So wechselst du dein Unternehmen mit Easy Switch von Microsoft Outlook zu Proton

Mit Easy Switch kannst du die E-Mails, Kontakte und Kalendertermine deiner gesamten Organisation sicher von Microsoft 365 in dein Proton for Business-Konto verschieben.

Voraussetzungen

• Du bist ein Proton-Admin.
• Du bist ein Microsoft 365-Administrator. Ein Standardbenutzerkonto verfügt nicht über die erforderlichen Berechtigungen.
• Dein Microsoft 365-Konto wird in der Cloud gehostet. Lokale Konten werden nicht unterstützt.
• Du hast Zugriff auf deinen Domain-Anbieter.

Finde die Einrichtungsanleitung deines Domain-Anbieters.

Erste Schritte

Wenn du dich zum ersten Mal bei Proton Mail anmeldest, erscheint in deinem Posteingang ein Dialog Organisation einrichten. Wähle Easy Switch for Business aus und klicke auf Weiter.

Du gelangst auf die Einstellungsseite Import über Easy Switch. Klicke auf Microsoft, um den Migrationsassistenten zu starten.

(Hinweis: Du kannst jederzeit über Einstellungen → Import über Easy Switch in der linken Seitenleiste zu dieser Seite zurückkehren.)

Übersicht über die Migrationsschritte

Der Migrationsassistent führt dich durch fünf Schritte:

1. Migration konfigurieren
2. Authentifizieren
3. Domain konfigurieren
4. Benutzer konfigurieren
5. Letzter Schritt

Schritt 1: Migration konfigurieren

Wähle die Daten aus, die du migrieren möchtest. Standardmäßig sind alle drei Optionen ausgewählt: E-Mails, Kontakte und Kalender. Wähle alle ab, die du nicht benötigst, und klicke dann auf Weiter.

Schritt 2: Microsoft-Konto authentifizieren

Klicke auf Bei Microsoft anmelden. Ein Microsoft-Anmeldefenster öffnet sich.

Melde dich mit einem Microsoft 365-Administratorkonto an und erteile Proton die angeforderten Berechtigungen.

Schritt 3: Deine Domain konfigurieren

Klicke auf Domain hinzufügen, um mit der Konfiguration zu beginnen.

Dieser Schritt besteht aus vier Teilschritten, die jeweils über die linke Seitenleiste zugänglich sind.

3.1 Domain verifizieren

Kopiere den bereitgestellten TXT-Eintrag und füge ihn in die DNS-Konsole deines Domain-Hosts ein. Verwende für den Hostnamen den Standardwert (normalerweise @). Klicke dann auf Status aktualisieren, um die Verifizierung zu prüfen. (Hinweis: Die Synchronisierung kann bis zu 24 Stunden dauern.)

• So verwendest du eigene Domains in Proton Mail

Der Status zeigt zunächst Verifizierungseintrag nicht gefunden an, während DNS noch propagiert wird.

Sobald der Eintrag erkannt wurde, wird der Status auf Gültige Verifizierung gefunden aktualisiert. Klicke auf Weiter, um fortzufahren.

(Hinweis: DNS-Änderungen können bis zu 24 Stunden dauern, bis sie wirksam werden. Ein Bereich „Benötigst du Hilfe?“ rechts bietet Schritt-für-Schritt-Anleitungen für beliebte Domain-Anbieter.)

3.2 Sicheres Senden einrichten (SPF)

Kopiere den bereitgestellten TXT-Eintrag und füge ihn im DNS-Bereich deines Domain-Hosts ein. Verwende den Standard-Hostnamen (@). Der SPF-Eintrag ermöglicht es deinem Team, während der Migrationsphase E-Mails sowohl von Proton als auch von Microsoft zu senden.

3.3 Einrichtung des sicheren Sendens (DKIM)

Füge die drei bereitgestellten CNAME-Einträge zu deinem DNS hinzu. Die Hostnamen lauten: protonmail._domainkey, protonmail2._domainkey und protonmail3._domainkey. DKIM fügt jeder E-Mail eine digitale Signatur hinzu, damit Empfänger überprüfen können, ob die Nachricht wirklich von deiner Domain stammt und unterwegs nicht verändert wurde. Ohne diese Signatur werden Nachrichten möglicherweise als weniger vertrauenswürdig eingestuft.

3.4 Einrichtung des sicheren Sendens (DMARC)

Kopiere den bereitgestellten TXT-Eintrag und füge ihn deinem DNS mit dem Hostnamen _dmarc hinzu. DMARC baut auf SPF und DKIM auf, um deine Domain vor Identitätsmissbrauch zu schützen und die Zuverlässigkeit der E-Mail-Zustellung zu verbessern.

Schritt 4: Benutzer konfigurieren

4.1 Konten migrieren

Eine Liste aller Benutzer in deinem Microsoft 365-Mandanten wird angezeigt, mit Name, E-Mail-Adresse und geschätzter Datenmenge jeder Person.

Standardmäßig kann Microsoft die Postfachnutzungsdaten in Berichten aus Datenschutzgründen ausblenden. Damit Easy Switch geschätzte Postfachgrößen anzeigen kann, melde dich beim Microsoft 365 Admin Center an und gehe zu Einstellungen → Organisationseinstellungen → Berichte und deaktiviere dann Benutzer-, Gruppen- und Websitenamen in allen Berichten ausblenden.

Du kannst deine gesamte Organisation auf einmal migrieren oder mit einer kleineren Gruppe beginnen und den Rest später hinzufügen.

Geteilte Microsoft 365-Postfächer werden derzeit nicht unterstützt und erscheinen nicht in dieser Liste.

Wähle im Easy Switch-Dashboard die Benutzer aus, die du zu Proton verschieben möchtest, und klicke auf Migrieren.

Sobald die Migration läuft, wird für jeden ausgewählten Benutzer der Status In Bearbeitung angezeigt. Der Zähler oben wird aktualisiert, während die Konten verarbeitet werden. Du kannst mit dem nächsten Unterschritt fortfahren, ohne zu warten, bis alle Migrationen abgeschlossen sind.

4.2 Dein Team einbinden

Sobald Konten migriert wurden, erzeugt Proton einen einzigen Einladungslink, der für alle migrierten Benutzer funktioniert. Kopiere den Link und teile ihn mit deinem Team.

Jeder Benutzer muss:

• Den Einladungslink aufrufen
• Die eigene E-Mail-Adresse eingeben
• Einen Bestätigungscode im bestehenden Gmail-Posteingang erhalten
• Den Code verwenden, um die E-Mail zu verifizieren und ein neues Proton-Passwort festzulegen

Die Tabelle Migrierte Konten auf diesem Bildschirm zeigt für jeden Benutzer den Status Aktiviert oder Nicht gestartet an, sodass du nachverfolgen kannst, wer die Einrichtung abgeschlossen hat.

Schritt 5: Aktualisiere deine MX-Einträge

Der letzte Schritt leitet die eingehenden E-Mails deiner Domain an Proton weiter. Füge die folgenden zwei MX-Einträge zum DNS deiner Domain hinzu:

• mail.protonmail.ch – Hostname: @ (Standard)
• mailsec.protonmail.ch – Hostname: @ (Standard)

Hinweis: Du solltest außerdem alle anderen MX-Einträge löschen, die du hast.

Sobald du beide Einträge zu deinem DNS hinzugefügt hast, klicke auf Bestätigen neben Bestätige, dass die MX-Einträge hinzugefügt wurden.

Klicke als Nächstes auf Speichern und beenden.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird nun aktiviert.

Du bist startklar! Proton sendet dir eine Bestätigungs-E-Mail, sobald eingehende E-Mails an Proton weitergeleitet werden. Dies kann bis zu 24 Stunden dauern.

Deine Migration nachverfolgen

Nach dem Speichern gelangst du auf die Seite Migrationsübersicht. Diese zeigt den Gesamtfortschritt, einschließlich der migrierten Konten, aktivierten Benutzer und des MX-Eintragsstatus der Domain. Die Domain zeigt ein Warten auf MX…-Abzeichen, bis E-Mails direkt an Proton weitergeleitet werden. Zu diesem Zeitpunkt erhalten Benutzer keine neuen Nachrichten mehr in Gmail, und die Migration ist abgeschlossen.

Hinweis: Nachdem die Migration abgeschlossen ist, funktionieren die Aktivierungslinks nicht mehr. Benutzer, die ihre Konten nicht aktiviert haben, müssen sich an ihren Administrator wenden, um ihr Passwort manuell zurücksetzen zu lassen.