Jak przenieść firmę z Microsoft Outlook do Proton za pomocą Easy Switch

Za pomocą Easy Switch możesz bezpiecznie przenieść wszystkie wiadomości e-mail, kontakty i wydarzenia z kalendarza całej organizacji z Microsoft 365 do konta Proton for Business.

Wymagania

• Jesteś administratorem Proton.
• Jesteś administratorem Microsoft 365. Standardowe konto użytkownika nie będzie miało wymaganych uprawnień.
• Konto Microsoft 365 jest hostowane w chmurze. Konta lokalne nie są obsługiwane.
• Masz dostęp do swojego dostawcy domeny.

Znajdź przewodnik konfiguracji dostawcy domeny.

Pierwsze kroki

Gdy po raz pierwszy zalogujesz się do Proton Mail, w skrzynce odbiorczej pojawi się okno Skonfiguruj swoją organizację. Wybierz Easy Switch for Business i kliknij Dalej.

Znajdziesz się na stronie ustawień Import przez Easy Switch. Kliknij Microsoft, aby uruchomić kreator migracji.

(Uwaga: możesz wrócić do tej strony w dowolnym momencie przez Ustawienia → Import przez Easy Switch na lewym pasku bocznym.)

Przegląd kroków migracji

Kreator migracji przeprowadzi cię przez pięć kroków:

1. Skonfiguruj migrację
2. Uwierzytelnij
3. Skonfiguruj domenę
4. Skonfiguruj użytkowników
5. Ostatni krok

Krok 1: Skonfiguruj migrację

Wybierz dane, które chcesz przenieść. Domyślnie zaznaczone są wszystkie trzy opcje: Wiadomości e-mail, Kontakty oraz Kalendarze. Odznacz te, których nie potrzebujesz, a następnie kliknij Dalej.

Krok 2: uwierzytelnij swoje konto Microsoft

Kliknij Zaloguj się do Microsoft. Otworzy się okno logowania Microsoft.

Zaloguj się za pomocą konta administratora Microsoft 365 i udziel Protonowi wymaganych uprawnień.

Krok 3: skonfiguruj swoją domenę

Kliknij Dodaj domenę, aby rozpocząć proces konfiguracji.

Ten krok składa się z czterech podkroków, a każdy z nich jest dostępny z lewego panelu bocznego.

3.1 Zweryfikuj domenę

Skopiuj rekord TXT, który został udostępniony, i wklej go do konsoli DNS dostawcy domeny. W polu nazwy hosta użyj wartości domyślnej (zwykle @). Następnie kliknij Odśwież status, aby sprawdzić weryfikację. (Uwaga: synchronizacja może potrwać do 24 godzin.)

• Jak korzystać z niestandardowych domen w Proton Mail

Status początkowo pokaże Nie znaleziono rekordu weryfikacyjnego, gdy DNS nadal się propaguje.

Po wykryciu rekordu status zmieni się na Znaleziono prawidłową weryfikację. Kliknij Dalej, aby kontynuować.

(Uwaga: zmiany DNS mogą wejść w życie do 24 godzin. Panel „Potrzebujesz pomocy?” po prawej stronie zawiera instrukcje krok po kroku dla popularnych dostawców domen.)

3.2 Skonfiguruj bezpieczne wysyłanie (SPF)

Skopiuj udostępniony rekord TXT i wklej go w sekcji DNS dostawcy domeny. Użyj domyślnej nazwy hosta (@). Rekord SPF pozwala zespołowi wysyłać wiadomości e-mail zarówno z Proton, jak i z Microsoft jednocześnie w okresie migracji.

3.3 Konfiguracja bezpiecznego wysyłania (DKIM)

Dodaj trzy podane rekordy CNAME do swojego DNS. Nazwy hostów to: protonmail._domainkey, protonmail2._domainkey oraz protonmail3._domainkey. DKIM dodaje podpis cyfrowy do każdej wiadomości e-mail, dzięki czemu odbiorcy mogą zweryfikować, czy wiadomość rzeczywiście pochodzi z Twojej domeny i nie została zmieniona podczas przesyłania. Bez niego wiadomości mogą być traktowane jako mniej wiarygodne.

3.4 Konfiguracja bezpiecznego wysyłania (DMARC)

Skopiuj rekord TXT udostępniony i dodaj go do DNS z nazwą hosta _dmarc. DMARC opiera się na SPF i DKIM, aby chronić domenę przed podszywaniem się i poprawić niezawodność dostarczania wiadomości e-mail.

Krok 4: skonfiguruj użytkowników

4.1 Migruj konta

Pojawi się lista wszystkich użytkowników w dzierżawie Microsoft 365, pokazująca imię i nazwisko, adres e-mail oraz szacowany rozmiar danych każdej osoby.

Domyślnie Microsoft może ukrywać dane o użyciu skrzynki pocztowej w raportach ze względu na prywatność. Aby umożliwić Easy Switch wyświetlanie szacowanych rozmiarów skrzynek pocztowych, zaloguj się do centrum administracyjnego Microsoft 365 i przejdź do Ustawienia → Ustawienia organizacji → Raporty, a następnie wyłącz Ukryj nazwy użytkowników, grup i witryn we wszystkich raportach.

Możesz zmigrować całą organizację od razu lub zacząć od mniejszej partii i dodać resztę później.

Udostępnione skrzynki pocztowe Microsoft 365 nie są obecnie obsługiwane i nie pojawią się na tej liście.

W pulpicie Easy Switch wybierz użytkowników, których chcesz przenieść do Proton, i kliknij Migruj.

Gdy migracja się rozpocznie, każdy wybrany użytkownik będzie miał status W toku. Licznik na górze aktualizuje się w miarę przetwarzania kont. Możesz przejść do następnego podkroku bez czekania na zakończenie wszystkich migracji.

4.2 Wdrażanie zespołu

Gdy konta zostaną zmigrowane, Proton generuje pojedynczy link z zaproszeniem, który działa dla wszystkich zmigrowanych użytkowników. Skopiuj link i udostępnij go zespołowi.

Każdy użytkownik musi:

• Otworzyć link z zaproszeniem
• Wpisać swój adres e-mail
• Odebrać kod weryfikacyjny w swojej dotychczasowej skrzynce odbiorczej Gmail
• Użyć kodu do zweryfikowania swojego adresu e-mail i ustawić nowe hasło Proton

Tabela Przeniesione konta na tym ekranie pokazuje status Aktywowane lub Nie rozpoczęto dla każdego użytkownika, dzięki czemu możesz śledzić, kto ukończył konfigurację.

Krok 5: zaktualizuj rekordy MX

Ostatni krok kieruje przychodzącą pocztę e-mail twojej domeny do Proton. Dodaj następujące dwa rekordy MX do DNS swojej domeny:

• mail.protonmail.ch — Nazwa hosta: @ (domyślna)
• mailsec.protonmail.ch — Nazwa hosta: @ (domyślna)

Uwaga: Należy również usunąć wszystkie inne rekordy MX, które posiadasz.

Gdy dodasz oba rekordy do swojego DNS, kliknij Potwierdź obok Potwierdź, że rekordy MX zostały dodane.

Następnie kliknij Zapisz i wyjdź.

Szyfrowanie end-to-end zostanie teraz włączone.

Wszystko gotowe! Proton wyśle Ci wiadomość z potwierdzeniem, gdy poczta przychodząca będzie kierowana do Proton. Może to potrwać do 24 godzin.

Śledzenie migracji

Po zapisaniu znajdziesz się na stronie Podsumowanie migracji. Pokazuje ona ogólny postęp, w tym które konta zostały zmigrowane, którzy użytkownicy zostali aktywowani oraz status rekordu MX domeny. Domena będzie wyświetlać plakietkę Oczekiwanie na MX…, dopóki poczta nie będzie kierowana bezpośrednio do Proton. W tym momencie użytkownicy przestaną otrzymywać nowe wiadomości w Gmailu, a migracja zostanie zakończona.

Uwaga: Po sfinalizowaniu migracji linki aktywacyjne przestaną działać. Użytkownicy, którzy nie aktywowali swoich kont, będą musieli skontaktować się ze swoim administratorem, aby ręcznie zresetować hasło.