Hầu hết chúng ta đều tạo địa chỉ email đầu tiên khi còn là thanh thiếu niên mới sử dụng internet lần đầu. Thật không may, một số địa chỉ email này bao gồm biệt danh thời thơ ấu, tên thú cưng và những tên gọi kỳ quặc khác, gây ra sự bối rối khi phải cung cấp cho người khác. Các địa chỉ email không chính thức hoặc thiếu chuyên nghiệp thậm chí có thể ảnh hưởng đến cơ hội được tuyển dụng(cửa sổ mới).
Dù lý do thay đổi địa chỉ email là gì, dưới đây là năm bước có thể thực hiện để giữ cho quá trình này diễn ra dễ dàng nhất có thể.
Tài khoản email chứa rất nhiều thông tin nhạy cảm, và bước đầu tiên để thay đổi địa chỉ email là lựa chọn một nhà cung cấp email tập trung mạnh mẽ vào bảo mật và quyền riêng tư. Các nhà cung cấp email đáng tin cậy sử dụng các giao thức mã hóa đã được kiểm chứng qua thời gian, chẳng hạn như AES(cửa sổ mới) và RSA, để bảo vệ email. AES, trong đặc biệt, đã được chính phủ Hoa Kỳ lựa chọn làm thuật toán mật mã khi truyền tải dữ liệu nhạy cảm.
Ngoài ra, nên tìm kiếm một nhà cung cấp email bảo mật hỗ trợ mã hóa đầu cuối (E2EE), như Proton Mail. E2EE được coi là tiêu chuẩn vàng để bảo mật thông tin liên lạc qua email, mang lại mức độ quyền riêng tư cao nhất bằng cách đảm bảo chỉ bạn (người gửi) và người nhận mới có thể đọc thư. Bằng cách này, ngay cả khi email rơi vào tay kẻ xấu, các thư vẫn được giữ riêng tư.
Tùy thuộc vào mục đích của địa chỉ email, có một vài cách để tạo địa chỉ email mới. Nếu sử dụng địa chỉ email cho mục đích chuyên môn (chẳng hạn như ứng tuyển việc làm), tốt nhất nên giữ cho địa chỉ đó nghiêm túc và trung lập. Địa chỉ email chuyên nghiệp có thể có nhiều định dạng, nhưng thường bao gồm họ và tên. Ví dụ: nếu tên là John Smith, địa chỉ email chuyên nghiệp có thể là:
Nếu muốn ẩn danh hơn trên internet, cũng có thể tạo một địa chỉ email mới không bao giờ bao gồm thông tin cá nhân. Trong trường hợp này, một địa chỉ email không chính thức sẽ phù hợp. Có thể sử dụng trình tạo tên email để tìm địa chỉ email hoàn hảo cho nhu cầu của mình.
Các biệt danh email
Biệt danh email cũng là một cách tuyệt vời để duy trì tính ẩn danh tốt hơn trong khi vẫn bảo vệ địa chỉ email cá nhân. Nếu đang sử dụng Proton Mail, có thể tạo biệt danh email theo hai cách:
- Thêm dấu cộng (+) vào địa chỉ email hiện tại, ví dụ: johnsmith+shopping@proton.me
- Tạo một tên người dùng mới, ví dụ: oscarwilde235@proton.me
Tất cả các email được gửi đến các biệt danh sẽ được chuyển vào hộp thư đến Proton Mail như bình thường.
Một trong những bất tiện lớn nhất khi thay đổi địa chỉ email là mất quyền truy cập vào các thư, liên hệ và tập tin đính kèm quan trọng. Tuy nhiên, hầu hết các nhà cung cấp email sẽ cho phép chuyển đổi các email cũ để có thể dễ dàng tiếp tục công việc đang dang dở.
Easy Switch
Bằng cách sử dụng Easy Switch của Proton Mail, có thể chuyển giao an toàn các email, thư mục và liên hệ từ một tài khoản email bên ngoài sang Proton Mail. Easy Switch được tích hợp hoàn toàn vào Proton Mail, cho phép nhập email từ bất kỳ nhà cung cấp nào sử dụng IMAP.
Khi xem xét lại quá trình nhập, Easy Switch sẽ hiển thị bản tóm tắt các tệp đã sẵn sàng để chuyển đổi:
- Số lượng thư mục được tìm thấy trong tài khoản email bên ngoài, bao gồm các thư mục mặc định như Hộp thư đến, Lưu trữ, Đã gửi và Thư nháp
- Phạm vi ngày của các email dự kiến sẽ được nhập
- Các nhãn của email dự kiến sẽ được nhập
Có thể tùy chỉnh quá trình nhập theo ý muốn. Nếu việc chuyển đổi tất cả email cùng một lúc có vẻ quá tải, luôn có thể ưu tiên các thông tin nhạy cảm trước tiên — các thư mục và email chứa cập nhật từ ngân hàng và nhà cung cấp dịch vụ y tế nên được chuyển vào hộp thư đến Proton Mail riêng tư. Điều này cũng mang lại cơ hội để bắt đầu lại từ đầu và loại bỏ các email rác.
If you’re switching từ Gmail sang Proton Mail, có thể nhập các liên hệ và lịch:
- Các sự kiện đã lưu sẽ xuất hiện trong Proton Calendar mới theo mặc định.
- Các liên hệ đã lưu sẽ xuất hiện trong danh bạ Proton Mail.
Sau khi đã nhập các liên hệ, có thể sắp xếp chúng vào một Nhóm liên hệ duy nhất lên tới 100 người và thông báo cho họ về địa chỉ email mới chỉ bằng một email duy nhất. Điều này giúp tránh khỏi sự phiền toái khi phải thông báo cho từng người một.
Bước tiếp theo để thay đổi địa chỉ email là thiết lập chuyển tiếp email và tự động trả lời trong hộp thư đến cũ. Tính năng chuyển tiếp email sẽ chuyển tiếp tất cả các email liên quan đến hộp thư đến Proton Mail để có thể tiếp tục nhận email mà không bị gián đoạn. Tùy thuộc vào nhà cung cấp email, có thể chọn chuyển tiếp tất cả các thư mới hoặc chỉ những thư nhất định.
Cũng có thể triển khai tính năng tự động trả lời để thông báo cho người gửi rằng địa chỉ email đã thay đổi. Hầu hết các trình tự động trả lời sẽ cho phép nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho chế độ tự động trả lời, đồng thời có thể tạo các bộ lọc và quy tắc tùy chỉnh để chỉ định thời điểm gửi và người nhận thư tự động trả lời.
Trong khi thiết lập chuyển tiếp email và tự động trả lời trong hộp thư đến cũ, hãy thống kê lại tất cả các trang web và tài khoản trực tuyến đang sử dụng địa chỉ email cũ. Cũng có thể kiểm tra thư mục Thùng rác để xác định các vị trí khác mà địa chỉ email cũ từng được sử dụng trước khi cập nhật các tài khoản.
Đây cũng là thời điểm thích hợp để xem xét lại các lượt đăng ký nhận bản tin và hủy đăng ký khỏi những bản tin không còn muốn nhận nữa. Nếu nhận được một bản tin không mong muốn trong hộp thư đến Proton Mail, có thể sử dụng nút hủy đăng ký bằng một cú nhấp chuột để dễ dàng hủy đăng ký.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, người dùng cũng có thể hoàn toàn yên tâm khi biết rằng hộp thư đến Proton Mail không có trình theo dõi gián điệp. Tính năng bảo vệ chống theo dõi nâng cao sẽ tự động chặn các điểm ảnh theo dõi vô hình thường thấy trong các bản tin và email quảng cáo, đồng thời ẩn địa chỉ IP trong quá trình này.
Ngay cả sau khi đã thiết lập hộp thư đến Proton Mail mới, hãy đợi một thời gian trước khi xóa tài khoản email cũ để đảm bảo thay đổi đã được ghi nhận ở mọi nơi. Trong thời gian đó, hãy trải nghiệm một hộp thư đến mới tôn trọng quyền riêng tư!
