutzer Gruppeneinladungen annimmst

Admins können auch die E-Mail-Adressen von Nicht-Proton-Benutzern zu einer Gruppe hinzufügen. In diesem Fall wird eine E-Mail an das externe Gruppenmitglied gesendet, über die es die Mitgliedschaft annehmen oder ablehnen kann.

Wie du eine E-Mail an eine Gruppe sendest

Um eine E-Mail an eine Gruppe zu senden, füge einfach die Gruppenadresse in das Empfängerfeld deiner E-Mail ein. Die E-Mail wird dann an alle aktiven Mitglieder der Gruppe gesendet.

Häufig gestellte Fragen

Sollte ich Gruppen in Proton Mail oder Kontaktgruppen verwenden?

Vielleicht nutzt du unsere Funktion für Kontaktgruppen bereits für den persönlichen Gebrauch.

Gruppen in Proton Mail eignen sich besser für Organisationen, da sie:

• Zentral verwaltet: Gruppen in Proton Mail werden zentral verwaltet und stehen deiner gesamten Organisation zur Verfügung.
• Immer aktuell: Die Gruppen-E-Mail-Adresse bleibt gültig, selbst wenn du Mitglieder hinzufügst oder entfernst.

Kontaktgruppen sind jedoch auf den Benutzer beschränkt, der sie erstellt, und sind nach dem Senden deiner E-Mail nicht mehr sichtbar. Sie werden durch die einzelnen E-Mail-Adressen der Kontaktgruppe ersetzt.

Kann ich Gruppen in Proton Calendar oder Proton Drive verwenden?

Gruppen werden derzeit in Proton Calendar oder Proton Drive nicht unterstützt. Das bedeutet, dass du keine Gruppe zu einem Termin einladen, keinen Kalender mit einer Gruppe teilen oder Dateien mit einer Gruppe teilen kannst. Wir planen jedoch, dies in Zukunft zu unterstützen.