Cum să vă mutați afacerea de la Microsoft Outlook la Proton folosind Easy Switch

Cu Easy Switch, puteți muta în siguranță toate e-mailurile, contactele și evenimentele din calendar ale întregii organizații de la Microsoft 365 în contul dumneavoastră Proton for Business.

Cerințe

• Sunteți un administrator Proton.
• Trebuie să fiți administrator Microsoft 365. Un cont de utilizator standard nu va avea permisiunile necesare.
• Contul dumneavoastră Microsoft 365 este găzduit în cloud. Conturile on-premises nu sunt acceptate.
• Aveți acces la furnizorul dvs. de domeniu.

Găsiți ghidul de configurare al furnizorului dumneavoastră de domenii.

Primii pași

Când vă conectați pentru prima dată la Proton Mail, în căsuța de primire apare o fereastră modală Setați organizația. Selectați Easy Switch for Business și faceți clic pe Înainte.

Veți ajunge pe pagina de setări Import prin Easy Switch. Faceți clic pe Microsoft pentru a începe expertul de migrare.

(Notă: Puteți reveni la această pagină oricând prin Setări → Import prin Easy Switch din bara laterală stângă.)

Prezentare generală a etapelor de migrare

Expertul de migrare vă ghidează prin cinci pași:

1. Configurarea migrării
2. Autentificarea
3. Configurarea domeniului
4. Configurarea utilizatorilor
5. Pasul final

Pasul 1: Configurare migrare

Selectați datele pe care doriți să le migrați. În mod implicit, toate cele trei opțiuni sunt selectate: Mesaje, Contacte și Calendare. Deselectați-le pe cele de care nu aveți nevoie, apoi faceți clic pe Înainte.

Pasul 2: Autentificarea contului Microsoft

Faceți clic pe Conectare la Microsoft. Se va deschide o fereastră de conectare Microsoft.

Conectați-vă folosind un cont de administrator Microsoft 365 și acordați Proton permisiunile solicitate.

Pasul 3: Configurarea domeniului

Faceți clic pe Adăugare domeniu pentru a începe procesul de configurare.

Acest pas are patru sub-pași, fiecare fiind accesibil din bara laterală stângă.

3.1 Verificați-vă domeniul

Copiați înregistrarea TXT furnizată și lipiți-o în consola DNS a gazdei domeniului dumneavoastră. Pentru numele de gazdă, folosiți valoarea implicită (de obicei @). Apoi faceți clic pe Actualizare stare pentru verificare. (Notă: poate dura până la 24 de ore pentru sincronizare.)

• Cum se utilizează domeniile personalizate în Proton Mail

Starea va afișa inițial Înregistrarea de verificare nu a fost găsită cât timp DNS-ul se propagă.

Odată ce înregistrarea este detectată, starea se va actualiza la Verificare validă găsită. Faceți clic pe Înainte pentru a continua.

(Notă: modificările DNS pot dura până la 24 de ore pentru a intra în vigoare. Un panou „Doriți ajutor?” în dreapta oferă ghiduri pas cu pas pentru furnizorii populari de domenii.)

3.2 Configurarea trimiterii sigure (SPF)

Copiați înregistrarea TXT furnizată și lipiți-o în secțiunea DNS a gazdei domeniului dumneavoastră. Folosiți numele de gazdă implicit (@). Înregistrarea SPF permite echipei dumneavoastră să trimită e-mailuri atât de la Proton, cât și de la Microsoft simultan în timpul perioadei de migrare.

3.3 Configurarea trimiterii sigure (DKIM)

Adăugați cele trei înregistrări CNAME furnizate în DNS-ul dvs. Numele de gazdă sunt: protonmail._domainkey, protonmail2._domainkey și protonmail3._domainkey. DKIM adaugă o semnătură digitală fiecărui e-mail, astfel încât destinatarii să poată verifica dacă mesajul provine într-adevăr de la domeniul dvs. și nu a fost modificat în tranzit. Fără aceasta, mesajele pot fi considerate mai puțin sigure.

3.4 Configurarea trimiterii sigure (DMARC)

Copiați înregistrarea TXT furnizată și adăugați-o în DNS cu numele de gazdă _dmarc. DMARC se bazează pe SPF și DKIM pentru a proteja domeniul dumneavoastră împotriva impersonării și pentru a îmbunătăți fiabilitatea livrării e-mailurilor.

Pasul 4: Configurarea utilizatorilor

4.1 Migrarea conturilor

Va apărea o listă cu toți utilizatorii din tenantul Microsoft 365, afișând numele, adresa de e-mail și dimensiunea estimată a datelor pentru fiecare persoană.

În mod implicit, Microsoft poate ascunde datele de utilizare a căsuțelor poștale în rapoarte pentru confidențialitate. Pentru a permite Easy Switch să afișeze dimensiunile estimate ale căsuțelor poștale, conectați-vă la centrul de administrare Microsoft 365 și mergeți la Setări → Setări organizație → Rapoarte, apoi dezactivați Ascunde numele de utilizator, grup și site în toate rapoartele.

Puteți migra întreaga organizație dintr-o dată sau puteți începe cu un lot mai mic și adăuga restul mai târziu.

Căsuțele poștale partajate Microsoft 365 nu sunt acceptate momentan și nu vor apărea în această listă.

În panoul de control Easy Switch, selectați utilizatorii pe care doriți să îi mutați în Proton și faceți clic pe Migrați.

După ce migrarea este în curs, fiecare utilizator selectat va afișa În desfășurare ca stare. Contorul din partea de sus se actualizează pe măsură ce conturile sunt procesate. Puteți trece la următorul subpas fără a aștepta finalizarea tuturor migrărilor.

4.2 Integrarea echipei

După ce conturile au migrat, Proton generează un singur link de invitație care funcționează pentru toți utilizatorii migrați. Copiați linkul și partajați-l cu echipa dumneavoastră.

Fiecare utilizator trebuie să:

• Să acceseze linkul de invitație
• Să își introducă adresa de e-mail
• Să primească un cod de verificare în inboxul existent din Gmail
• Să folosească codul pentru a-și verifica e-mailul și a seta o nouă parolă Proton

Tabelul Conturi migrate de pe acest ecran afișează starea Activat sau Neefectuată pentru fiecare utilizator, astfel încât să puteți urmări cine a finalizat configurarea.

Pasul 5: Actualizați înregistrările MX

Ultimul pas direcționează e-mailurile primite ale domeniului dumneavoastră către Proton. Adăugați următoarele două înregistrări MX în DNS-ul domeniului dumneavoastră:

• mail.protonmail.ch — Nume gazdă: @ (implicit)
• mailsec.protonmail.ch — Nume gazdă: @ (implicit)

Notă: Ar trebui să ștergeți toate celelalte înregistrări MX pe care le aveți.

După ce ați adăugat ambele înregistrări în DNS, faceți clic pe Confirmare lângă Confirmare înregistrări MX adăugate.

Apoi, faceți clic pe Salvare și ieșire.

Criptarea de la un capăt la altul va fi acum activată.

Totul este gata! Proton vă va trimite un e-mail de confirmare odată ce mesajele primite sunt direcționate către Proton. Acest lucru poate dura până la 24 de ore.

Urmărirea migrării dvs.

După salvare, veți ajunge pe pagina Rezumat migrare. Aceasta arată progresul general, incluzând ce conturi au migrat, utilizatorii activați și starea înregistrării MX a domeniului. Domeniul va afișa un Se așteaptă MX… badge până când e-mailul este direcționat direct către Proton. În acel moment, utilizatorii nu vor mai primi mesaje noi în Gmail, iar migrarea este finală.

Notă: După ce migrarea este finalizată, linkurile de activare nu vor mai funcționa. Utilizatorii care nu și-au activat conturile vor trebui să își contacteze administratorul pentru a le reseta parola manual.