वह डेटा जो सक्रिय रूप से उपयोग में नहीं है, लेकिन हार्ड ड्राइव, डेटाबेस या क्लाउड स्टोरेज में स्टोर किया गया है।

वह डेटा जिसे अधिकृत उपयोगकर्ताओं या एप्लीकेशन द्वारा एक्सेस, संशोधित या प्रोसेस किया जा रहा है।

डेटा लॉस आमतौर पर तब होता है जब कर्मचारी गलती से गोपनीय डेटा को गलत प्राप्तकर्ता को भेज देते हैं या इसे किसी असुरक्षित प्लैटफॉर्म पर अपलोड कर देते हैं। कम सामान्य मामलों में, आप पा सकते हैं कि कर्मचारी या कॉन्ट्रैक्टर संवेदनशील जानकारी चुरा रहे हैं या लीक कर रहे हैं।

कमज़ोर या लीक हुए पासवर्ड उन सबसे आम तरीकों में से एक हैं जिनसे हमलावर सिस्टम को हैक किए बिना ही खातों तक एक्सेस प्राप्त कर लेते हैं। फिशिंग और सोशल इंजीनियरिंग हमले, जहाँ हैकर्स कर्मचारियों को धोखा देकर यूज़रनेम, पासवर्ड और अन्य संवेदनशील जानकारी हासिल कर लेते हैं, वे भी व्यापक रूप से फैले हुए हैं। आपको मालवेयर और रैंसमवेयर से जुड़ी समस्याओं का भी सामना करना पड़ सकता है, जहाँ साइबर अपराधी महत्वपूर्ण फ़ाइलों को एन्क्रिप्ट करते हैं या चुरा लेते हैं, और कभी-कभी फिरौती की मांग करते हैं। अंत में, यदि नेटवर्क ठीक से एन्क्रिप्ट नहीं किए गए हैं, तो मैन-इन-द-मिडिल हमले(नई विंडो) ट्रांज़िट में मौजूद डेटा के लिए एक आम खतरा हैं।

गलत कॉन्फ़िगर किए गए सिस्टम, खोए या चोरी हुए लैपटॉप या स्मार्टफोन, और सरल मानवीय एरर, जैसे गलती से फ़ाइलों को मिटा देना या सॉफ्टवेयर अपडेट इंस्टॉल करने में विफल रहना, ये सभी डेटा को अनधिकृत एक्सेस के प्रति संवेदनशील बना सकते हैं।

एक बिजनेस पासवर्ड मैनेजर लागू करने से आपका संगठन कंपनी के पासवर्ड सुरक्षित रूप से स्टोर और प्रबंधित करने में सक्षम होता है। एक पासवर्ड मैनेजर कर्मचारियों के लिए अपने सभी खातों पर मज़बूत, यूनीक पासवर्ड बनाना और 2-एफए का उपयोग करना आसान बनाता है। यह आपके पासवर्ड और अन्य संवेदनशील जानकारी को शुरु-से-अंत तक एन्क्रिप्शन का उपयोग करके एन्क्रिप्ट भी करता है, जिससे डेटा लीक होने की स्थिति में भी वे सुरक्षित रहते हैं।

इसके लिए सबसे अच्छा: कमज़ोर या दोबारा इस्तेमाल किए गए पासवर्ड के साथ-साथ फिशिंग हमलों के परिणामस्वरूप होने वाले डेटा लीक के जोखिम को कम करना।

यह सॉफ्टवेयर आपके संगठन के अपने बुनियादी ढांचे के भीतर लागू किया जाता है, जिससे आपको सर्वर, डेटाबेस और एंडपॉइंट पर स्टोर किए गए डेटा पर नियंत्रण मिलता है। यह अत्यधिक अनुकूलन योग्य है और अक्सर सख्त अनुपालन आवश्यकताओं वाले उद्योगों द्वारा पसंद किया जाता है।

इसके लिए सबसे अच्छा: आंतरिक सिस्टम और नेटवर्क के भीतर रहने वाले संवेदनशील डेटा की सुरक्षा करना।

क्लाउड-नेटिव DLP उन व्यवसायों के लिए डिज़ाइन किया गया है जो SaaS ऐप और क्लाउड स्टोरेज पर अत्यधिक निर्भर हैं। एक सेवा के रूप में डिलीवर किया जाने वाला, यह आसानी से स्केल होता है और क्लाउड ऐप में मौजूद या उनके बीच स्थानांतरित होने वाले डेटा की सुरक्षा करता है।

इसके लिए सबसे अच्छा: वे संगठन जो Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce, या अन्य SaaS प्लैटफॉर्म का उपयोग करते हैं।

यह सॉफ्टवेयर सीधे लैपटॉप, डेस्कटॉप और मोबाइल फोन सहित डिवाइस पर चलता है। यह फ़ाइलों की अनधिकृत कॉपी करने, शेयर करने या प्रिंट करने से रोकता है और डिवाइस के ऑफलाइन होने पर भी डेटा की सुरक्षा करता है।

इसके लिए सबसे अच्छा: ऐसे कर्मचारी वाले बिज़नेस जो दूरस्थ रूप से काम करते हैं या व्यक्तिगत डिवाइस पर संवेदनशील फ़ाइलों को संभालते हैं।

नेटवर्क DLP सॉफ्टवेयर कंपनी नेटवर्क में ट्रांज़िट के दौरान डेटा की निगरानी करता है। यह संवेदनशील जानकारी को नेटवर्क से बाहर जाने से पहले एन्क्रिप्ट, ब्लॉक या क्वारंटीन कर सकता है।

इसके लिए सबसे अच्छा: ईमेल या अस्वीकृत नेटवर्क चैनलों के माध्यम से डेटा को संगठन से बाहर जाने से रोकना।

क्लाउड या एप्लीकेशन-स्तरीय DLP समाधान विशिष्ट SaaS प्लैटफॉर्म, एपीआई और क्लाउड स्टोरेज सेवाओं के अंदर डेटा को सुरक्षित करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं। यह सॉफ्टवेयर नियंत्रित कर सकता है कि कौन फ़ाइलों को डाउनलोड, शेयर या सिंक कर सकता है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि संवेदनशील फ़ाइलें गलती से उजागर न हों।

इसके लिए सबसे अच्छा: वे कंपनियाँ जो तीसरें-पार्टी सॉफ्टवेयर प्लैटफॉर्म में व्यापक रूप से सहयोग करती हैं।

एक्सेस को प्रतिबंधित करने से अनधिकृत कर्मचारियों या बाहरी पक्षों को संवेदनशील फ़ाइलों को संभालने से रोका जा सकता है।

DLP सॉफ्टवेयर कैसे मदद करता है: पहचान और एक्सेस प्रबंधन (IAM) के साथ एकीकृत करके यह सुनिश्चित करना कि केवल अधिकृत कर्मचारी ही संवेदनशील फ़ाइलों को एक्सेस, डाउनलोड, प्रिंट या शेयर कर सकें।

सर्वोत्तम समाधान: एंडपॉइंट DLP और नेटवर्क DLP टूल्स डिवाइस और नेटवर्क स्तर पर भूमिका-आधारित अनुमतियाँ लागू करते हैं, जबकि एक बिजनेस पासवर्ड मैनेजर एडमिन को पासवर्ड-संरक्षित टूल्स और फ़ाइलों तक उपयोगकर्ता एक्सेस को संभालने और उसकी निगरानी करने की क्षमता देता है।

डेटा को एट रेस्ट (सर्वर या एंडपॉइंट पर) और इन ट्रांजिट (इंटरनेट पर) दोनों स्थितियों में एन्क्रिप्ट किया जाना चाहिए।

DLP सॉफ्टवेयर कैसे मदद करता है: फ़ाइलों के आपके नेटवर्क से बाहर जाने से पहले या जब वे क्लाउड में स्टोर की जाती हैं, तब स्वचालित एन्क्रिप्शन लागू करना।

सर्वोत्तम समाधान: इन मोशन ट्रैफिक के लिए नेटवर्क DLP, एट रेस्ट फ़ाइलों के लिए स्टोरेज DLP, और सभी लॉगइन प्रमाणों को एन्क्रिप्ट करने के लिए एक बिजनेस पासवर्ड मैनेजर।

पहचानें कि कौन सा डेटा सार्वजनिक, आंतरिक, गोपनीय या अत्यधिक संवेदनशील है और ऐसे लेबल लागू करें जो यह निर्देशित करते हैं कि जानकारी को कैसे संभाला जाता है और उस तक किसकी एक्सेस है।

DLP सॉफ्टवेयर कैसे मदद करता है: संवेदनशील डेटा का पता लगाने और वर्गीकरण लेबल लागू करने के लिए फ़ाइलों, ईमेल और दस्तावेज़ों को स्कैन करना।

सर्वोत्तम समाधान: स्टोरेज DLP और क्लाउड DLP टूल्स डेटा खोज और वर्गीकरण में मदद करते हैं।

मानवीय गलतियाँ — जैसे गोपनीय फ़ाइलों को गलत प्राप्तकर्ता को ईमेल करना — डेटा लीक का एक प्रमुख कारण हैं।

DLP सॉफ्टवेयर कैसे मदद करता है: जब कर्मचारी प्रतिबंधित डेटा को स्थानांतरित करने या शेयर करने का प्रयास करते हैं, तो उन्हें सचेत करने के लिए रीयल-टाइम प्रॉम्प्ट और चेतावनी भेजना, और भूमिका-आधारित अनुमतियाँ लागू करना।

सर्वोत्तम समाधान: एंडपॉइंट DLP और क्लाउड DLP डिवाइस और ऐप स्तरों पर उपयोगकर्ता की गतिविधियों की निगरानी करते हैं। एक बिजनेस पासवर्ड मैनेजर अनधिकृत एक्सेस को रोक सकता है और एक्सेस और उपयोग में एडमिन की दृश्यता को सक्षम करता है।

डेटा बैकअप यह सुनिश्चित करते हैं कि यदि फ़ाइलें खो जाती हैं, दूषित हो जाती हैं, या रैंसमवेयर द्वारा एन्क्रिप्ट की जाती हैं, तो व्यवसाय जल्दी रिकवर कर सकते हैं।

DLP सॉफ्टवेयर कैसे मदद करता है: बैकअप टूल्स के साथ मिलकर काम करके यह सुनिश्चित करना कि स्टोर किए जाने से पहले संवेदनशील डेटा सुरक्षित है। यदि विनियमित डेटा का गलत तरीके से बैकअप लिया गया है तो कुछ समाधान उसे फ़्लैग कर सकते हैं।

सर्वोत्तम समाधान: स्टोरेज DLP यह सुनिश्चित करता है कि बैकअप में असुरक्षित संवेदनशील फ़ाइलें शामिल न हों।