Uw bedrijf overstappen van Microsoft Outlook naar Proton met Easy Switch
- Lezen
- 5 min
- Categorie
- Easy Switch
Met Easy Switch kunt u veilig alle e-mails, contacten en agenda-afspraken van uw hele organisatie van Microsoft 365 naar uw Proton for Business-account verplaatsen.
Vereisten
- U bent een Proton-beheerder.
- U bent een beheerder van Microsoft 365. Een standaard gebruikersaccount heeft niet de vereiste rechten.
- Uw Microsoft 365-account wordt in de cloud gehost. On-premises accounts worden niet ondersteund.
- U heeft toegang tot uw domeinprovider.
Zoek de installatiehandleiding van uw domeinprovider.
Aan de slag
Wanneer u zich voor het eerst aanmeldt bij Proton Mail, verschijnt een modaal venster Stel uw organisatie in in uw postvak in. Selecteer Easy Switch for Business en klik op Volgende.
U komt op de Importeren via Easy Switch instellingenpagina. Klik op Microsoft om de migratiewizard te starten.
(Opmerking: U kunt op elk moment naar deze pagina terugkeren via Instellingen → Importeren via Easy Switch in de linkerbalk.)
Overzicht van de migratiestappen
De migratiewizard leidt u door vijf stappen:
Stap 1: Migratie configureren
Selecteer de gegevens die u wilt migreren. Standaard zijn alle drie de opties geselecteerd: E-mails, Contacten en Agenda’s. Deselecteer de opties die u niet nodig heeft en klik vervolgens op Volgende.
Stap 2: Uw Microsoft-account authenticeren
Klik op Aanmelden bij Microsoft. Er wordt een Microsoft-aanmeldvenster geopend.
Meld u aan met een beheerdersaccount van Microsoft 365 en verleen Proton de gevraagde rechten.
Stap 3: Uw domein configureren
Klik op Domein toevoegen om het configuratieproces te starten.
Deze stap bestaat uit vier substappen die elk toegankelijk zijn vanuit de linkerzijbalk.
3.1 Verifieer uw domein
Kopieer de TXT-record die wordt weergegeven en plak deze in de DNS-console van uw domeinhost. Gebruik voor de hostnaam de standaardwaarde (meestal @). Klik vervolgens op Status vernieuwen om de verificatie te controleren. (Opmerking: het kan tot 24 uur duren voordat de synchronisatie is voltooid.)
De status toont in eerste instantie Verificatierecord niet gevonden terwijl DNS nog aan het propageren is.
Zodra het record is gedetecteerd, wordt de status bijgewerkt naar Geldige verificatie gevonden. Klik op Volgende om door te gaan.
(Opmerking: Het kan tot 24 uur duren voordat DNS-wijzigingen van kracht worden. Een paneel ‘Hulp nodig?’ aan de rechterkant biedt stapsgewijze handleidingen voor populaire domeinproviders.)
3.2 Veilig verzenden instellen (SPF)
Kopieer de TXT-record die wordt weergegeven en plak deze in de DNS-sectie van uw domeinhost. Gebruik de standaard hostnaam (@). De SPF-record stelt uw team in staat om tijdens de migratieperiode e-mails te verzenden vanaf zowel Proton als Microsoft.
3.3 Veilig verzenden instellen (DKIM)
Voeg de drie geleverde CNAME-records toe aan uw DNS. De hostnamen zijn: protonmail._domainkey, protonmail2._domainkey en protonmail3._domainkey. DKIM voegt een digitale handtekening toe aan elke e-mail, zodat ontvangers kunnen verifiëren of het bericht werkelijk van uw domein afkomstig is en niet tijdens de verzending is gewijzigd. Zonder dit record kunnen berichten als minder betrouwbaar worden behandeld.
3.4 Veilig verzenden instellen (DMARC)
Kopieer de TXT-record die wordt weergegeven en voeg deze toe aan uw DNS met de hostnaam _dmarc. DMARC bouwt voort op SPF en DKIM om uw domein te beschermen tegen imitatie en de betrouwbaarheid van e-mailbezorging te verbeteren.
Stap 4: Gebruikers configureren
4.1 Accounts migreren
Er verschijnt een lijst met alle gebruikers in uw Microsoft 365-tenant, met de naam, het e-mailadres en de geschatte gegevensgrootte van elke persoon.
Standaard kan Microsoft om privacyredenen gegevens over postvakgebruik verbergen in rapporten. Om Easy Switch de geschatte postvakgroottes te laten weergeven, meldt u zich aan bij het Microsoft 365-beheercentrum en gaat u naar Instellingen → Org-instellingen → Rapporten. Schakel vervolgens Gebruiker-, groeps- en sitenamen verbergen in alle rapporten uit.
U kunt uw hele organisatie in één keer migreren, of beginnen met een kleinere batch en de rest later toevoegen.
Gedeelde Microsoft 365-postvakken worden momenteel niet ondersteund en verschijnen niet in deze lijst.
Selecteer in het Easy Switch-dashboard de gebruikers die u naar Proton wilt verplaatsen en klik op Migreren.
Zodra de migratie begint, toont elke geselecteerde gebruiker de status In uitvoering. De teller bovenaan wordt bijgewerkt naarmate accounts worden verwerkt. U kunt doorgaan naar de volgende substap zonder te wachten tot alle migraties zijn voltooid.
4.2 Uw team onboarden
Zodra accounts zijn gemigreerd, genereert Proton een enkele uitnodigingskoppeling die werkt voor alle gemigreerde gebruikers. Kopieer de koppeling en deel deze met uw team.
Elke gebruiker moet:
- De uitnodigingskoppeling bezoeken
- Hun e-mailadres invoeren
- Een verificatiecode ontvangen in hun bestaande Gmail-inbox
- De code gebruiken om hun e-mailadres te verifiëren en een nieuw Proton-wachtwoord in te stellen
De tabel Gemigreerde accounts op dit scherm toont de status Geactiveerd of Niet begonnen voor elke gebruiker, zodat u kunt volgen wie de installatie heeft voltooid.
Stap 5: Werk uw MX-records bij
De laatste stap leidt de inkomende e-mail van uw domein naar Proton. Voeg de volgende twee MX-records toe aan de DNS van uw domein:
- mail.protonmail.ch — Hostnaam: @ (standaard)
- mailsec.protonmail.ch — Hostnaam: @ (standaard)
Opmerking: Verwijder ook alle andere MX-records.
Zodra u beide records aan uw DNS hebt toegevoegd, klikt u op Bevestigen naast Bevestig dat MX-records zijn toegevoegd.
Klik vervolgens op Opslaan en afsluiten.
End-to-end-versleuteling wordt nu ingeschakeld.
U bent helemaal klaar! Proton stuurt u een bevestigingsmail zodra inkomende e-mail naar Proton wordt doorgestuurd. Dit kan tot 24 uur duren.
Uw migratie volgen
Nadat u hebt opgeslagen, komt u op de pagina Samenvatting van de migratie. Deze toont de algehele voortgang, inclusief welke accounts zijn gemigreerd, gebruikers geactiveerd en de status van de MX-records van het domein. Het domein toont een badge Wachten op MX… totdat e-mail rechtstreeks naar Proton wordt doorgestuurd. Op dat moment ontvangen gebruikers geen nieuwe berichten meer in Gmail, en de migratie is definitief.
Opmerking: Nadat de migratie definitief is, werken de activeringskoppelingen niet meer. Gebruikers die hun account niet hebben geactiveerd, moeten contact opnemen met hun beheerder om hun wachtwoord handmatig te laten resetten.
