วิธีป้องกันเอกสาร PDF ด้วยรหัสผ่านอย่างถูกต้อง

ไม่ว่าจะส่งสัญญาที่เป็นความลับ ใบแจ้งหนี้ หรือรายงาน การใช้รหัสผ่านเพื่อป้องกันการเข้าถึงไฟล์ PDF เป็นวิธีง่ายๆ ในการป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแอบดู แต่แม้ว่าจะสามารถป้องกันการเข้าถึงทั่วไปได้ แต่ไม่ใช่ทุกวิธีจะปลอดภัยเท่ากัน และบางวิธีอาจถูกหลบเลี่ยงได้ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม

คู่มือนี้จะแสดงสี่วิธีในการป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่าน และอธิบายว่าทำไมการป้องกันด้วยรหัสผ่านเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอที่จะปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้อย่างเต็มที่ นอกจากนี้ยังจะได้เรียนรู้วิธีการทำงานของรหัสผ่าน PDF และเคล็ดลับสำคัญในการรักษาความปลอดภัยของเอกสารเมื่อแชร์หรือจัดเก็บ

• ทำไมจึงควรป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่าน
• 4 วิธีในการเพิ่มรหัสผ่านในเอกสาร PDF
  • 1. Proton Drive
  • 2. Adobe Acrobat
  • 3. เครื่องมือเว็บ Adobe
  • 4. แอปดูตัวอย่างบน Mac
• รหัสผ่านของผู้ใช้และรหัสผ่านของเจ้าของแตกต่างกันอย่างไร?
• เคล็ดลับง่ายๆ ในการรักษาความปลอดภัยให้ PDFs
• การป้องกันด้วยรหัสผ่าน PDF มีความปลอดภัยเพียงใด?
• จัดเก็บและแชร์ PDFs อย่างปลอดภัยด้วย Proton Drive

ทำไมจึงควรป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่าน

หากจัดเก็บหรือแชร์ PDF โดยไม่มีการป้องกัน ใครก็ตามที่ได้รับไฟล์จะสามารถเปิดไฟล์ได้ ไม่ว่าจะโดยตั้งใจหรือโดยบังเอิญ และยังสามารถคัดลอกหรือแก้ไขเนื้อหาได้อีกด้วย การเพิ่มรหัสผ่านจะช่วยให้สามารถ:

• ป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ในข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น สัญญา ข้อมูลระบุตัวตน หรือข้อมูลธนาคาร ไม่ว่าจะแชร์ไฟล์ภายนอกหรือจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ภายในก็ตาม
• ควบคุมวิธีที่ผู้อื่นโต้ตอบกับไฟล์ รวมถึงการจำกัดการดำเนินการ เช่น การดู การคัดลอก หรือการพิมพ์
• ปฏิบัติตามข้อบังคับ เช่น GDPR HIPAA หรือมาตรฐานทางการเงิน ซึ่งกำหนดให้ต้องปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลสุขภาพ และข้อมูลที่เป็นความลับอื่นๆ
• หลีกเลี่ยงการแชร์โดยไม่ได้ตั้งใจหรือการนำเอกสารสำคัญไปใช้ในทางที่ผิด แม้ว่าไฟล์จะตกไปอยู่ในมือของคนอื่น แต่ก็ไม่สามารถเปิดได้หากไม่มีรหัสผ่านที่ถูกต้อง

4 วิธีในการเพิ่มรหัสผ่านในเอกสาร PDF

ตรวจสอบวิธีการต่อไปนี้ในการเพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่านให้กับ PDFs โดยเริ่มจากวิธีที่ปลอดภัยที่สุด:

1. Proton Drive

Proton Drive เป็นบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ที่เข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทางฟรี ซึ่งช่วยให้สามารถป้องกันด้วยรหัสผ่านและแชร์ไฟล์ทุกประเภทได้อย่างปลอดภัย รวมถึง PDFs พร้อมการควบคุมการเข้าถึงที่ละเอียด สามารถใช้งานได้ในรูปแบบแอปเว็บ และบน macOS, iOS และ Android

วิธีเข้ารหัส PDF โดยใช้แอปเว็บ Proton Drive มีดังนี้:

1. สร้างบัญชี Proton Drive ฟรีหากยังไม่มีบัญชี
2. ไปที่บัญชีไดรฟ์(หน้าต่างใหม่)และเข้าสู่ระบบ
3. ใน ไฟล์ของฉัน เลือก PDF และคลิก แชร์

4. เปิดใช้งาน สร้างลิงก์สาธารณะ และเข้าถึงการตั้งค่าการแชร์ (ไอคอนรูปเฟือง)

5. เปิดใช้งาน ตั้งรหัสผ่านลิงก์ ป้อนรหัสผ่าน และคลิก บันทึกการเปลี่ยนแปลง

ตอนนี้สามารถคัดลอกลิงก์สาธารณะและแชร์กับใครก็ได้ แม้ว่าจะไม่มีบัญชี Proton ก็ตาม และยังสามารถตั้งค่าสิทธิ์การดูหรือการแก้ไข เพิ่มวันที่หมดอายุ และยกเลิกการเข้าถึงได้ทุกเมื่อ ซึ่งจะเป็นการปิดใช้งานลิงก์และป้องกันการเข้าถึงเพิ่มเติม

หรือจะแชร์ไฟล์ผ่านอีเมลกับบุคคลหรือกลุ่มที่ต้องการ และกำหนดสิทธิ์การดูหรือการแก้ไขก็ได้

2. Adobe Acrobat

Adobe Acrobat ช่วยให้สามารถเข้ารหัส PDF ด้วยรหัสผ่าน และควบคุมผู้ที่สามารถแก้ไข พิมพ์ หรือคัดลอกเนื้อหาได้ อย่างไรก็ตาม การเข้ารหัสลับนี้มีช่องโหว่ที่ทราบกันดี ซึ่งจะกล่าวถึงในส่วนถัดไปของบทความนี้

วิธีเพิ่มรหัสผ่านให้กับ PDF โดยใช้ Adobe Acrobat มีดังนี้:

1. ใน เครื่องมือทั้งหมด เลือก ป้องกัน PDF → เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน
2. ทำเครื่องหมายในช่อง ต้องระบุรหัสผ่านเพื่อเปิดเอกสาร

3. ตั้งค่า รหัสผ่านสำหรับเปิดเอกสาร
4. สามารถเลือกจำกัดการแก้ไขและการพิมพ์เอกสารได้หากต้องการ
5. ตั้งค่า ความเข้ากันได้ เป็นตัวเลือกใหม่ล่าสุด (เช่น Adobe X และใหม่กว่า)
6. เลือก เข้ารหัสเนื้อหาเอกสารทั้งหมด

7. คลิก ตกลง
8. ป้อน รหัสผ่านสำหรับเปิดเอกสาร อีกครั้งเพื่อยืนยัน

3. เครื่องมือเว็บ Adobe

เครื่องมือออนไลน์ของ Adobe เป็นทางเลือกที่ง่ายกว่า Adobe Acrobat เนื่องจากทำงานในเบราว์เซอร์ จึงไม่ต้องติดตั้ง อย่างไรก็ตาม เครื่องมือนี้จะไม่เข้ารหัสข้อมูลเมตา หรือไม่อนุญาตให้จำกัดการแก้ไข การคัดลอก หรือการพิมพ์ นอกจากนี้ยังมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยในลักษณะเดียวกันกับ Acrobat

วิธีป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่านโดยใช้เครื่องมือออนไลน์ของ Adobe มีดังนี้:

1. ไปที่ เครื่องมือออนไลน์ของ Adobe(หน้าต่างใหม่)
2. เลือกไฟล์ PDF จากอุปกรณ์
3. ป้อนรหัสผ่านและยืนยัน

4. ดาวน์โหลด PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน

4. แอปดูตัวอย่างบน Mac

แอปดูตัวอย่างเป็นแอปจัดการ PDF ค่าเริ่มต้นบน Mac ซึ่งช่วยให้ล็อก PDFs ด้วยรหัสผ่านและจัดการสิทธิ์ได้ แต่ก็มีช่องโหว่ในลักษณะเดียวกัน

วิธีสร้าง PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านโดยใช้แอปดูตัวอย่างมีดังนี้:

1. เปิด PDF ในแอปดูตัวอย่าง
2. ไปที่ ไฟล์ → ส่งออก
3. คลิก สิทธิ์
4. ทำเครื่องหมายในช่อง ต้องใช้รหัสผ่านเพื่อเปิดเอกสาร จากนั้นป้อนรหัสผ่านและยืนยัน
5. ที่ รหัสผ่านของเจ้าของ ให้ตั้งรหัสผ่านและยืนยัน
6. ที่ สิทธิ์ สามารถอนุญาตให้ทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างได้โดยไม่ต้องป้อนรหัสผ่านของเจ้าของ

7. คลิก นำไปใช้ เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด

รหัสผ่านของผู้ใช้และรหัสผ่านของเจ้าของแตกต่างกันอย่างไร?

สามารถตั้งค่ารหัสผ่านได้สองประเภทโดยใช้ Adobe Acrobat หรือเครื่องมือ PDF อื่นๆ ได้แก่ รหัสผ่านของผู้ใช้และรหัสผ่านของเจ้าของ แม้ว่าจะฟังดูคล้ายกัน แต่ก็มีวัตถุประสงค์ต่างกัน:

• รหัสผ่านผู้ใช้ — หรือที่เรียกว่า รหัสผ่านสำหรับเปิดเอกสาร — จำเป็นสำหรับทุกคนที่พยายามเปิดและดู PDF หากไม่มีรหัสผ่านนี้ จะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้เลย ตัวอย่างเช่น หากส่งเอกสารลับที่กำหนดไว้เฉพาะสำหรับผู้รับบางราย การตั้งรหัสผ่านผู้ใช้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีเพียงบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะสามารถดูเนื้อหาได้
• รหัสผ่านเจ้าของ — หรือที่เรียกว่า รหัสผ่านสำหรับสิทธิ์ หรือ รหัสผ่านหลัก — จะจำกัดการดำเนินการ เช่น การพิมพ์ การแก้ไข การคัดลอกเนื้อหา หรือการแสดงความคิดเห็น ทุกคนสามารถเปิดและดู PDF ได้ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนสิทธิ์หรือลบข้อจำกัดด้านความปลอดภัยออกได้หากไม่มีรหัสผ่านนี้ ตัวอย่างเช่น อาจตั้งรหัสผ่านเจ้าของเมื่อเผยแพร่อีบุ๊กหรือแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลได้ต่อสาธารณะ เพื่อปกป้องเนื้อหาจากการแก้ไขหรือทำซ้ำโดยไม่ได้รับอนุญาต

เคล็ดลับง่ายๆ ในการรักษาความปลอดภัยให้ PDFs

แม้ว่าการป้องกันด้วยรหัสผ่านให้กับ PDFs จะช่วยป้องกันการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาตได้ แต่ก็ไม่ได้ปลอดภัยอย่างสมบูรณ์แบบ ข้อควรพิจารณาที่สำคัญบางประการเมื่อรักษาความปลอดภัยให้กับไฟล์ PDF มีดังนี้:

เข้ารหัส PDF อย่างถูกต้อง

การตั้งค่ารหัสผ่านของผู้ใช้ (สำหรับเปิด) เท่านั้นที่จะเข้ารหัส PDF ได้อย่างแท้จริง หากต้องการจำกัดการดำเนินการ เช่น การคัดลอก การแก้ไข หรือการพิมพ์ ก็สามารถตั้งรหัสผ่านของเจ้าของ (สำหรับสิทธิ์) ได้เช่นกัน

เมื่อใช้ Adobe Acrobat หรือเครื่องมือ PDF อื่นๆ ควรหมั่นอัปเดตอยู่เสมอ และเลือกการเข้ารหัสลับแบบ AES 256 บิต(หน้าต่างใหม่) เสมอ ซึ่งปัจจุบันเป็นวิธีการเข้ารหัสลับที่แข็งแกร่งที่สุดและให้การป้องกันที่ดีกว่าตัวเลือกเก่าๆ มาก (เช่น AES 128 บิต) ทำให้ผู้โจมตีเจาะระบบได้ยากขึ้นมาก

ใช้รหัสผ่านที่แข็งแกร่งและแชร์อย่างปลอดภัย

ใช้รหัสผ่านที่แข็งแกร่งและไม่ซ้ำใครเสมอ และแชร์อย่างปลอดภัยกับผู้รับ Proton Pass ช่วยสร้างรหัสผ่านและจัดเก็บอย่างปลอดภัยในบันทึกที่เข้ารหัสซึ่งสามารถแชร์ได้โดยใช้ลิงก์ที่เข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทาง โดยไม่ต้องเปิดเผยรหัสผ่าน

ห้ามแชร์ PDF ร่วมกับรหัสผ่านเด็ดขาด

หลีกเลี่ยงการส่งทั้ง PDF และรหัสผ่านในข้อความหรืออีเมลเดียวกัน เนื่องจากหากถูกดักจับ ทั้งคู่จะถูกโจมตี แต่ควรส่งรหัสผ่านแยกต่างหากโดยใช้วิธีที่ปลอดภัย เช่น การส่งข้อความที่เข้ารหัส การโทรศัพท์ หรือการแชร์ด้วยตนเอง

จะดียิ่งกว่านั้นหากหลีกเลี่ยงความเสี่ยงนี้ทั้งหมดโดยใช้แพลตฟอร์มที่เข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทางอย่าง Proton Drive หรือ Proton Mail ซึ่งช่วยให้แชร์ไฟล์ที่ละเอียดอ่อนได้โดยไม่จำเป็นต้องตั้งค่าหรือแชร์รหัสผ่านแยกต่างหาก

เพิ่มลายน้ำเพื่อบอกบริบทและป้องปรามเพิ่มเติม

ก่อนแชร์ PDF ควรพิจารณาเพิ่มลายน้ำที่มองเห็นได้ เช่น “ความลับ” “ฉบับร่าง” “สำหรับใช้ภายในเท่านั้น” หรือชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้รับ ลายน้ำ PDF จะไม่เข้ารหัสไฟล์หรือขัดขวางไม่ให้ผู้อื่นคัดลอก แต่จะช่วยให้เห็นความละเอียดอ่อนของเอกสารได้อย่างชัดเจน ลดการแชร์โดยไม่ได้รับอนุญาต และช่วยระบุแหล่งที่มาหากไฟล์ถูกเผยแพร่ซ้ำ

การป้องกันด้วยรหัสผ่าน PDF มีความปลอดภัยเพียงใด?

ผลการศึกษาในปี 2019(หน้าต่างใหม่) เผยให้เห็นว่าการป้องกันด้วยรหัสผ่าน PDF สามารถถูกหลบเลี่ยงได้ ตั้งแต่นั้นมา Adobe ได้แก้ไข(หน้าต่างใหม่)ปัญหาบางอย่างแล้ว แต่การเข้ารหัสลับ PDF (โดยเฉพาะ AES-CBC) ยังคงถูกดัดแปลงได้เนื่องจากขาดการตรวจสอบความถูกต้องสมบูรณ์ของข้อมูล

สำหรับเอกสารที่ละเอียดอ่อน การใช้ Proton Drive จะปลอดภัยกว่า เนื่องจากช่วยปกป้องทั้งไฟล์และข้อมูลเมตาจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

จัดเก็บและแชร์เอกสาร PDF อย่างปลอดภัยด้วย Proton Drive

การป้องกัน PDFs ด้วยรหัสผ่านอาจช่วยได้ในบางกรณี แต่เพื่อการป้องกันที่แข็งแกร่งและเชื่อถือได้ โดยเฉพาะเมื่อต้องจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ควรใช้โซลูชันที่ออกแบบมาเพื่อความเป็นส่วนตัวตั้งแต่เริ่มต้นจะดีกว่า

Proton Drive มอบวิธีที่ปลอดภัยในการจัดการ PDFs ไฟล์ทั้งหมดที่สร้างหรืออัปโหลดจะได้รับการปกป้องโดยอัตโนมัติด้วยการเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทาง จึงสามารถจัดเก็บเอกสารที่ละเอียดอ่อนได้โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต หากเลือกที่จะแชร์ไฟล์ ก็สามารถทำได้ง่ายๆ ผ่านอีเมลหรือสร้างลิงก์สาธารณะที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านและการกำหนดวันหมดอายุ ไม่ว่าจะกรณีใด ก็สามารถตั้งค่าสิทธิ์การดูหรือการแก้ไข และยกเลิกการเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย

เช่นเดียวกับแอป Proton อื่นๆ ไดรฟ์ได้รับการตรวจสอบอย่างเป็นอิสระและเป็นโอเพนซอร์ส ดังนั้นจึงสามารถตรวจสอบรหัสต้นฉบับได้ด้วยตนเองเพื่อดูว่าข้อมูลได้รับการปกป้องอย่างไร

สร้างบัญชี Proton Drive ฟรีเพื่อเก็บรักษา PDFs ให้เป็นส่วนตัวอย่างแท้จริงและแชร์ได้อย่างปลอดภัย

คำถามที่พบบ่อย