Cómo usar grupos en Proton Mail
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Puedes crear grupos en Proton Mail para facilitar la comunicación de los equipos de tu organización. Los correos electrónicos que envíes a la dirección de un grupo se reenviarán a todos sus miembros, lo que te permitirá a ti y a otras partes interesadas poneros en contacto con todos los miembros del equipo de un grupo simultáneamente usando una única dirección de correo electrónico. Esta funcionalidad también se conoce comúnmente como lista de direcciones o lista de distribución.
Los grupos en Proton Mail están disponibles para todos los usuarios que cumplan los requisitos de los planes Mail Professional (ahora obsoleto), Proton Workspace y Visionary con un dominio personalizado.
- Cómo administrar grupos
- Cómo aceptar invitaciones a grupos como usuario de Proton
- Cómo aceptar invitaciones a grupos como usuario que no es de Proton
- Cómo enviar un correo electrónico a un grupo
- Preguntas frecuentes
Cómo administrar grupos
Los administradores de la organización pueden administrar grupos, pero primero debes activar el soporte multiusuario.
Para empezar, inicia sesión en mail.proton.me(ventana nueva) y ve a Configuración → Todos los ajustes → Organización → Grupos.
Cómo crear un grupo
Para crear un grupo, haz clic en el botón Nuevo grupo. Especifica un nombre de grupo, el propósito (opcional) y la dirección del grupo para el nuevo grupo.
Ahora puedes añadir miembros al grupo utilizando sus direcciones de correo electrónico. Ten en cuenta que si añades una dirección de correo electrónico que no sea de Proton Mail al grupo, el cifrado de extremo a extremo para los mensajes dirigidos a la dirección del grupo se desactivará. Esto no afecta al cifrado de otros correos electrónicos recibidos por las direcciones de Proton Mail del grupo.
Cuando hayas terminado, haz clic en el botón Guardar para finalizar la creación del grupo. Las invitaciones se enviarán automáticamente a los miembros del grupo.
Cómo asignar propietarios de grupo
Los administradores de la organización pueden asignar uno o más propietarios a un grupo. Los propietarios de grupo pueden ayudar a administrar el grupo al que están asignados, lo que facilita la delegación de la administración del grupo dentro de tu organización.
Para asignar un propietario de grupo:
- Ve a la página Grupos en Configuración.
- Selecciona el grupo que quieras administrar.
- Busca a la persona que quieras asignar y haz clic en el icono de los tres puntos (⋮).
- Selecciona Propietario de grupo.
Los propietarios de grupo están marcados con una insignia en la lista de miembros.
Permisos del propietario de grupo
Los propietarios de grupo pueden administrar los grupos de los que son propietarios, pero no obtienen todos los permisos de administrador de la organización. Pueden:
- Cambiar la configuración del grupo, incluidos el nombre, la descripción, la dirección y los atributos o roles de los miembros
- Añadir y eliminar miembros del grupo
- Aceptar invitaciones para compartir
- Eliminar grupos
Los propietarios de grupo no pueden añadir nuevos grupos a tu organización.
Asignar un propietario de grupo no afecta a los permisos de los administradores de la organización. Los administradores pueden seguir administrando todos los grupos de su organización.
Cómo configurar los permisos de envío de los grupos
Puedes controlar quién tiene permitido enviar a un grupo mediante el menú Quién puede enviar a la dirección de este grupo en la pantalla de creación de grupos. Las opciones disponibles son:
- Todos — Cualquier persona puede enviar correos electrónicos a las direcciones del grupo. Esto incluye los correos electrónicos de usuarios que no son de Proton.
- Miembros del grupo — Solo se aceptan los correos electrónicos enviados desde las direcciones de correo electrónico de los miembros del grupo.
- Nadie — Por defecto, nadie tiene permitido realizar envíos a la dirección del grupo. Los administradores pueden anular este permiso para miembros individuales del grupo.
Para conceder permiso de envío de correos electrónicos al grupo a un miembro de un grupo configurado como Nadie:
- Ve a la página de Grupos en Configuración.
- Selecciona el grupo y busca al miembro del grupo cuyos permisos quieras cambiar.
- Haz clic en los tres puntos junto a su nombre.
Las opciones de permiso de los miembros del grupo son:
- Usar permisos del grupo — Utiliza el permiso de envío configurado para el grupo.
- Permitir siempre el envío — Permite siempre que esta dirección envíe correos electrónicos a este grupo, independientemente del permiso configurado para el grupo.
Cómo editar un grupo
Una vez creado un grupo, los administradores pueden cambiar el nombre del grupo, el propósito, el permiso de envío y los miembros del grupo. Para hacerlo:
- Ve a la página de Grupos en Configuración.
- Busca el grupo que quieras editar.
- Haz clic en el botón Editar el grupo.
- Cuando termines, haz clic en el botón Guardar para guardar los cambios.
Cómo aceptar invitaciones a grupos como usuario de Proton
Cuando añades miembros administrados de tu propia organización a un grupo, la pertenencia se aprueba automáticamente. Los usuarios pueden ver de qué grupos forman parte en la sección Miembros del grupo en Configuración → Cuenta → Miembros del grupo.
Al añadir miembros privados o direcciones de correo electrónico ajenas a tu organización al grupo, la pertenencia primero debe confirmarse en esta página.
Cómo aceptar invitaciones a grupos como usuario que no es de Proton
Los administradores también pueden añadir direcciones de correo electrónico de usuarios que no sean de Proton a un grupo. En este caso, se enviará un correo electrónico al miembro externo del grupo, lo que le permitirá aceptar o rechazar la pertenencia.
Cómo enviar un correo electrónico a un grupo
Para enviar un correo electrónico a un grupo, solo tienes que añadir la dirección del grupo en el campo del destinatario de tu correo. El correo se enviará a todos los miembros activos del grupo.
Preguntas frecuentes
¿Debería usar los grupos de Proton Mail o los grupos de contactos?
Es posible que ya uses nuestra función de grupos de contactos para uso personal.
Los grupos en Proton Mail se adaptan mejor a las organizaciones, ya que:
- Administrados de forma centralizada: los grupos en Proton Mail se administran de manera centralizada y están disponibles para toda tu organización.
- Siempre actualizados: la dirección de correo electrónico del grupo sigue siendo válida, incluso al añadir o eliminar miembros.
Sin embargo, los grupos de contactos están limitados al usuario que los crea y no son visibles una vez que se envía tu correo; se reemplazan por las direcciones de correo electrónico individuales que pertenecen al grupo de contactos.
¿Puedo yo usar grupos en Proton Calendar o Proton Drive?
Por el momento, los grupos no son compatibles con Proton Calendar ni Proton Drive, lo que significa que no puedes invitar a un grupo a un evento, compartir un calendario con un grupo ni compartir archivos con un grupo. Estos son casos que tenemos planeado admitir en el futuro.