Comment migrer votre entreprise de Microsoft Outlook vers Proton grâce à Easy Switch

Avec Easy Switch, vous pouvez déplacer en toute sécurité l’ensemble des e-mails, contacts et événements de calendrier de votre organisation depuis Microsoft 365 vers votre compte Proton for Business.

Prérequis

• Vous êtes un administrateur Proton.
• Vous êtes administrateur Microsoft 365. Un compte utilisateur standard ne disposera pas des autorisations requises.
• Votre compte Microsoft 365 est hébergé dans le cloud. Les comptes locaux ne sont pas pris en charge.
• Vous avez accès à votre fournisseur de domaine.

Trouvez le guide de configuration de votre fournisseur de domaine.

Premiers pas

Lorsque vous vous connectez pour la première fois à Proton Mail, une fenêtre Configurez votre organisation apparaît dans votre boîte de réception. Sélectionnez Easy Switch for Business et cliquez sur Suivant.

Vous arriverez sur la page de paramètres Importer via Easy Switch. Cliquez sur Microsoft pour lancer l’assistant de migration.

(Note : Vous pouvez revenir à cette page à tout moment via Paramètres → Importer via Easy Switch dans la barre latérale gauche.)

Aperçu des étapes de la migration

L’assistant de migration vous guide à travers cinq étapes :

1. Configurer la migration
2. S’authentifier
3. Configurer le domaine
4. Configurer les utilisateurs
5. Dernière étape

Étape 1 : Configurer la migration

Sélectionnez les données que vous souhaitez migrer. Par défaut, les trois options sont sélectionnées : E-mails, Contacts et Calendriers. Désélectionnez celles dont vous n’avez pas besoin, puis cliquez sur Suivant.

Étape 2 : Authentifiez votre compte Microsoft

Cliquez sur Se connecter à Microsoft. Une fenêtre de connexion Microsoft s’ouvrira.

Connectez-vous avec un compte administrateur Microsoft 365 et accordez à Proton les autorisations demandées.

Étape 3 : Configurez votre domaine

Cliquez sur Ajouter un domaine pour commencer le processus de configuration.

Cette étape comprend quatre sous-étapes, chacune accessible depuis la barre latérale gauche.

3.1 Vérifiez votre domaine

Copiez l’enregistrement TXT fourni et collez-le dans la console DNS de votre hébergeur de domaine. Pour le nom d’hôte, utilisez la valeur par défaut (généralement @). Cliquez ensuite sur Actualiser le statut pour vérifier. (Remarque : la synchronisation peut prendre jusqu’à 24 heures.)

• Comment utiliser des domaines personnalisés dans Proton Mail

Le statut affichera initialement Enregistrement de vérification introuvable tant que la propagation DNS est en cours.

Une fois l’enregistrement détecté, l’état sera mis à jour en Vérification valide trouvée. Cliquez sur Suivant pour continuer.

(Note : les modifications DNS peuvent prendre jusqu’à 24 heures avant de prendre effet. Un panneau « Besoin d’aide ? » à droite fournit des guides étape par étape pour les fournisseurs de domaine populaires.)

3.2 Configurer l’envoi sécurisé (SPF)

Copiez l’enregistrement TXT fourni et collez-le dans la section DNS de votre hébergeur de domaine. Utilisez le nom d’hôte par défaut (@). L’enregistrement SPF permet à votre équipe d’envoyer des e-mails depuis Proton et Microsoft simultanément pendant la période de migration.

3.3 Configuration de l’envoi sécurisé (DKIM)

Ajoutez les trois enregistrements CNAME fournis à votre DNS. Les noms d’hôte sont : protonmail._domainkey, protonmail2._domainkey et protonmail3._domainkey. Le DKIM ajoute une signature numérique à chaque e-mail afin que les destinataires puissent vérifier que le message provient bien de votre domaine et n’a pas été altéré lors de son transfert. Sans cela, les messages risquent d’être considérés comme moins fiables.

3.4 Configuration de l’envoi sécurisé (DMARC)

Copiez l’enregistrement TXT fourni et ajoutez-le à votre DNS avec le nom d’hôte _dmarc. DMARC s’appuie sur SPF et DKIM pour protéger votre domaine contre l’usurpation d’identité et améliorer la fiabilité de la distribution des e-mails.

Étape 4 : Configurer les utilisateurs

4.1 Migrer les comptes

Une liste de tous les utilisateurs de votre locataire Microsoft 365 apparaîtra, indiquant le nom, l’adresse e-mail et la taille estimée des données de chaque personne.

Par défaut, Microsoft peut masquer les données d’utilisation des messageries dans les rapports pour préserver la confidentialité. Pour permettre à Easy Switch d’afficher les tailles estimées des messageries, connectez-vous au centre d’administration Microsoft 365 et accédez à Paramètres → Paramètres de l’organisation → Rapports, puis désactivez Masquer les noms d’utilisateurs, de groupes et de sites dans tous les rapports.

Vous pouvez migrer l’ensemble de votre organisation en une seule fois, ou commencer par un lot plus petit et ajouter le reste ultérieurement.

Les messageries partagées Microsoft 365 ne sont actuellement pas prises en charge et n’apparaîtront pas dans cette liste.

Dans le tableau de bord Easy Switch, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez déplacer vers Proton, puis cliquez sur Migrer.

Une fois la migration lancée, un statut En cours s’affichera pour chaque utilisateur sélectionné. Le compteur en haut est mis à jour au fur et à mesure du traitement des comptes. Vous pouvez passer à la sous-étape suivante sans attendre que toutes les migrations soient terminées.

4.2 Intégrer votre équipe

Une fois les comptes migrés, Proton génère un lien d’invitation unique qui fonctionne pour tous les utilisateurs migrés. Copiez le lien et partagez-le avec votre équipe.

Chaque utilisateur doit :

• Accéder au lien d’invitation
• Saisir son adresse e-mail
• Recevoir un code de vérification dans sa boite de réception Gmail existante
• Utiliser le code pour vérifier son adresse e-mail et définir un nouveau mot de passe Proton

Le tableau Comptes migrés sur cet écran affiche un état Activé ou Non commencé pour chaque utilisateur afin que vous puissiez suivre qui a terminé la configuration.

Étape 5 : mettre à jour vos enregistrements MX

La dernière étape redirige les e-mails entrants de votre domaine vers Proton. Ajoutez les deux enregistrements MX suivants au DNS de votre domaine :

• mail.protonmail.ch — Nom d’hôte : @ (par défaut)
• mailsec.protonmail.ch — Nom d’hôte : @ (par défaut)

Remarque : Vous devez également supprimer tous les autres enregistrements MX que vous avez.

Une fois les deux enregistrements ajoutés à votre DNS, cliquez sur Confirmer à côté de Vérifier les enregistrements MX ajoutés.

Ensuite, cliquez sur Enregistrer et quitter.

Le chiffrement de bout en bout va maintenant être activé.

Tout est prêt ! Proton vous enverra un e-mail de confirmation dès que le courrier entrant sera acheminé vers Proton. Cela peut prendre jusqu’à 24 heures.

Suivi de votre migration

Après l’enregistrement, vous arriverez sur la page Résumé de la migration. Celle-ci présente la progression globale, notamment les comptes migrés, les utilisateurs activés et l’état des enregistrements MX du domaine. Le domaine affichera un badge En attente de MX… jusqu’à ce que les e-mails soient acheminés directement vers Proton. À ce moment-là, les utilisateurs ne recevront plus de nouveaux messages dans Gmail et la migration sera définitive.

Remarque : une fois la migration finalisée, les liens d’activation cesseront de fonctionner. Les utilisateurs qui n’ont pas activé leur compte devront contacter leur administrateur pour réinitialiser leur mot de passe manuellement.