วิธีใช้งานกลุ่มใน Proton Mail

สามารถสร้างกลุ่มใน Proton Mail เพื่อช่วยให้การสื่อสารของทีมในองค์กรสะดวกยิ่งขึ้น อีเมลที่ส่งไปยังที่อยู่กลุ่มจะถูกส่งต่อไปยังสมาชิกกลุ่มทุกคน ซึ่งช่วยให้ติดต่อสมาชิกทุกคนในทีมได้พร้อมกันโดยใช้ที่อยู่อีเมลเฉพาะเพียงที่อยู่เดียว ฟังก์ชันนี้เรียกกันทั่วไปว่ารายชื่อผู้รับจดหมายหรือรายการแจกจ่าย

กลุ่มใน Proton Mail พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ทุกคนในแผน Mail Professional (ซึ่งขณะนี้เลิกใช้งานแล้ว), Proton Workspace และ Visionary ที่มีโดเมนที่กำหนดเอง

• วิธีจัดการกลุ่ม
  • วิธีสร้างกลุ่ม
  • วิธีกำหนดเจ้าของกลุ่ม
  • วิธีกำหนดค่าการอนุญาตในการส่งของกลุ่ม
  • วิธีแก้ไขกลุ่ม
• วิธียอมรับคำเชิญเข้ากลุ่มในฐานะผู้ใช้ Proton
• วิธียอมรับคำเชิญเข้ากลุ่มในฐานะผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้ Proton
• วิธีส่งอีเมลไปยังกลุ่ม
• คำถามที่พบบ่อย

วิธีจัดการกลุ่ม

ผู้ดูแลระบบองค์กรสามารถจัดการกลุ่มได้ แต่ก่อนอื่น ต้องเปิดใช้งานการรับรองผู้ใช้หลายคน

ในการเริ่มต้น ให้เข้าสู่ระบบ mail.proton.me(หน้าต่างใหม่) และไปที่ การตั้งค่า → การตั้งค่าทั้งหมด → องค์กร → กลุ่ม

วิธีสร้างกลุ่ม

ในการสร้างกลุ่ม ให้คลิกปุ่ม กลุ่มใหม่ จากนั้นระบุชื่อกลุ่ม จุดประสงค์ (ไม่บังคับ) และที่อยู่กลุ่มสำหรับกลุ่มใหม่

ขณะนี้สามารถเพิ่มสมาชิกในกลุ่มโดยใช้ที่อยู่อีเมลของสมาชิกได้ โปรดทราบว่าหากเพิ่มที่อยู่อีเมลที่ไม่ใช่ของ Proton Mail ลงในกลุ่ม การเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทางสำหรับข้อความที่ส่งไปยังที่อยู่กลุ่มจะถูกปิดใช้งาน ซึ่งจะไม่ส่งผลกระทบต่อการเข้ารหัสลับของอีเมลอื่นๆ ที่ได้รับโดยที่อยู่ Proton Mail ในกลุ่ม

เมื่อเสร็จสิ้น ให้คลิกปุ่ม บันทึก เพื่อเสร็จสิ้นการสร้างกลุ่ม คำเชิญจะถูกส่งไปยังสมาชิกกลุ่มโดยอัตโนมัติ

วิธีกำหนดเจ้าของกลุ่ม

ผู้ดูแลระบบองค์กรสามารถกำหนดเจ้าของตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไปให้กับกลุ่มได้ เจ้าของกลุ่มสามารถช่วยจัดการกลุ่มที่ได้รับมอบหมาย ซึ่งทำให้การมอบหมายการบริหารจัดการกลุ่มภายในองค์กรสะดวกยิ่งขึ้น

ในการกำหนดเจ้าของกลุ่ม:

1. ไปที่หน้า กลุ่ม ในการตั้งค่า
2. เลือกกลุ่มที่ต้องการจัดการ
3. ค้นหาบุคคลที่ต้องการมอบหมายและคลิกไอคอน จุดสามจุด (⋮)
4. เลือก เจ้าของกลุ่ม

เจ้าของกลุ่มจะมีเครื่องหมายป้ายกำกับในรายการสมาชิก

การอนุญาตของเจ้าของกลุ่ม

เจ้าของกลุ่มสามารถจัดการกลุ่มที่เป็นเจ้าของได้ แต่จะไม่ได้รับสิทธิ์การอนุญาตทั้งหมดของผู้ดูแลระบบองค์กร โดยสามารถ:

• แก้ไขการตั้งค่ากลุ่ม รวมถึงชื่อ รายละเอียด ที่อยู่ และแอตทริบิวต์/บทบาทของสมาชิก
• เพิ่มและลบสมาชิกกลุ่ม
• ยอมรับคำเชิญแชร์
• ลบกลุ่ม

เจ้าของกลุ่มไม่สามารถเพิ่มกลุ่มใหม่ในองค์กรได้

การมอบหมายเจ้าของกลุ่มไม่ส่งผลกระทบต่อการอนุญาตของผู้ดูแลระบบองค์กร ผู้ดูแลระบบยังคงสามารถจัดการกลุ่มทั้งหมดในองค์กรได้

วิธีกำหนดค่าการอนุญาตในการส่งของกลุ่ม

สามารถควบคุมผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ส่งไปยังกลุ่มได้โดยใช้เมนู ใครสามารถส่งไปยังที่อยู่กลุ่มนี้ได้บ้าง ในหน้าจอการสร้างกลุ่ม ตัวเลือกที่มีคือ:

• ทุกคน — ทุกคนสามารถส่งอีเมลไปยังที่อยู่กลุ่มได้ ซึ่งรวมถึงอีเมลจากผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้ Proton
• สมาชิกกลุ่ม — จะยอมรับเฉพาะอีเมลที่ส่งจากที่อยู่อีเมลของสมาชิกกลุ่มเท่านั้น
• ไม่มีใครเลย — ตามค่าเริ่มต้น จะไม่มีใครได้รับอนุญาตให้ส่งไปยังที่อยู่กลุ่มได้ จากนั้นผู้ดูแลระบบจะสามารถแทนที่การอนุญาตนี้สำหรับสมาชิกกลุ่มแต่ละคนได้

ในการให้สิทธิ์สมาชิกกลุ่มในกลุ่มแบบ ไม่มีใครเลย ให้ส่งอีเมลไปยังกลุ่มได้:

1. ไปที่หน้า กลุ่ม ในการตั้งค่า
2. เลือกกลุ่มและค้นหาสมาชิกกลุ่มที่ต้องการเปลี่ยนการอนุญาต
3. คลิกที่จุดสามจุดถัดจากชื่อของพวกเขา

ตัวเลือกการอนุญาตของสมาชิกกลุ่มคือ:

• ใช้การอนุญาตของกลุ่ม — ใช้การอนุญาตในการส่งที่กำหนดค่าไว้สำหรับกลุ่ม
• อนุญาตให้ส่งเสมอ — อนุญาตให้ที่อยู่นี้ส่งอีเมลไปยังกลุ่มนี้ได้เสมอ ไม่ว่ากลุ่มจะได้รับการกำหนดค่าการอนุญาตไว้อย่างไร

วิธีแก้ไขกลุ่ม

หลังจากสร้างกลุ่มแล้ว ผู้ดูแลระบบสามารถเปลี่ยนชื่อกลุ่ม จุดประสงค์ การอนุญาตในการส่ง และสมาชิกกลุ่มได้ ในการดำเนินการดังกล่าว:

1. ไปที่หน้า กลุ่ม ในการตั้งค่า
2. ค้นหากลุ่มที่ต้องการแก้ไข
3. คลิกปุ่ม แก้ไขกลุ่ม
4. เมื่อเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้คลิกปุ่ม บันทึก เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

วิธีตอบรับคำเชิญเข้าร่วมกลุ่มในฐานะผู้ใช้ Proton

เมื่อเพิ่มสมาชิกที่อยู่ภายใต้การดูแลจากองค์กรไปยังกลุ่ม การเป็นสมาชิกจะได้รับการอนุมัติโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้งานสามารถดูว่าตนเองเป็นสมาชิกของกลุ่มใดบ้างได้ที่ส่วน การเป็นสมาชิกกลุ่ม ใน การตั้งค่า → บัญชี → การเป็นสมาชิกกลุ่ม

เมื่อเพิ่มสมาชิกส่วนตัวหรือที่อยู่อีเมลภายนอกองค์กรไปยังกลุ่ม การเป็นสมาชิกจะต้องได้รับการยืนยันในหน้านี้ก่อน

วิธีตอบรับคำเชิญเข้าร่วมกลุ่มสำหรับผู้ที่ไม่ได้ใช้ Proton

ผู้ดูแลระบบยังสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้ Proton ไปยังกลุ่มได้ด้วย ในกรณีนี้ อีเมลจะถูกส่งไปยังสมาชิกกลุ่มภายนอก เพื่อให้สามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเป็นสมาชิกได้

วิธีส่งอีเมลไปยังกลุ่ม

หากต้องการส่งอีเมลไปยังกลุ่ม เพียงเพิ่มที่อยู่กลุ่มลงในช่องข้อมูลผู้รับในอีเมล จากนั้นอีเมลจะถูกส่งไปยังสมาชิกทุกคนในกลุ่มที่เปิดใช้งานอยู่

คำถามที่พบบ่อย

ควรใช้กลุ่มใน Proton Mail หรือกลุ่มผู้ติดต่อ?

อาจมีการใช้งานคุณสมบัติ กลุ่มผู้ติดต่อ สำหรับการใช้งานส่วนตัวอยู่แล้ว

กลุ่มใน Proton Mail เหมาะสำหรับองค์กรมากกว่าเนื่องจาก:

• จัดการจากส่วนกลาง: กลุ่มใน Proton Mail จะได้รับการจัดการจากส่วนกลาง และพร้อมใช้งานทั่วทั้งองค์กร
• อัปเดตอยู่เสมอ: ที่อยู่อีเมลกลุ่มยังคงใช้งานได้อยู่เสมอ แม้จะมีการเพิ่มหรือลบสมาชิกออกก็ตาม

อย่างไรก็ตาม กลุ่มผู้ติดต่อจะถูกจำกัดเฉพาะผู้ใช้ที่สร้างกลุ่มขึ้นมาเท่านั้น และจะไม่แสดงให้เห็นเมื่อส่งอีเมลแล้ว โดยจะถูกแทนที่ด้วยที่อยู่อีเมลของแต่ละบุคคลที่อยู่ในกลุ่มผู้ติดต่อดังกล่าว

ฉัน สามารถใช้กลุ่มภายใน Proton Calendar หรือ Proton Drive ได้หรือไม่?

ในขณะนี้ยังไม่รองรับการใช้งานกลุ่มภายใน Proton Calendar หรือ Proton Drive ซึ่งหมายความว่าไม่สามารถเชิญกลุ่มเข้าร่วมกิจกรรม แชร์ปฏิทินกับกลุ่ม หรือแชร์ไฟล์กับกลุ่มได้ โดยสิ่งเหล่านี้คือสถานการณ์ที่มีแผนจะรองรับในอนาคต