Cách chuyển đổi doanh nghiệp của bạn từ Microsoft Outlook sang Proton bằng Easy Switch
- Đọc
- 10 phút
- Danh mục
- Easy Switch
Với Easy Switch, bạn có thể di chuyển an toàn toàn bộ email, liên hệ và sự kiện lịch của tổ chức bạn từ Microsoft 365 sang tài khoản Proton for Business.
Yêu cầu
- Là quản trị viên Proton.
- Bạn là quản trị viên Microsoft 365. Tài khoản người dùng tiêu chuẩn sẽ không có quyền cần thiết.
- Tài khoản Microsoft 365 của bạn được lưu trữ trên đám mây. Tài khoản tại chỗ không được hỗ trợ.
- Có quyền truy cập vào nhà cung cấp miền.
Tìm hướng dẫn thiết lập miền của nhà cung cấp.
Bắt đầu
Khi bạn đăng nhập lần đầu vào Proton Mail, một cửa sổ Thiết lập tổ chức sẽ xuất hiện trong hộp thư đến. Chọn Easy Switch for Business và nhấp vào Tiếp theo.
Bạn sẽ được đưa đến trang cài đặt Nhập qua Easy Switch. Nhấp vào Microsoft để bắt đầu trình hướng dẫn chuyển đổi.
(Lưu ý: Bạn có thể quay lại trang này bất cứ lúc nào qua Cài đặt → Nhập qua Easy Switch trong thanh bên trái.)
Tổng quan các bước di chuyển
Trình hướng dẫn chuyển đổi sẽ dẫn bạn qua năm bước:
Bước 1: Cấu hình di chuyển
Chọn dữ liệu muốn di chuyển. Theo mặc định, cả ba tùy chọn đều được chọn: Email, Liên hệ và Lịch. Bỏ chọn các mục không cần thiết, sau đó nhấp vào Tiếp theo.
Bước 2: Xác thực tài khoản Microsoft của bạn
Nhấp vào Đăng nhập vào Microsoft. Một cửa sổ đăng nhập Microsoft sẽ mở ra.
Đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên Microsoft 365 và cấp cho Proton các quyền được yêu cầu.
Bước 3: Cấu hình miền
Nhấp vào Thêm miền để bắt đầu quá trình cấu hình.
Bước này gồm bốn bước phụ, có thể truy cập từng bước từ thanh bên trái.
3.1 Xác minh miền của bạn
Sao chép bản ghi TXT được cung cấp và dán nó vào bảng điều khiển DNS của nhà cung cấp miền. Đối với tên chủ, sử dụng giá trị mặc định (thường là @). Sau đó nhấp vào Làm mới trạng thái để kiểm tra xác minh. (Lưu ý: Có thể mất đến 24 giờ để đồng bộ.)
Trạng thái ban đầu sẽ hiển thị Không tìm thấy bản ghi xác minh trong khi DNS vẫn đang lan truyền.
Sau khi phát hiện bản ghi, trạng thái sẽ cập nhật thành Đã tìm thấy xác minh hợp lệ. Nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục.
(Lưu ý: Những thay đổi DNS có thể mất đến 24 giờ để có hiệu lực. Một bảng “Cần giúp?” ở bên phải cung cấp hướng dẫn từng bước cho các nhà cung cấp miền phổ biến.)
3.2 Thiết lập gửi an toàn (SPF)
Sao chép bản ghi TXT được cung cấp và dán nó vào phần DNS của nhà cung cấp miền. Sử dụng tên chủ mặc định (@). Bản ghi SPF cho phép nhóm của bạn gửi email từ cả Proton và Microsoft cùng lúc trong thời gian chuyển đổi.
3.3 Thiết lập gửi an toàn (DKIM)
Thêm ba bản ghi CNAME được cung cấp vào DNS. Các tên chủ là: protonmail._domainkey, protonmail2._domainkey, và protonmail3._domainkey. DKIM thêm chữ ký số vào mỗi email để người nhận có thể xác minh thư thực sự đến từ miền và không bị thay đổi trong quá trình truyền tải. Nếu không có bản ghi này, thư có thể bị coi là kém tin cậy hơn.
3.4 Thiết lập gửi an toàn (DMARC)
Sao chép bản ghi TXT được cung cấp và thêm nó vào DNS của bạn với tên chủ _dmarc. DMARC xây dựng dựa trên SPF và DKIM để bảo vệ miền của bạn khỏi mạo danh và cải thiện độ tin cậy khi gửi email.
Bước 4: Cấu hình người dùng
4.1 Chuyển đổi tài khoản
Danh sách tất cả người dùng trong tenant Microsoft 365 của bạn sẽ xuất hiện, hiển thị tên, địa chỉ email và kích thước dữ liệu ước tính của từng người.
Theo mặc định, Microsoft có thể ẩn dữ liệu sử dụng hộp thư trong báo cáo vì quyền riêng tư. Để cho phép Easy Switch hiển thị kích thước hộp thư ước tính, hãy đăng nhập vào trung tâm quản trị Microsoft 365 và đi đến Cài đặt → Cài đặt tổ chức → Báo cáo, sau đó tắt Ẩn tên người dùng, nhóm và site trong tất cả báo cáo.
Bạn có thể chuyển đổi toàn bộ tổ chức cùng một lúc, hoặc bắt đầu với một nhóm nhỏ hơn và thêm phần còn lại sau.
Hộp thư dùng chung Microsoft 365 hiện không được hỗ trợ và sẽ không xuất hiện trong danh sách này.
Trong bảng điều khiển Easy Switch, chọn những người dùng bạn muốn di chuyển đến Proton và nhấp vào Chuyển đổi.
Khi quá trình chuyển đổi đang diễn ra, mỗi người dùng được chọn sẽ hiển thị trạng thái Trong quá trình. Bộ đếm ở trên cùng sẽ cập nhật khi các tài khoản được xử lý. Bạn có thể tiếp tục bước phụ tiếp theo mà không cần đợi tất cả các chuyển đổi hoàn tất.
4.2 Đưa nhóm của bạn vào sử dụng
Sau khi các tài khoản đã được chuyển đổi, Proton tạo một liên kết mời duy nhất hoạt động cho tất cả người dùng đã chuyển đổi. Sao chép liên kết và chia sẻ nó với nhóm của bạn.
Mỗi người dùng phải:
- Truy cập liên kết mời
- Nhập địa chỉ email
- Nhận mã xác minh trong hộp thư đến Gmail hiện tại
- Sử dụng mã để xác minh email và đặt mật khẩu Proton mới
Bảng Tài khoản đã di chuyển trên màn hình này hiển thị trạng thái Đã kích hoạt hoặc Chưa bắt đầu cho từng người dùng để có thể theo dõi ai đã hoàn tất thiết lập.
Bước 5: Cập nhật bản ghi MX
Bước cuối cùng định tuyến email đến của miền bạn đến Proton. Thêm hai bản ghi MX sau vào DNS của miền bạn:
- mail.protonmail.ch — Tên chủ: @ (mặc định)
- mailsec.protonmail.ch — Tên chủ: @ (mặc định)
Ghi chú: Bạn cũng nên xóa tất cả các bản ghi MX khác hiện có.
Sau khi bạn đã thêm cả hai bản ghi vào DNS của mình, nhấp vào Xác nhận bên cạnh Xác nhận bản ghi MX đã được thêm.
Tiếp theo, nhấp vào Lưu và thoát.
Mã hóa đầu cuối hiện sẽ được kích hoạt.
Bạn đã sẵn sàng! Proton sẽ gửi cho bạn email xác nhận khi thư đến được định tuyến đến Proton. Quá trình này có thể mất đến 24 giờ.
Theo dõi quá trình di chuyển
Sau khi lưu, bạn sẽ được đưa đến trang Tóm tắt chuyển đổi. Trang này hiển thị tiến trình tổng thể, bao gồm tài khoản nào đã chuyển đổi, người dùng đã kích hoạt và trạng thái bản ghi MX của miền. Miền sẽ hiển thị huy hiệu Đang chờ MX… cho đến khi email được định tuyến trực tiếp đến Proton. Lúc đó, người dùng sẽ ngừng nhận thư mới trong Gmail và quá trình chuyển đổi hoàn tất.
Lưu ý: Sau khi quá trình di chuyển hoàn tất, các liên kết kích hoạt sẽ ngừng hoạt động. Người dùng chưa kích hoạt tài khoản sẽ cần liên hệ với quản trị viên để đặt lại mật khẩu theo cách thủ công.
