Duy trì hoạt động liên tục

Tìm hiểu cách thiết lập Proton Workspace làm giải pháp duy trì hoạt động liên tục cho tổ chức và việc cần làm khi xảy ra sự kiện kích hoạt.

Lưu ý rằng Proton Workspace cho mục đích duy trì hoạt động liên tục không phải là giải pháp khôi phục sau thảm họa.

Tìm hiểu thêm về Proton Workspace cho mục đích duy trì hoạt động liên tục

Trong bài viết này

• Cách hoạt động của tính năng duy trì hoạt động liên tục
  • Các loại tài khoản
• Cách thiết lập tính năng duy trì hoạt động liên tục
  • Cách đăng ký
  • Cấu hình miền
• Chuẩn bị thông tin liên hệ
• Việc cần làm khi xảy ra sự cố ngừng hoạt động của các công cụ chính
• Tài khoản không hoạt động sẽ bị tính phí theo mức giá hoạt động nếu phát hiện hoạt động sử dụng
• Không cần chuyển đổi dữ liệu từ nhà cung cấp hiện tại

Cách thức hoạt động của tính năng duy trì hoạt động liên tục

Proton Workspace dưới dạng giải pháp duy trì hoạt động liên tục cung cấp không gian làm việc phụ để chuyển sang nếu các công cụ chính không khả dụng. Tổ chức tạo tài khoản nhân viên trước, nhờ đó đội ngũ có thể đăng nhập ngay khi sự kiện kích hoạt xảy ra — không cần thiết lập tại thời điểm xảy ra sự cố.

Các loại tài khoản

Có hai loại tài khoản khi sử dụng Proton Workspace để duy trì hoạt động liên tục:

Tài khoản hoạt động: Các tài khoản này dành cho quản trị viên CNTT, điều phối viên duy trì hoạt động liên tục và ban lãnh đạo. Các tài khoản này hoạt động ngay từ ngày đầu tiên và có thể được sử dụng bất kỳ lúc nào để cấu hình và thử nghiệm.

Tài khoản không hoạt động: Các tài khoản này dành cho những thành viên còn lại của đội ngũ. Có thể tạo và cấu hình trước các tài khoản này để sẵn sàng sử dụng khi tổ chức cần. Tình trạng không hoạt động của tài khoản không hoạt động được kiểm tra hàng quý theo các điều khoản hợp đồng.

Cách thiết lập tính năng duy trì hoạt động liên tục

Cách đăng ký

Tính năng duy trì hoạt động liên tục chỉ khả dụng thông qua bộ phận Bán hàng. Kết nối với đội ngũ để thảo luận về gói duy trì hoạt động liên tục.

Sau khi đăng ký, đội ngũ sẽ hỗ trợ đánh giá nhu cầu và đề xuất thiết lập tài khoản phù hợp cho tổ chức.

Cấu hình miền

Bắt đầu thiết lập Proton Workspace. Có một số tùy chọn để cấu hình địa chỉ Proton Mail dựa trên nhu cầu kinh doanh:

Cùng một miền: Có thể sử dụng miền email hiện có bằng cách thiết lập trong Proton Mail. Lựa chọn này là tốt nhất cho các tổ chức muốn có một thiết lập đơn giản mô phỏng các địa chỉ hiện có, không yêu cầu lịch sử email hoặc thử nghiệm trước khi chuyển đổi. Ví dụ: employee@yourbusiness.com

Miền mới hoặc miền phụ: Có thể thiết lập một miền riêng biệt trong Proton Mail cùng với tùy chọn chuyển tiếp email đến các địa chỉ này trước, để nhân viên có sẵn hộp thư đến đầy đủ dữ liệu khi cần thiết. Lựa chọn này là tốt nhất cho các tổ chức cần có sẵn tính năng chuyển tiếp và lịch sử email trước khi xảy ra sự kiện kích hoạt hoặc muốn thử nghiệm kỹ lưỡng dịch vụ trước. Ví dụ: employee@secure.yourbusiness.com

Cả hai miền: Cũng có thể thiết lập cả miền hiện có và miền mới, tạo một địa chỉ trên mỗi miền cho mỗi nhân viên. Cách này kết hợp lợi ích của cả hai tùy chọn trên, cho phép nhân viên chuẩn bị và thử nghiệm trước. Khi xảy ra sự kiện kích hoạt, họ có thể nhận thư ngay lập tức tại địa chỉ ban đầu.

Việc thiết lập tổ chức và miền email trong Proton Workspace chỉ có thể được thực hiện trên ứng dụng web Proton.

Quan trọng: Khi cấu hình miền, việc cập nhật bản ghi MX sẽ chuyển hướng ngay lập tức thư đến sang Proton Mail và ngừng phân phối thư đến nhà cung cấp email hiện tại. Chỉ thực hiện bước này khi đã sẵn sàng chuyển đổi trong sự kiện kích hoạt — không thực hiện trong quá trình thiết lập.

Tìm hiểu cách tạo tổ chức trong Proton Workspace

Tìm hiểu cách thiết lập miền tùy chỉnh trên Proton Mail

Chuẩn bị thông tin liên hệ

Đảm bảo rằng đã có sẵn kế hoạch chia sẻ thông tin đăng nhập trước khi xảy ra khủng hoảng. Tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức, việc này có thể có nhiều hình thức khác nhau.

Tạo tệp CSV gồm các tài khoản không hoạt động

Tạo tệp CSV chứa thông tin sau đây cho các thành viên trong đội ngũ:

• Địa chỉ email doanh nghiệp (ví dụ: ericnorbert@yourcompany.com), địa chỉ này có thể giữ nguyên khi kích hoạt tính năng duy trì hoạt động liên tục.
• Email sao lưu hoặc email cá nhân (ví dụ: ericnorbert@gmail.com), nơi sẽ nhận liên kết kích hoạt sau khi tính năng duy trì hoạt động liên tục được kích hoạt.

Lưu trữ tệp CSV ở vị trí an toàn, chẳng hạn như kho lưu trữ đám mây đã mã hóa. Hãy đảm bảo thông báo cho nhân viên rằng, trong trường hợp xảy ra sự cố ngừng hoạt động, họ có thể nhận được liên hệ qua email cá nhân hoặc email sao lưu kèm theo thông tin chi tiết về các cách thay thế để tiếp tục liên lạc

Việc luôn cập nhật địa chỉ email của các thành viên trong đội ngũ trong quá trình tiếp nhận nhân sự mới và cho thôi việc là rất quan trọng.

Thu thập thông tin liên hệ trước

Tổ chức có thể thu thập số điện thoại của các thành viên trong đội ngũ để tạo trước các tài khoản không hoạt động, chia sẻ mật khẩu một cách an toàn qua nền tảng liên lạc bảo mật như Signal hoặc trình quản lý mật khẩu doanh nghiệp như Proton Pass nếu xảy ra sự kiện kích hoạt.

Việc cần làm khi xảy ra sự cố ngừng hoạt động của các công cụ chính

Cập nhật cài đặt DNS để trỏ bản ghi MX của miền sang Proton Mail

Lưu ý rằng các thay đổi DNS có thể mất từ vài phút đến vài giờ để có hiệu lực, tùy thuộc vào cài đặt TTL. Để giảm thiểu thời gian chờ đợi này, hãy đảm bảo TTL được đặt ở mức tối thiểu.

Phân phối thông tin đăng nhập hoặc liên kết truy cập cho đội ngũ

Nếu đã chuẩn bị tệp CSV chứa các tài khoản không hoạt động như giải thích ở trên, quản trị viên có thể tải tệp lên và kích hoạt email mời gửi đến địa chỉ email sao lưu cá nhân của từng thành viên trong đội ngũ. Sau đó, họ có thể kích hoạt tài khoản Proton thông qua liên kết được gửi trong email.

Nếu đã thu thập số điện thoại, hãy gửi mật khẩu của nhân viên bằng trình quản lý mật khẩu cho đội ngũ hoặc một nền tảng liên lạc an toàn khác, đồng thời đảm bảo rằng nhân viên đổi mật khẩu ngay lập tức khi đăng nhập vào tài khoản.

Khi đội ngũ đăng nhập vào Proton Workspace, các tài khoản không hoạt động của họ sẽ chuyển sang trạng thái hoạt động.

Tìm hiểu cách cập nhật bản ghi MX

Tài khoản không hoạt động sẽ bị tính phí theo mức giá hoạt động nếu phát hiện hoạt động sử dụng

Mức phí dành cho tài khoản không hoạt động sẽ được áp dụng chừng nào tài khoản đó vẫn chưa hoạt động. Nếu phát hiện hoạt động sử dụng trên tài khoản không hoạt động, tài khoản đó sẽ được chuyển đổi hồi tố sang mức giá hoạt động kể từ ngày đầu tiên phát hiện hoạt động sử dụng, tính theo tỷ lệ cho đến khi kết thúc chu kỳ thanh toán hiện tại.

Có thể mua thêm chỗ thông qua bộ phận Bán hàng khi cần thiết trong thời gian xảy ra sự cố. Hãy liên hệ với đội ngũ để biết thêm thông tin về giá.

Không cần chuyển đổi dữ liệu từ nhà cung cấp hiện tại

Proton Workspace cho mục đích duy trì hoạt động liên tục hoạt động song song với các thiết lập hiện có từ Google, Microsoft và các nhà cung cấp khác. Đảm bảo chuyển đổi liền mạch trong thời gian ngừng hoạt động với Easy Switch. Tự động đồng bộ danh sách liên hệ và thông tin thư mục trong quá trình thiết lập hoặc nhập thủ công bất cứ khi nào cần.

Tìm hiểu cách sử dụng Easy Switch