A Morning simplifica o trabalho em vários sites com o Proton Pass
Resumo
Perfil da empresa: Morning
Setor: Imobiliário | Gestão de espaços de escritórios | Prestador de serviços
Tamanho da empresa: 350
Problema: A Morning precisava de um gestor de palavras-passe europeu que se integrasse perfeitamente na sua infraestrutura existente e ajudasse os membros da equipa a colaborar em vários locais.
Conquista: 95% da equipa utiliza agora o Proton Pass, o que torna as operações diárias na Morning mais fluidas, uma vez que os membros da equipa podem continuar o trabalho dos colegas através de cofres partilhados.
Por que motivo o Proton Pass foi a escolha certa:
Com sede na Suíça e em conformidade com leis de dados rigorosas
Cofres partilhados seguros para uma colaboração fácil
Integração SSO para inícios de sessão seguros e sem esforço
Processo de migração simples e rápido
A Morning oferece espaços de coworking e aluguer de escritórios nos seus mais de 55 espaços de escritórios em Paris, com serviços de design arquitetónico ecológicos disponíveis. A Morning também faculta aos seus clientes o acesso a recursos, serviços de TI e eventos, incluindo catering, transporte, fotógrafos e muito mais.
Gerir várias localizações com serviços variados e personalizados requer uma infraestrutura de TI robusta. Cerca de 350 funcionários trabalham para a Morning em Paris, deslocando-se frequentemente entre localizações conforme as necessidades. Uma rede de TI que supervisiona os serviços ao cliente e gere projetos de construção requer uma comunicação fluida, partilha fácil e segurança avançada para proteger os dados sensíveis dos clientes.
Mathias Combelle, Diretor de TI na Morning, tem a tarefa de encontrar soluções que funcionem para todos. O próprio referiu que:
"A Morning tem muitas equipas diferentes. Temos equipas de arquitetos, equipas de dados, administradores de TI e partilhamos muitas contas online."
À medida que a empresa cresceu em tamanho, tornou-se óbvio que era necessário um gestor de palavras-passe. Mathias reconheceu que as soluções iniciais que utilizavam quando a Morning era uma empresa em fase de arranque já não eram adequadas.
"Começámos com uma folha de Excel para partilhar palavras-passe, mas tivemos de encontrar uma solução mais segura, porque partilhamos milhares de palavras-passe e, por vezes, as pessoas mudam-nas."
Para além das preocupações de segurança em torno do armazenamento de palavras-passe numa folha de cálculo online, esse sistema não lhes permitia controlar o acesso às contas entre os funcionários.
"Também há o onboarding e o offboarding quando as pessoas entram ou saem da empresa", afirmou Mathias.
Encontrar uma forma de armazenar e gerir palavras-passe de forma segura, respeitando as normas de gestão de acessos, levou a Morning a procurar uma solução de software melhor.
Encontrar o gestor de palavras-passe certo
Encontrar uma solução sediada na Europa era uma prioridade. Com muitas empresas europeias a afastarem-se das empresas tecnológicas dos EUA, a Morning quis seguir o exemplo.
"Começámos a pensar em trazer os nossos dados de volta para a Europa", observou Mathias. "E, nesse momento, conheci alguém na Proton, quando o Proton Pass estava ainda no início. Era muito recente no mercado, mas a Proton é de confiança no que toca à privacidade, por isso fizemos a mudança há alguns meses."
O compromisso da Proton em manter a infraestrutura europeia e os padrões de privacidade de dados atraiu a Morning.
"Queríamos ter os nossos dados na União Europeia, ou perto de França. Consideramos a Suíça mais próxima e mais amigável do que os EUA neste momento."
Proteja a sua empresa com o Proton Pass
Com o Proton Pass, as credenciais da sua organização beneficiam da mesma encriptação ponto a ponto comprovada que protege o Proton Mail há mais de uma década.
Cofres partilhados permitem fluxos de trabalho em equipa
Um dos benefícios imediatos da utilização do Proton Pass foi a possibilidade de criar cofres partilhados para as equipas dentro da Morning. Mathias apontou um exemplo particularmente útil na equipa de gestão de edifícios:
"São cerca de 80 pessoas e partilham um cofre. Todas as suas contas são partilhadas, porque diferentes gestores alternam entre escritórios."
"É muito importante para eles que, quando chegam a um escritório, ou quando alguém está fora ou de férias, possam aceder a tudo o que precisam para a gestão de um edifício. Basta abrir o Proton Pass e tem tudo o que precisa para gerir o edifício, como contas de eletricidade, contas de internet e faturas a pagar. Utilizamo-lo de forma simples, mas com muita frequência."
O Proton Pass pode ser utilizado como mais do que um gestor de palavras-passe: para a Morning, é um gestor de tudo. Os funcionários podem acompanhar a manutenção essencial do edifício, as tarefas a concluir e os registos históricos de pagamentos, carregando ficheiros e guardando notas. Tudo o que os membros da equipa precisam para trabalhar está protegido numa localização encriptada de ponto a ponto e fácil de encontrar. O acesso aos cofres pode ser concedido e revogado com apenas alguns cliques no painel do administrador, reduzindo o trabalho manual de gestão de acessos para o Mathias e a sua equipa de TI. O trabalho é otimizado para todas as equipas.
SSO para facilidade e flexibilidade
O início de sessão único (SSO) é uma funcionalidade essencial para a Morning. Os funcionários utilizam-no para simplificar o início de sessão e a Morning não queria adicionar qualquer atrito com o Proton Pass. O Mathias também sublinhou que o SSO tornaria a transferência de utilizadores simples para a sua equipa:
"O início de sessão único era uma das coisas de que precisávamos, porque não queríamos transferir utilizadores manualmente e depois removê-los manualmente."
Com o Proton Pass, pode configurar o SSO com o seu fornecedor de identidade existente. Minimizando a interrupção tanto para os membros da equipa como para a equipa do Mathias, a Morning conseguiu transferir os seus utilizadores sem qualquer interrupção no seu trabalho.
Um gestor de palavras-passe que a equipa quer utilizar
Não foi apenas o SSO e a gestão fácil de acessos que atraíram a Morning para o Proton Pass. O Mathias sublinhou a importância de escolher uma ferramenta que cumpra e até exceda as expectativas dos seus utilizadores:
"Queria que a experiência de utilização fosse agradável. Quando se migra 300 ou 400 utilizadores, penso que é importante escolher uma solução que não seja demasiado difícil de usar ou com uma interface desagradável. Acho que é importante que as equipas comerciais ou de comunicação tenham algo que seja fácil de utilizar. Foi esse o caso com a Proton."
O Proton Pass é uma ferramenta concebida para a utilização quotidiana. Como tal, é intuitivo e fácil de utilizar para qualquer pessoa, independentemente da experiência que tenha com gestores de palavras-passe. A interface minimalista e os temas personalizáveis ajudaram todos os colaboradores da Morning a sentirem-se confortáveis e a começarem a confiar no Proton Pass.
De facto, o Mathias notou que o Proton Pass até estimulou um aumento na utilização do gestor de palavras-passe. A adoção aumentou de 70% dos funcionários no gestor de palavras-passe anterior para 90% com o Proton Pass, uma melhoria significativa de segurança para a empresa.
Sucesso com o Proton Pass
"É muito fácil de utilizar e bonito", disse o Mathias. "Os utilizadores ficaram satisfeitos com o processo de migração devido à facilidade de utilizar o SSO."
As operações do dia a dia na Morning são mais fluidas e seguras agora que os membros da equipa podem simplesmente continuar o trabalho dos seus colegas ao iniciarem sessão nos seus cofres partilhados. Os administradores podem facilmente conceder ou revogar o acesso a dados ou cofres partilhados com prestadores externos, tais como os colaboradores nos relatórios da Morning focados em dados.
A mudança também reduziu a pressão sobre a equipa de TI. A utilidade e simplicidade do Proton Pass resultam numa adoção mais rápida do gestor de palavras-passe em toda a empresa.
"Cerca de metade dos nossos utilizadores migraram num dia ou dois. Isso foi muito fixe para nós, para a equipa de TI. Nem sempre é assim tão fácil."
disse o Mathias. A adoção é elevada na Morning e a equipa já está a ver os benefícios que o Proton Pass oferece. Independentemente da equipa em que trabalhem na empresa, todos podem concentrar-se em prestar serviços excecionais aos seus clientes.
Se estiver interessado em trabalhar com o Proton Pass, contacte a nossa equipa de vendas para saber mais.