Como mudar a sua empresa do Microsoft Outlook para o Proton com o Easy Switch

Com o Easy Switch, pode mover em segurança os correios electronicos, contactos e eventos de calendário de toda a sua organização do Microsoft 365 para a sua conta Proton for Business.

Requisitos

• É um administrador Proton.
• É administrador do Microsoft 365. Uma conta de utilizador padrão não terá as permissões necessárias.
• A sua conta Microsoft 365 está alojada na nuvem. As contas locais não são suportadas.
• Tem acesso ao seu fornecedor de domínio.

Encontre o guia de configuração do seu fornecedor de domínio.

Primeiros passos

Quando iniciar sessão no Proton Mail pela primeira vez, aparece na sua caixa de entrada a janela Defina a sua organização. Selecione Easy Switch for Business e clique em Seguinte.

Irá para a página de definições Importar via Easy Switch. Clique em Microsoft para iniciar o assistente de migração.

(Nota: Pode voltar a esta página em qualquer altura através de Definições → Importar via Easy Switch na barra lateral esquerda.)

Visão geral dos passos de migração

O assistente de migração guia-o através de cinco passos:

1. Configurar migração
2. Autenticar
3. Configurar domínio
4. Configurar utilizadores
5. Passo final

Passo 1: Configurar a migração

Selecione os dados que pretende migrar. Por predefinição, as três opções estão selecionadas: E-mails, Contactos e Calendários. Desselecione os que não necessitar e, em seguida, clique em Seguinte.

Passo 2: Autenticar a sua conta Microsoft

Clique em Iniciar sessão na Microsoft. Será aberta uma janela de início de sessão da Microsoft.

Inicie sessão com uma conta de administrador do Microsoft 365 e conceda ao Proton as permissões solicitadas.

Passo 3: Configurar o seu domínio

Clique em Adicionar domínio para iniciar o processo de configuração.

Este passo tem quatro subpassos, cada um acessível a partir da barra lateral esquerda.

3.1 Verificar o seu domínio

Copie o registo TXT fornecido e cole-o na consola DNS do seu hospedeiro de domínio. Para o nome de hospedeiro, utilize o valor predefinido (normalmente @). Em seguida, clique em Actualizar estado para confirmar a verificação. (Nota: pode demorar até 24 horas a sincronizar.)

• Como utilizar domínios personalizados no Proton Mail

O estado mostrará inicialmente Registo de verificação não encontrado enquanto o DNS ainda está a propagar.

Assim que o registo for detetado, o estado será atualizado para Verificação válida encontrada. Clique em Seguinte para prosseguir.

(Nota: as alterações de DNS podem demorar até 24 horas a ter efeito. Um painel «Precisa de ajuda?» à direita fornece guias passo a passo para fornecedores de domínio populares.)

3.2 Configurar envio seguro (SPF)

Copie o registo TXT fornecido e cole-o na secção DNS do seu hospedeiro de domínio. Utilize o nome de hospedeiro predefinido (@). O registo SPF permite que a sua equipa envie correios electronicos do Proton e da Microsoft simultaneamente durante o período de migração.

3.3 Configurar envio seguro (DKIM)

Adicione os três registos CNAME fornecidos ao seu DNS. Os nomes de hospedeiro são: protonmail._domainkey, protonmail2._domainkey e protonmail3._domainkey. O DKIM adiciona uma assinatura digital a cada e-mail para que os destinatários possam verificar se a mensagem veio realmente do seu domínio e não foi alterada em trânsito. Sem isso, as mensagens podem ser tratadas como menos fidedignas.

3.4 Configurar envio seguro (DMARC)

Copie o registo TXT fornecido e adicione-o ao seu DNS com o nome de hospedeiro _dmarc. O DMARC baseia-se no SPF e no DKIM para proteger o seu domínio contra personificação e melhorar a fiabilidade da entrega de e-mail.

Passo 4: Configurar utilizadores

4.1 Migrar contas

Aparecerá uma lista de todos os utilizadores do seu inquilino Microsoft 365, mostrando o nome, endereço de e-mail e tamanho estimado dos dados de cada pessoa.

Por predefinição, a Microsoft pode ocultar os dados de utilização das caixas de correio nos relatórios por motivos de privacidade. Para permitir que o Easy Switch mostre os tamanhos estimados das caixas de correio, inicie sessão no centro de administração do Microsoft 365 e vá a Definições → Definições da Organização → Relatórios, depois desative Ocultar nomes de utilizador, grupo e site em todos os relatórios.

Pode migrar toda a sua organização de uma só vez, ou começar com um lote mais pequeno e adicionar o resto mais tarde.

As caixas de correio partilhadas do Microsoft 365 não são atualmente suportadas e não aparecerão nesta lista.

No painel de controlo do Easy Switch, selecione os utilizadores que pretende mover para o Proton e clique em Migrar.

Assim que a migração estiver em curso, cada utilizador selecionado mostrará um estado Em curso. O contador no topo é atualizado à medida que as contas são processadas. Pode avançar para o próximo subpasso sem esperar que todas as migrações terminem.

4.2 Integrar a sua equipa

Depois de as contas serem migradas, o Proton gera uma única ligação de convite que funciona para todos os utilizadores migrados. Copie a ligação e partilhe-a com a sua equipa.

Cada utilizador deve:

• Visitar a ligação de convite
• Introduzir o seu endereço de e-mail
• Receber um código de verificação na sua caixa de entrada atual do Gmail
• Utilizar o código para verificar o seu e-mail e definir uma nova palavra-passe do Proton

A tabela de Contas migradas neste ecrã mostra o estado Ativado ou Não iniciado para cada utilizador, permitindo-lhe acompanhar quem concluiu a configuração.

Passo 5: atualize os registos MX

O último passo direciona o e-mail de entrada do seu domínio para o Proton. Adicione os dois registos MX seguintes ao DNS do seu domínio:

• mail.protonmail.ch — nome de hospedeiro: @ (predefinição)
• mailsec.protonmail.ch — nome de hospedeiro: @ (predefinição)

Nota: Também deve eliminar todos os outros registos MX que tem.

Depois de adicionar ambos os registos ao seu DNS, clique em Confirmar ao lado de Confirmar registos MX adicionados.

De seguida, clique em Guardar e sair.

A encriptação ponto a ponto será agora ativada.

Está tudo pronto! O Proton enviar-lhe-á um e-mail de confirmação assim que o correio de entrada estiver a ser encaminhado para o Proton. Isto pode demorar até 24 horas.

Acompanhar a sua migração

Depois de guardar, será direcionado para a página Resumo da migração. Esta mostra o progresso geral, incluindo quais as contas migradas, os utilizadores ativados e o estado do registo MX do domínio. O domínio irá mostrar um distintivo À espera do MX… até que o e-mail seja encaminhado diretamente para o Proton. Nesse momento, os utilizadores deixarão de receber novas mensagens no Gmail e a migração estará concluída.

Nota: Após a conclusão da migração, as ligações de ativação deixarão de funcionar. Os utilizadores que não tenham ativado as suas contas precisarão de contactar o seu administrador para que a sua palavra-passe seja reposta manualmente.