Dữ liệu không được sử dụng tích cực nhưng được lưu trữ trên ổ đĩa cứng, trong cơ sở dữ liệu hoặc trong bộ lưu trữ đám mây.

Dữ liệu đang được truy cập, sửa đổi hoặc xử lý bởi người dùng hoặc ứng dụng được ủy quyền.

Mất dữ liệu thường xảy ra khi nhân viên gửi nhầm dữ liệu bảo mật cho người nhận không đúng hoặc tải dữ liệu đó lên một nền tảng không an toàn. Ít phổ biến hơn là trường hợp nhân viên hoặc nhà thầu đánh cắp hoặc rò rỉ thông tin nhạy cảm.

Mật khẩu yếu hoặc bị rò rỉ là một trong những con đường phổ biến nhất để kẻ tấn công có được quyền truy cập vào tài khoản mà không cần hack hệ thống. Các cuộc tấn công lừa đảo và kỹ nghệ xã hội (social engineering), nơi hacker lừa nhân viên tiết lộ tên người dùng, mật khẩu và thông tin nhạy cảm khác, cũng rất phổ biến. Cũng có thể xảy ra các sự cố với phần mềm độc hại và mã độc tống tiền (ransomware), khi tội phạm mạng mã hóa hoặc đánh cắp các tệp quan trọng, đôi khi đòi tiền chuộc. Cuối cùng, tấn công trung gian (man-in-the-middle)(cửa sổ mới) là mối đe dọa phổ biến đối với dữ liệu đang truyền tải nếu mạng không được mã hóa đúng cách.

Hệ thống cấu hình sai, máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh bị mất hoặc bị đánh cắp và các lỗi đơn giản của con người, chẳng hạn như vô tình xóa tệp hoặc không cài đặt các bản cập nhật phần mềm, đều có thể khiến dữ liệu dễ bị truy cập trái phép.

Triển khai trình quản lý mật khẩu doanh nghiệp cho phép tổ chức lưu trữ và quản lý mật khẩu của công ty một cách an toàn. Trình quản lý mật khẩu giúp nhân viên dễ dàng tạo mật khẩu mạnh, duy nhất và sử dụng 2FA trên tất cả các tài khoản. Công cụ này cũng mã hóa mật khẩu và các thông tin nhạy cảm khác bằng công nghệ mã hóa đầu cuối, giúp chúng luôn an toàn ngay cả khi xảy ra sự cố vi phạm dữ liệu.

Phù hợp nhất cho: Giảm thiểu rủi ro vi phạm dữ liệu do mật khẩu yếu hoặc được sử dụng lại, cũng như các cuộc tấn công lừa đảo.

Phần mềm này được triển khai trong cơ sở hạ tầng của chính tổ chức, giúp kiểm soát dữ liệu được lưu trữ trên các máy chủ, cơ sở dữ liệu và các điểm cuối. Giải pháp này có khả năng tùy biến cao và thường được các ngành có yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt ưu tiên lựa chọn.

Phù hợp nhất cho: Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm lưu trữ trong các hệ thống và mạng nội bộ.

DLP đám mây gốc được thiết kế cho các doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào các ứng dụng SaaS và lưu trữ đám mây. Được cung cấp dưới dạng dịch vụ, giải pháp này dễ dàng mở rộng quy mô và bảo vệ dữ liệu nằm trong các ứng dụng đám mây hoặc di chuyển giữa chúng.

Phù hợp nhất cho: Các tổ chức sử dụng Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce hoặc các nền tảng SaaS khác.

Phần mềm này chạy trực tiếp trên các thiết bị, bao gồm máy tính xách tay, máy tính để bàn và điện thoại di động. Phần mềm giúp ngăn chặn việc sao chép, chia sẻ hoặc in tệp trái phép và bảo vệ dữ liệu ngay cả khi thiết bị ngoại tuyến.

Phù hợp nhất cho: Các doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa hoặc xử lý các tệp nhạy cảm trên thiết bị cá nhân.

Phần mềm DLP mạng giám sát dữ liệu đang truyền khi di chuyển qua các mạng của công ty. Có thể mã hóa, chặn hoặc cách ly thông tin nhạy cảm trước khi rời khỏi mạng.

Phù hợp nhất cho: Ngăn chặn dữ liệu rời khỏi tổ chức qua email hoặc các kênh mạng không được phê duyệt.

Các giải pháp DLP cấp đám mây hoặc ứng dụng tập trung vào việc bảo mật dữ liệu bên trong các nền tảng SaaS, API và dịch vụ lưu trữ đám mây cụ thể. Phần mềm có thể kiểm soát người có quyền tải xuống, chia sẻ hoặc đồng bộ hóa tệp, đảm bảo các tệp nhạy cảm không bị lộ do vô ý.

Phù hợp nhất cho: Các công ty cộng tác mạnh mẽ trên các nền tảng phần mềm của bên thứ ba.

Việc hạn chế truy cập giúp ngăn chặn nhân viên không được ủy quyền hoặc các bên bên ngoài xử lý các tệp nhạy cảm.

Cách phần mềm DLP hỗ trợ: Đảm bảo chỉ nhân viên được ủy quyền mới có thể truy cập, tải xuống, in hoặc chia sẻ các tệp nhạy cảm bằng cách tích hợp với hệ thống quản lý danh tính và truy cập (IAM).

Giải pháp tốt nhất: Các công cụ DLP điểm cuối và DLP mạng áp dụng các quyền dựa trên vai trò ở cấp độ thiết bị và mạng, trong khi trình quản lý mật khẩu doanh nghiệp cung cấp cho quản trị viên khả năng quản lý và giám sát quyền truy cập của người dùng vào các công cụ và tệp được bảo vệ bằng mật khẩu.

Dữ liệu cần được mã hóa cả ở trạng thái nghỉ (trên máy chủ hoặc điểm cuối) và khi đang truyền (qua internet).

Cách phần mềm DLP hỗ trợ: Thực thi mã hóa tự động trước khi các tệp rời khỏi mạng hoặc khi được lưu trữ trên đám mây.

Giải pháp tốt nhất: DLP mạng cho lưu lượng đang truyền, DLP lưu trữ cho các tệp ở trạng thái nghỉ, và trình quản lý mật khẩu doanh nghiệp để mã hóa tất cả thông tin đăng nhập.

Xác định dữ liệu nào là công khai, nội bộ, bí mật hoặc cực kỳ nhạy cảm và áp dụng các nhãn để hướng dẫn cách xử lý thông tin và những ai có quyền truy cập.

Cách phần mềm DLP hỗ trợ: Quét các tệp, email và tài liệu để phát hiện dữ liệu nhạy cảm và áp dụng các nhãn phân loại.

Giải pháp tốt nhất: Các công cụ DLP lưu trữ và DLP đám mây hỗ trợ việc khám phá và phân loại dữ liệu.

Sai sót của con người — như gửi tệp bảo mật qua email cho nhầm người nhận — là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến rò rỉ dữ liệu.

Cách phần mềm DLP hỗ trợ: Gửi các lời nhắc và cảnh báo theo thời gian thực để cảnh báo nhân viên khi họ cố gắng di chuyển hoặc chia sẻ dữ liệu bị hạn chế, đồng thời triển khai các quyền dựa trên vai trò.

Giải pháp tốt nhất: DLP điểm cuối và DLP đám mây giám sát các hành động của người dùng ở cấp độ thiết bị và ứng dụng. Trình quản lý mật khẩu doanh nghiệp có thể ngăn chặn truy cập trái phép và cho phép quản trị viên giám sát quyền truy cập cũng như việc sử dụng.

Sao lưu dữ liệu đảm bảo rằng nếu các tệp bị mất, hỏng hoặc bị mã hóa bởi mã độc tống tiền, doanh nghiệp có thể khôi phục nhanh chóng.

Cách phần mềm DLP hỗ trợ: Đảm bảo dữ liệu nhạy cảm được bảo vệ trước khi được lưu trữ bằng cách hoạt động kết hợp với các công cụ sao lưu. Một số giải pháp có thể gắn cờ nếu dữ liệu bị quản lý được sao lưu không đúng cách.

Giải pháp tốt nhất: DLP lưu trữ đảm bảo các bản sao lưu không chứa các tệp nhạy cảm chưa được bảo vệ.