Cómo cambiar tu empresa de Microsoft Outlook a Proton con Easy Switch
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Con Easy Switch, puedes mover de forma segura los correos electrónicos, los contactos y los eventos del calendario de toda tu organización de Microsoft 365 a tu cuenta de Proton for Business.
Requisitos
- Eres administrador de Proton.
- Debes ser administrador de Microsoft 365. Una cuenta de usuario estándar no tiene los permisos necesarios.
- Tu cuenta de Microsoft 365 está alojada en la nube. Las cuentas locales no reciben soporte.
- Tienes acceso a tu proveedor de dominio.
Busca la guía de configuración de tu proveedor de dominio.
Primeros pasos
Cuando inicias sesión por primera vez en Proton Mail, aparece una ventana modal Configura tu organización en tu bandeja de entrada. Selecciona Easy Switch for Business y haz clic en Siguiente.
Accedes a la página de configuración Importar mediante Easy Switch. Haz clic en Microsoft para iniciar el asistente de migración.
(Nota: Puedes volver a esta página en cualquier momento desde Configuración → Importar mediante Easy Switch en la barra lateral izquierda.)
Resumen de los pasos de migración
El asistente de migración te guía por cinco pasos:
Paso 1: Configurar la migración
Selecciona los datos que quieres migrar. De forma predeterminada, las tres opciones están seleccionadas: Correos electrónicos, Contactos y Calendarios. Deselecciona los que no necesites y haz clic en Siguiente.
Paso 2: autentica tu cuenta de Microsoft
Haz clic en Iniciar sesión en Microsoft. Se abre una ventana de inicio de sesión de Microsoft.
Inicia sesión con una cuenta de administrador de Microsoft 365 y concede a Proton los permisos solicitados.
Paso 3: configura tu dominio
Haz clic en Añadir dominio para iniciar el proceso de configuración.
Este paso consta de cuatro subpasos, cada uno accesible desde la barra lateral izquierda.
3.1 Verifica tu dominio
Copia el registro TXT proporcionado y pégalo en la consola DNS de tu proveedor de dominio. Para el nombre del host, usa el valor por defecto (normalmente @). Después, haz clic en Actualizar estado para comprobar la verificación. (Nota: La sincronización puede tardar hasta 24 horas.)
El estado mostrará inicialmente Registro de verificación no encontrado mientras el DNS aún se propaga.
Una vez detectado el registro, el estado se actualizará a Verificación válida encontrada. Haz clic en Siguiente para continuar.
(Nota: Los cambios de DNS pueden tardar hasta 24 horas en surtir efecto. Un panel de «¿Necesitas ayuda?» a la derecha proporciona guías paso a paso para proveedores de dominios populares.)
3.2 Configurar envío seguro (SPF)
Copia el registro TXT proporcionado y pégalo en la sección de DNS de tu proveedor de dominio. Usa el nombre del host por defecto (@). El registro SPF permite que tu equipo envíe correos electrónicos tanto desde Proton como desde Microsoft simultáneamente durante el periodo de migración.
3.3 Configurar envío seguro (DKIM)
Añade los tres registros CNAME proporcionados a tu DNS. Los nombres de host son: protonmail._domainkey, protonmail2._domainkey y protonmail3._domainkey. DKIM añade una firma digital a cada correo electrónico para que los destinatarios puedan verificar que el mensaje procede realmente de tu dominio y no ha sido alterado en tránsito. Sin él, los mensajes podrían considerarse menos fiables.
3.4 Configurar envío seguro (DMARC)
Copia el registro TXT proporcionado y añádelo a tu DNS con el nombre del host _dmarc. DMARC se basa en SPF y DKIM para proteger tu dominio de la suplantación y mejorar la fiabilidad de la entrega de correo electrónico.
Paso 4: configura usuarios
4.1 Migrar cuentas
Aparece una lista de todos los usuarios de tu inquilino de Microsoft 365, que muestra el nombre, la dirección de correo electrónico y el tamaño de datos estimado de cada persona.
Por defecto, Microsoft puede ocultar los datos de uso del buzón en los informes por privacidad. Para permitir que Easy Switch muestre los tamaños de buzón estimados, inicia sesión en el centro de administración de Microsoft 365 y ve a Configuración → Configuración de la organización → Informes, luego desactiva Ocultar los nombres de usuario, grupo y sitio en todos los informes.
Puedes migrar toda tu organización a la vez, o empezar con un lote más pequeño y añadir el resto más tarde.
Los buzones compartidos de Microsoft 365 no son compatibles actualmente y no aparecen en esta lista.
En el panel de control de Easy Switch, selecciona los usuarios que quieres mover a Proton y haz clic en Migrar.
Una vez que la migración esté en marcha, cada usuario seleccionado mostrará un estado En curso. El contador de la parte superior se actualiza a medida que se procesan las cuentas. Puedes pasar al siguiente subpaso sin esperar a que finalicen todas las migraciones.
4.2 Incorporar a tu equipo
Una vez migradas las cuentas, Proton genera un único enlace de invitación que funciona para todos los usuarios migrados. Copia el enlace y compártelo con tu equipo.
Cada usuario debe:
- Visitar el enlace de invitación
- Ingresar su dirección de correo electrónico
- Recibir un código de verificación en su bandeja de entrada de Gmail actual
- Usar el código para verificar su correo electrónico y establecer una nueva contraseña de Proton
La tabla Cuentas migradas de esta pantalla muestra el estado Activado o No iniciado para cada usuario, de modo que puedas realizar un seguimiento de quién ha completado la configuración.
Paso 5: actualiza tus registros MX
El último paso dirige el correo electrónico entrante de tu dominio a Proton. Añade los dos registros MX siguientes al DNS de tu dominio:
- mail.protonmail.ch — Nombre del host: @ (por defecto)
- mailsec.protonmail.ch — Nombre del host: @ (por defecto)
Nota: También debes eliminar todos los demás registros MX que tengas.
Una vez que hayas añadido ambos registros a tu DNS, haz clic en Confirmar junto a Confirmar que se han añadido los registros MX.
A continuación, haz clic en Guardar y salir.
A partir de ahora, se activará el cifrado de extremo a extremo.
¡Todo listo! Proton te enviará un correo electrónico de confirmación cuando el correo entrante se dirija a Proton. Esto puede tardar hasta 24 horas.
Seguimiento de tu migración
Después de guardar, irás a la página Resumen de migración. Esta muestra el progreso general, incluidas las cuentas migradas, los usuarios activados y el estado del registro MX del dominio. El dominio mostrará una insignia Esperando MX… hasta que el correo electrónico se dirija directamente a Proton. En ese momento, los usuarios dejarán de recibir mensajes nuevos en Gmail y la migración será definitiva.
Nota: Una vez finalizada la migración, los enlaces de activación dejarán de funcionar. Los usuarios que no hayan activado sus cuentas deberán ponerse en contacto con su administrador para que restablezca su contraseña manualmente.
