Как перевести бизнес с Microsoft Outlook на Proton с помощью Easy Switch

С помощью Easy Switch вы можете безопасно перенести электронные письма, контакты и события календаря всей вашей организации из Microsoft 365 в аккаунт Proton for Business.

Требования

• Вы являетесь администратором Proton.
• Вы администратор Microsoft 365. У стандартной учётной записи пользователя не будет необходимых разрешений.
• Ваша учётная запись Microsoft 365 размещена в облаке. Локальные учётные записи не поддерживаются.
• У вас есть доступ к вашему провайдеру домена.

Найдите руководство по настройке доменного провайдера.

Начало работы

При первом входе в Proton Mail в почтовом ящике появляется модальное окно Настройка организации. Выберите Easy Switch for Business и нажмите Далее.

Вы попадёте на страницу настроек Импорт через Easy Switch. Нажмите Microsoft, чтобы запустить мастер миграции.

(Примечание: Вы можете вернуться на эту страницу в любое время через Настройки → Импорт через Easy Switch на левой боковой панели.)

Обзор шагов переноса

Мастер миграции проведёт вас через пять шагов:

1. Настройка миграции
2. Аутентификация
3. Настройка домена
4. Настройка пользователей
5. Последний шаг

Шаг 1: Настройка переноса

Выберите данные, которые вы хотите перенести. По умолчанию выбраны все три варианта: Электронные письма, Контакты и Календари. Снимите выбор с ненужных пунктов и нажмите Далее.

Шаг 2: аутентификация учётной записи Microsoft

Нажмите Войти в Microsoft. Откроется окно входа в Microsoft.

Войдите с помощью учётной записи администратора Microsoft 365 и предоставьте Proton запрошенные разрешения.

Шаг 3: настройка домена

Нажмите Добавить домен, чтобы начать процесс настройки.

Этот шаг состоит из четырех подшагов, каждый из которых доступен на левой боковой панели.

3.1 Подтвердите свой домен

Скопируйте предоставленную запись TXT и вставьте её в консоль DNS вашего доменного хостинга. Для имени хоста используйте значение по умолчанию (обычно @). Затем нажмите Обновить статус, чтобы проверить подтверждение. (Примечание: синхронизация может занять до 24 часов.)

• Как использовать собственные домены в Proton Mail

Изначально в статусе будет отображаться Запись подтверждения не найдена, пока DNS ещё распространяется.

Как только запись будет обнаружена, статус обновится на Обнаружено действительное подтверждение. Нажмите Далее, чтобы продолжить.

(Примечание: изменения DNS могут вступить в силу в течение 24 часов. Панель «Нужна помощь?» справа содержит пошаговые руководства для популярных поставщиков доменов.)

3.2 Настройте безопасную отправку (SPF)

Скопируйте предоставленную запись TXT и вставьте её в раздел DNS вашего доменного хостинга. Используйте имя хоста по умолчанию (@). Запись SPF позволяет вашей команде отправлять электронные письма одновременно из Proton и Microsoft в период миграции.

3.3 Настройка безопасной отправки (DKIM)

Добавьте три предоставленные записи CNAME в ваши настройки DNS. Имена хостов: protonmail._domainkey, protonmail2._domainkey и protonmail3._domainkey. DKIM добавляет цифровую подпись к каждому электронному письму, чтобы получатели могли убедиться, что сообщение действительно отправлено с вашего домена и не было изменено при пересылке. Без нее сообщения могут считаться менее надежными.

3.4 Настройка безопасной отправки (DMARC)

Скопируйте предоставленную запись TXT и добавьте её в DNS с именем хоста _dmarc. DMARC основан на SPF и DKIM, чтобы защитить ваш домен от подмены и повысить надёжность доставки электронной почты.

Шаг 4: настройка пользователей

4.1 Перенесите аккаунты

Появится список всех пользователей в вашем клиенте Microsoft 365 с указанием имени, адреса электронной почты и предполагаемого размера данных каждого пользователя.

По умолчанию Microsoft может скрывать данные об использовании почтовых ящиков в отчётах для защиты конфиденциальности. Чтобы Easy Switch мог отображать предполагаемые размеры почтовых ящиков, войдите в центр администрирования Microsoft 365 и перейдите в Настройки → Настройки организации → Отчёты, затем отключите Скрывать имена пользователей, групп и сайтов во всех отчётах.

Вы можете перенести всю организацию сразу или начать с небольшой партии и добавить остальных позже.

Общие почтовые ящики Microsoft 365 сейчас не поддерживаются и не будут отображаться в этом списке.

На панели управления Easy Switch выберите пользователей, которых хотите перенести в Proton, и нажмите Перенести.

После начала миграции у каждого выбранного пользователя будет отображаться статус Выполняется. Счётчик в верхней части обновляется по мере обработки аккаунтов. Вы можете перейти к следующему подшагу, не дожидаясь завершения всех миграций.

4.2 Подключите команду

После переноса аккаунтов Proton генерирует единую ссылку-приглашение, которая работает для всех перенесённых пользователей. Копируйте ссылку и поделитесь ею с командой.

Каждый пользователь должен:

• Перейти по ссылке-приглашению
• Ввести свой адрес электронной почты
• Получить код подтверждения в свой существующий почтовый ящик Gmail
• Использовать код, чтобы подтвердить свой адрес электронной почты и задать новый пароль для Proton

В таблице Перенесенные аккаунты на этом экране для каждого пользователя отображается статус Активирован или Не начато, чтобы вы могли отслеживать, кто завершил настройку.

Шаг 5. Обновите записи MX

На последнем шаге входящая почта вашего домена направляется в Proton. Добавьте следующие две записи MX в DNS вашего домена:

• mail.protonmail.ch — Имя хоста: @ (по умолчанию)
• mailsec.protonmail.ch — Имя хоста: @ (по умолчанию)

Примечание: Также удалите все остальные имеющиеся записи MX.

После добавления обеих записей в DNS нажмите Подтвердить рядом с Подтвердить добавление записей MX.

Затем нажмите Сохранить и выйти.

Теперь сквозное шифрование будет включено.

Всё готово! Proton отправит вам письмо с подтверждением, когда входящая почта начнёт направляться в Proton. Это может занять до 24 часов.

Отслеживание вашего переноса

После сохранения вы попадёте на страницу Сводка переноса. На ней отображается общий прогресс, в том числе какие аккаунты перенесены, какие пользователи активированы и состояние MX-записи домена. Домен будет отображать значок Ожидание MX… до тех пор, пока почта не начнёт направляться напрямую в Proton. После этого пользователи перестанут получать новые сообщения в Gmail, а перенос будет завершён.

Note: После окончательного завершения переноса ссылки для активации перестанут работать. Пользователям, которые не активировали свои аккаунты, потребуется обратиться к своему администратору для сброса пароля вручную.