วิธีเปลี่ยนธุรกิจจาก Microsoft Outlook ไปยัง Proton โดยใช้ Easy Switch

ด้วย Easy Switch สามารถย้ายอีเมล รายชื่อผู้ติดต่อ และกิจกรรมในปฏิทินของทั้งองค์กรจาก Microsoft 365 ไปยังบัญชี Proton for Business ได้อย่างปลอดภัย

ข้อกำหนด

• เป็น ผู้ดูแลระบบ Proton
• คุณเป็นผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 บัญชีผู้ใช้มาตรฐานจะไม่มีการอนุญาตที่จำเป็น
• บัญชี Microsoft 365 ของคุณเป็นแบบโฮสต์บนคลาวด์ บัญชีแบบภายในองค์กรไม่รองรับ
• สามารถเข้าถึงผู้ให้บริการโดเมนได้

ค้นหาคู่มือการตั้งค่าของผู้ให้บริการโดเมนของคุณ

เริ่มต้นใช้งาน

เมื่อคุณเข้าสู่ระบบ Proton Mail ครั้งแรก หน้าต่าง ตั้งค่าองค์กรของคุณ จะปรากฏในกล่องขาเข้าของคุณ เลือก Easy Switch for Business แล้วคลิก ถัดไป

คุณจะไปถึงหน้าการตั้งค่านำเข้าผ่าน Easy Switch คลิก Microsoft เพื่อเริ่มตัวช่วยสร้างการย้ายข้อมูล

(หมายเหตุ : คุณสามารถกลับมาที่หน้านี้ได้ทุกเวลาโดยไปที่ การตั้งค่า → นำเข้าผ่าน Easy Switch ในแถบด้านซ้าย)

ภาพรวมขั้นตอนการย้ายข้อมูล

ตัวช่วยสร้างการย้ายข้อมูลจะแนะนำคุณผ่านห้าขั้นตอน :

1. กำหนดค่าการย้ายข้อมูล
2. ยืนยันตัวตน
3. กำหนดค่าโดเมน
4. กำหนดค่าผู้ใช้งาน
5. ขั้นตอนสุดท้าย

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดค่าการย้ายข้อมูล

เลือกข้อมูลที่ต้องการย้าย ตามค่าเริ่มต้น ตัวเลือกทั้งสามจะถูกเลือกไว้: อีเมล รายชื่อผู้ติดต่อ และ ปฏิทิน ยกเลิกการเลือกข้อมูลที่ไม่ต้องการ จากนั้นคลิก ถัดไป

ขั้นตอนที่ 2 : ยืนยันตัวตนบัญชี Microsoft ของคุณ

คลิก เข้าสู่ระบบ Microsoft หน้าต่างเข้าสู่ระบบ Microsoft จะเปิดขึ้น

เข้าสู่ระบบโดยใช้ บัญชีผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 และให้การอนุญาตที่ร้องขอแก่ Proton

ขั้นตอนที่ 3 : กำหนดค่าโดเมนของคุณ

คลิก เพิ่มโดเมน เพื่อเริ่มกระบวนการกำหนดค่า

ขั้นตอนนี้มีสี่ขั้นตอนย่อย ซึ่งแต่ละขั้นตอนสามารถเข้าถึงได้จากแถบด้านข้างซ้าย

3.1 ยืนยันโดเมนของคุณ

คัดลอกระเบียน TXT ที่ให้มา และ วางลงในคอนโซล DNS ของโฮสต์โดเมนของคุณ สำหรับชื่อโฮสต์ ให้ใช้ค่าเริ่มต้น (โดยปกติคือ @) จากนั้นคลิก รีเฟรชสถานะ เพื่อตรวจสอบการยืนยัน (หมายเหตุ : อาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงในการซิงค์)

• วิธีการใช้โดเมนที่กำหนดเองใน Proton Mail

สถานะจะแสดง ไม่พบระเบียนการยืนยัน ในตอนแรกในขณะที่ DNS ยังคงเผยแพร่

เมื่อตรวจพบระเบียนแล้ว สถานะจะอัปเดตเป็น พบการยืนยันที่ถูกต้อง คลิก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ

(หมายเหตุ : การเปลี่ยนแปลง DNS อาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงจึงจะมีผล แผง “ต้องการความช่วยเหลือหรือไม่” ทางด้านขวาจะมีคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับผู้ให้บริการโดเมนยอดนิยม)

3.2 ตั้งค่าการส่งที่ปลอดภัย (SPF)

คัดลอก ระเบียน TXT ที่ให้มา และ วางลงในส่วน DNS ของโฮสต์โดเมนของคุณ ใช้ชื่อโฮสต์เริ่มต้น (@) ระเบียน SPF อนุญาตให้ทีมของคุณส่งอีเมลจากทั้ง Proton และ Microsoft พร้อมกันในช่วงการย้ายข้อมูล

3.3 ตั้งค่าการส่งที่ปลอดภัย (DKIM)

เพิ่ม ระเบียน CNAME สามระเบียนที่ให้มาไปยัง DNS ชื่อโฮสต์คือ: protonmail._domainkey, protonmail2._domainkey และ protonmail3._domainkey DKIM จะเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลลงในแต่ละอีเมลเพื่อให้ผู้รับสามารถยืนยันได้ว่าข้อความมาจากโดเมนจริงและไม่ได้ถูกดัดแปลงระหว่างการจัดส่ง หากไม่มีสิ่งนี้ ข้อความอาจถูกมองว่ามีความน่าเชื่อถือน้อยลง

3.4 ตั้งค่าการส่งที่ปลอดภัย (DMARC)

คัดลอกระเบียน TXT ที่ให้มา และเพิ่มลงใน DNS ของคุณโดยใช้ชื่อโฮสต์ _dmarc DMARC ต่อยอดจาก SPF และ DKIM เพื่อปกป้องโดเมนของคุณจากการปลอมแปลงและปรับปรุงความน่าเชื่อถือในการส่งอีเมล

ขั้นตอนที่ 4 : กำหนดค่าผู้ใช้งาน

4.1 ย้ายข้อมูลบัญชี

รายการผู้ใช้ทั้งหมดในผู้เช่า Microsoft 365 ของคุณจะปรากฏขึ้น โดยแสดงชื่อ ที่อยู่อีเมล และขนาดข้อมูลโดยประมาณของแต่ละคน

โดยค่าเริ่มต้น Microsoft อาจซ่อนข้อมูลการใช้งานกล่องจดหมายในรายงานเพื่อความเป็นส่วนตัว หากต้องการอนุญาตให้ Easy Switch แสดงขนาดกล่องจดหมายโดยประมาณ ให้เข้าสู่ระบบศูนย์ผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 และไปที่ การตั้งค่า → การตั้งค่าองค์กร → รายงาน จากนั้นปิด ซ่อนชื่อผู้ใช้ กลุ่ม และไซต์ในรายงานทั้งหมด

คุณสามารถย้ายข้อมูลทั้งองค์กรในครั้งเดียว หรือเริ่มจากกลุ่มเล็กๆ แล้วเพิ่มส่วนที่เหลือในภายหลัง

กล่องจดหมายที่แชร์ของ Microsoft 365 ยังไม่รองรับในขณะนี้ และจะไม่ปรากฏในรายการนี้

ในหน้าหลักของระบบ Easy Switch ให้เลือกผู้ใช้งานที่คุณต้องการย้ายไปที่ Proton แล้วคลิก ย้ายข้อมูล

เมื่อการย้ายข้อมูลดำเนินอยู่ ผู้ใช้ที่เลือกแต่ละรายจะแสดงสถานะ กำลังดำเนินการ ตัวนับที่ด้านบนจะอัปเดตเมื่อบัญชีได้รับการประมวลผล คุณสามารถดำเนินการต่อในขั้นตอนย่อยถัดไปได้โดยไม่ต้องรอให้การย้ายข้อมูลทั้งหมดเสร็จสิ้น

4.2 เริ่มต้นใช้งานทีมของคุณ

เมื่อบัญชีถูกย้ายข้อมูลแล้ว Proton จะสร้างลิงก์คำเชิญเพียงลิงก์เดียวที่ใช้ได้กับผู้ใช้งานที่ย้ายข้อมูลทั้งหมด คัดลอกลิงก์ และ แชร์ให้ทีม

ผู้ใช้แต่ละรายต้อง:

• ไปยังลิงก์คำเชิญ
• ป้อนที่อยู่อีเมล
• รับรหัสยืนยันในกล่องขาเข้า Gmail ที่มีอยู่
• ใช้รหัสเพื่อยืนยันอีเมลและตั้งรหัสผ่าน Proton ใหม่

ตาราง บัญชีที่ย้ายข้อมูลแล้ว บนหน้าจอนี้จะแสดงสถานะ เปิดใช้งานแล้ว หรือ ยังไม่เริ่มต้น สำหรับผู้ใช้แต่ละราย เพื่อให้สามารถติดตามได้ว่าใครเสร็จสิ้นการตั้งค่าแล้วบ้าง

ขั้นตอนที่ 5: อัปเดตระเบียน MX

ขั้นตอนสุดท้ายจะนำอีเมลขาเข้าของโดเมนคุณไปยัง Proton เพิ่มระเบียน MX สองรายการต่อไปนี้ใน DNS ของโดเมนคุณ:

• mail.protonmail.ch — ชื่อโฮสต์: @ (ค่าเริ่มต้น)
• mailsec.protonmail.ch — ชื่อโฮสต์: @ (ค่าเริ่มต้น)

หมายเหตุ: ควรลบระเบียน MX อื่นๆ ทั้งหมดที่มีด้วย

เมื่อเพิ่มระเบียนทั้งสองรายการใน DNS แล้ว ให้คลิก ยืนยัน ถัดจาก ยืนยันการเพิ่มระเบียน MX

จากนั้นคลิก บันทึกและออก

การเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทางจะเปิดใช้งานในขณะนี้

ทุกอย่างพร้อมแล้ว! Proton จะส่งอีเมลยืนยันให้คุณเมื่ออีเมลขาเข้าถูกส่งไปยัง Proton ซึ่งอาจใช้เวลาสูงสุด 24 ชั่วโมง

การติดตามการย้ายข้อมูล

หลังบันทึก คุณจะเข้าสู่หน้า สรุปการย้ายข้อมูล หน้านี้แสดงความคืบหน้าโดยรวม รวมถึงบัญชีที่ย้ายข้อมูลแล้ว ผู้ใช้งานที่เปิดใช้งานแล้ว และสถานะระเบียน MX ของโดเมน โดเมนจะแสดงป้าย กำลังรอ MX… จนกว่าอีเมลจะถูกส่งไปยัง Proton โดยตรง เมื่อถึงจุดนั้น ผู้ใช้งานจะหยุดรับข้อความใหม่ใน Gmail และการย้ายข้อมูลจะเสร็จสมบูรณ์

หมายเหตุ: หลังจากสิ้นสุดการย้ายข้อมูลแล้ว ลิงก์เปิดใช้งานจะหยุดทำงาน ผู้ใช้ที่ยังไม่ได้เปิดใช้งานบัญชีจะต้องติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อรีเซ็ตรหัสผ่านด้วยตนเอง