Miten pääsette alkuun yrityksenne kanssa Proton Mailissa

Yrityksenne sähköpostit, tiedostot ja salasanat ovat arvokkaita. Siksi me yksityisyyttä painottavana vaihtoehtona Microsoftin ja Googlen kaltaisille alustoille käytämme edistyksellistä salausta varmistaaksemme, ettei kukaan — ei edes Proton — pääse käsiksi tietoihinne. Tämä suojaa teitä hakkereilta ja auttaa teitä noudattamaan tietosuojalakeja.

Tämä helppokäyttöinen opas on erinomainen ensimmäinen askel aloittaessanne matkaanne Protonin parissa. Tässä oppaassa opitte, kuinka määritätte nopeasti Proton-tilinne, siirrätte tietonne, hyödynnätte ominaisuuksiamme ja saatte välitöntä tukea, jos tarvitsette apua.

Huomaatte, että Proton Mailin käyttö on aivan kuin minkä tahansa muun sähköpostipalvelun käyttö, joten teidän ei tarvitse järjestää koulutusta tai perehdytystä tiimillenne. Kaikki salaus tapahtuu automaattisesti ilman ylimääräisiä vaiheita. Alla oleva pika-aloitusopas auttaa teitä pääsemään vauhtiin saman tien. Seuraavissa osioissa kerrotaan lisää Protonista ja siitä, miten voitte mukauttaa tilinne organisaatiollenne sopivaksi.

1. Proton Mailin pika-asennus
   1. Rekisteröitykää Protoniin ja valitkaa tilaus
   2. Määrittäkää oma verkkotunnus
   3. Käyttäkää Proton Mailia liikkeellä ollessanne
2. Ylläpitäjän työkalut organisaationne hallintaan
   1. Ymmärtäkää käyttäjien ja osoitteiden välinen ero
   2. Luokaa ja hallitkaa käyttäjiä ja osoitteita
   3. Määrittäkää ylläpitäjiä
   4. Ymmärtäkää julkisten ja yksityisten käyttäjien välinen ero
   5. Jakakaa kirjautumistietoja ja salasanoja
   6. Hallitkaa salasanoja
   7. Asettakaa kaksivaiheisen tunnistautumisen säännöt organisaatiolle
   8. Roskaposti-, esto- ja sallittujen listat
   9. Palauttakaa hallintaoikeudet
3. Olemassa olevien sähköpostiviestienne siirtäminen Proton Mailiin
   1. Siirtäkää vanhat sähköpostinne, kalenterinne ja yhteystietonne
   2. Tuonti/Vienti
   3. Poistakaa vanhat sähköpostitilit
4. Neljä tapaa lähettää sähköposteja Proton Mailissa
   1. Salasanasuojattujen sähköpostien lähettäminen 
   2. Vanhenevat sähköpostit
   3. Ajastakaa sähköpostit
   4. Välittäkää sähköpostit
5. Järjestyksen ylläpitäminen Proton Mailissa
   1. Kansiot ja tunnisteet
   2. Suodattimet
   3. Automaattinen vastaus
   4. Sisältöhaku 
   5. Lisätkää tai tuokaa yhteystietoja
   6. Sähköpostiallekirjoitukset
   7. SMTP
   8. Proton Calendar
6. Käyttäkää Driveanne, salasananhallintaanne ja VPN-yhteyttänne
7. Tuen saaminen
   1. Verkkolomake
   2. Zendesk
   3. Kirjoittakaa meille suoraan
8. Usein kysytyt kysymykset (UKK)

Proton Mailin pika-asennus

Oletteko uusi Protonin käyttäjä? Aloittakaa tästä. Nämä neljä vaihetta auttavat teitä ottamaan käyttöön Proton-yritystilauksen. Ennen kuin aloitatte, teidän on otettava huomioon käyttäjien määrä ja tarvitsemanne tallennustilan määrä (voitte aina lisätä sitä myöhemmin).

1. Rekisteröitykää Protoniin ja valitkaa tilaus. Proton Mail tarjoaa kolme tilausta:

• Proton Mail Essentials: Yksinkertaisin tilauksemme tarjoaa turvallisen sähköpostin, jossa on yhteensä 15 Gt tallennustilaa ja 10 osoitetta käyttäjää kohden, tuen kolmelle omalle sähköpostiverkkotunnukselle sekä perusmuotoisen VPN-yhteyden yhdellä laitteella käyttäjää kohden. Tämä tilaus sisältää myös Proton Passin ja Proton Driven perusominaisuudet.
• Proton Mail Professional (poistunut käytöstä): Premium-ratkaisumme tarjosi turvallisen sähköpostin, jossa oli 50 Gt tallennustilaa ja 15 osoitetta käyttäjää kohden, tuen 10 omalle sähköpostiverkkotunnukselle, Workspace-työtilan brändäyksen logollanne, Proton VPN -yhteyden sekä edistyksellisen tilisuojauksen Proton Sentinel -ohjelmamme kautta.

• Proton Workspace Standard: Tehokas yritystilauksemme antaa teille premium-tason pääsyn Proton Mailiin (mukaan lukien Proton Calendar), Proton Passiin, Proton VPN:ään, Proton Meetiin ja Proton Driveen (mukaan lukien Proton Docs ja Proton Sheets). Se sisältää myös 1 Tt tallennustilaa käyttäjää kohden, tuen jopa 15 omalle sähköpostiverkkotunnukselle sekä videokokoukset jopa 100 osallistujalle.
• Proton Workspace Premium: Tämä yritystilaus sisältää kaiken Workspace Standardiin sisältyvän sekä Lumo-tekoälyavustajan, 3 Tt tallennustilaa käyttäjää kohden, tuen jopa 20 omalle sähköpostiverkkotunnukselle, videokokoukset jopa 250 osallistujalle sekä tietojen säilytyskäytännöt.

2. Määritä oma verkkotunnus: Yhdistä organisaationne verkkotunnus sähköpostiosoitteisiinne Proton Mailissa (esim. omannimi@esimerkki.com). Tämä antaa teille ammattimaisemman kuvan ja parantaa suojausta, samalla kun se sallii yrityksenne säilyttää brändinsä kaikessa sähköpostiviestinnässä. Jos teillä ei vielä ole verkkotunnusta, voitte ostaa sen verkkotunnustoimittajalta, kuten GoDaddy tai Namecheap.

• Oman verkkotunnuksen määrittäminen

3. Käytä Proton Mailia liikkeellä ollessasi: Proton-sovellukset pitävät yrityksenne yhteydessä ja toiminnassa tehokkaasti, olittepa sitten työpöydän ääressä tai liikkeellä. Kun määritykset on tehty, voitte ladata sovelluksemme ja jakaa nämä latauslinkit tiiminne kanssa:

• Lataa Proton Mail(uusi ikkuna)
• Lataa Proton Calendar(uusi ikkuna)

Nyt olette valmiita aloittamaan sähköpostien lähettämisen, kalenterien jakamisen ja tietojenne suojaamisen Protonilla. Tässä artikkelissa esittelemme joitakin Proton-yritystilauksenne tärkeimpiä ominaisuuksia, jotta voitte hyödyntää tilaustanne parhaalla mahdollisella tavalla.

Ylläpitäjän työkalut organisaationne hallintaan

Voitte räätälöidä Proton-yritystilinne organisaationne tarpeiden mukaan. Olipa kyseessä käyttäjien lisääminen tai poistaminen, ylläpitäjien nimeäminen tai roskapostisuodattimien mukauttaminen, Proton tarjoaa joustavat työkalut palvelunne hallintaan.

Ymmärrä käyttäjien ja osoitteiden välinen ero: Käyttäjät ovat organisaationne sisäisiä henkilökohtaisia tilejä, joilla on omat kirjautumistunnuksensa ja postilaatikkonsa. Osoitteet puolestaan ovat tiettyjä sähköposti-identiteettejä, joita voidaan määrittää käyttäjille.

• Mitä ovat käyttäjäroolit Proton-organisaatioissa?

Luo ja hallitse käyttäjiä ja osoitteita: Tämän avulla voitte ottaa uudet tiimin jäsenet tehokkaasti mukaan ja määrittää heille sähköpostiosoitteita, jotka vastaavat omaa verkkotunnustanne. Proton-yritystilauksen avulla voitte helposti mukautua tiiminne muutoksiin, liittyivätpä ne uusien jäsenten lisäämiseen tai roolien säätämiseen organisaatiossa.

• Miten käyttäjiä lisätään organisaatioonne

Nimeä ylläpitäjiä: Voitte määrittää ylläpitäjärooleja organisaatiossanne esimerkiksi IT-henkilöstölle tai tietoturvapäälliköille. Ylläpitäjillä on täysi hallinta organisaatiostanne, ja he voivat suorittaa mitä tahansa toimintoja. On tärkeää huomata, että ylläpitäjät ovat ensimmäinen yhteyspiste hätätilanteissa tai palvelukatkoksissa.

• Miten ylläpitäjiä nimetään

Ymmärrä ei-yksityisten ja yksityisten käyttäjien välinen ero: Oletusarvoisesti kaikki käyttäjät on asetettu ei-yksityisiksi, jolloin ylläpitäjät voivat lukea käyttäjien sähköposteja säännösten noudattamisen ja valvonnan vuoksi. Ylläpitäjät voivat kuitenkin muuttaa käyttäjätilit yksityisiksi, mikä rajoittaa sähköpostien käyttöoikeuden vain kyseiselle käyttäjälle itselleen. Miksi tämä on tärkeää? Eron tunteminen auttaa suojaamaan arkaluonteisia tietoja ja antaa teille mahdollisuuden myöntää tietyille henkilöille pääsyn tiettyihin sähköposteihin ja sisältöihin.

• Mitä on hyvä tietää julkisista vs. yksityisistä käyttäjistä Proton-organisaatioissa

Jaa kirjautumistiedot ja salasanat: Mahdollisuus jakaa yrityksen kirjautumistiedot ja salasanat turvallisesti on elintärkeää – erityisesti uusia työntekijöitä perehdytettäessä.

• Miten salasanoja tallennetaan ja hallitaan turvallisesti

Hallitse salasanoja: Proton-yritystilejä käyttävien ylläpitäjien tulisi hallita käyttäjien salasanoja ja päivittää niitä tarpeen mukaan. Voitte kuitenkin vaihtaa salasanoja vain ei-yksityisille organisaation käyttäjille.

• Miten organisaation käyttäjän salasana vaihdetaan

Määritä organisaation säännöt kaksivaiheiselle tunnistautumiselle (2FA): Auttaaksemme teitä suojaamaan yritystänne tietojenkalasteluhyökkäyksiltä ja tietomurroilta sallimme ylläpitäjien valvoa ja velvoittaa 2FA:n käytön – tämä on ainutlaatuinen ominaisuus, joka sisältyy Proton-yritystilaukseenne. 2FA lisää ylimääräisen suojaustason pyytämällä käyttäjiltä kertakäyttöisen tunnuskoodin salasanan lisäksi sisäänkirjautumisen yhteydessä, jotta yrityksenne tiedot pysyvät turvassa, vaikka salasanat paljastuisivat.

• Miten kaksivaiheinen tunnistautuminen (2FA) velvoitetaan organisaatioissa

Roskaposti-, esto- ja sallittujen listat: Proton Mail käyttää edistynyttä koneoppimiseen perustuvaa roskapostisuodatusta kaikkien saapuvien sähköpostien lajitteluun. Voitte mukauttaa suodattimianne edelleen luomalla omia roskaposti-, esto- ja sallittujen listoja täydentämään tai ohittamaan Protonin yleistä roskapostisuodatusta.

• Miten luodaan roskaposti-, esto- ja sallittujen listoja organisaatioille

Palauta hallintaoikeudet: Jos unohdatte salasananne, organisaationne salasana nollataan tai organisaation avain muuttuu, voitte menettää hallintaoikeutenne. Jos niin tapahtuu, Proton-yritystilauksenne avulla voitte helposti palauttaa ne.

• Miten organisaation hallintaoikeudet palautetaan

Nykyisten sähköpostiviestienne siirtäminen Proton Mailiin

Tämä osio opastaa teitä muutamassa helpossa vaiheessa, joiden avulla voitte siirtää muissa postilaatikoissa olevat nykyiset sähköpostinne Proton Mailiin. Tässä osiossa opitte, miten:

• käyttää Easy Switchiä vanhojen sähköpostien siirtämiseen
• tuoda tai viedä sähköposteja
• poistaa vanhoja sähköpostitilejä

Siirrä vanhat sähköpostinne, kalenterinne ja yhteystietonne: Proton Mailin Easy Switch(uusi ikkuna) -työkalu auttaa teitä siirtämään vanhat sähköpostinne toisesta sähköpostipalvelusta helposti suoraan Proton Mailiin. Myös kalenterien ja yhteystietojen siirtäminen vie vain muutaman yksinkertaisen vaiheen.

• Miten sähköposteja tuodaan Easy Switchin avulla
• Miten kalenteri tuodaan Proton Calendariin  
• Miten yhteystietoja lisätään ja tuodaan Proton Contactsiin

Tuonti/vienti: Proton Mailin tuonti- ja vientityökalujen avulla voitte siirtää sähköpostiarkistojanne Proton Mailiin tai sieltä pois. Tämä on hyödyllistä aiempien yrityssähköpostien integroimiseksi uuteen Proton-infrastruktuuriinne tai varmuuskopioiden luomiseksi.

• Miten sähköposteja tuodaan ja viedään

Poista vanhat sähköpostitilit: Kun olette siirtäneet kaikki haluamanne tiedot ja sähköpostit vanhoilta tileiltänne, voitte poistaa ne turvallisesti siirtyäksenne kokonaan Proton Mailiin.

• Miten Gmail-tili poistetaan
• Miten Outlook-tili poistetaan
• Miten Yahoo-tili poistetaan

Neljä tapaa lähettää sähköposteja Proton Mailissa

Sähköpostin lähettämiseen Proton Mailissa on useampi kuin yksi tapa. Voitte ajoittaa viestit lähetettäväksi myöhemmin, lähettää salattuja sähköposteja Protonin ulkopuolelle ja paljon muuta.

Salasanalla suojattujen sähköpostien lähettäminen: Proton Mailin avulla voitte lähettää salasanalla suojattuja sähköposteja muille kuin Proton Mail -käyttäjille. Tämä tarkoittaa, että vastaanottajat saavat linkin suojatulle sivulle lukeakseen sähköpostin salasanan syöttämisen jälkeen, mikä varmistaa, että viestintänne on suojattu päästä päähän -salauksella. Tätä ominaisuutta ei löydy muista sähköpostipalveluista, kuten Googlelta tai Microsoftilta.

• Miten salasanalla suojattuja sähköposteja lähetetään Proton Mailissa

Vanhenevat sähköpostit: Voitte asettaa sähköpostit poistumaan automaattisesti tietyn ajan kuluttua. Tämä on hyödyllistä arkaluonteisten tietojen jakamisessa ja voi auttaa teitä tietosuojasäännösten noudattamisessa.

• Miten vanhenevia sähköposteja lähetetään

Ajoita sähköpostit: Proton Mailin avulla voitte luonnostella sähköposteja ja ajoittaa niiden toimituksen myöhempään ajankohtaan tai päivämäärään, varmistaen niiden saapuvan vastaanottajille sopivimmalla hetkellä.

• Miten sähköposteja ajoitetaan Proton Mailissa

Välitä sähköpostit: Voitte myös automaattisesti ohjata saapuvat sähköpostit toiselle tilille määrittämällä tarkasti, mitkä sähköpostit välitetään sähköpostisääntöihin liitettävien ehtojen perusteella.

• Miten sähköpostin ohjausta käytetään

Järjestyksen ylläpitäminen Proton Mailissa

Proton Mail tarjoaa useita sisäänrakennettuja työkaluja, jotka auttavat yritystänne pysymään järjestyksessä. Tässä ovat helppokäyttöiset ominaisuudet, jotka ovat käytettävissänne, kun aloitatte Protonin käytön:

Kansiot ja tunnisteet: Kansioita voidaan käyttää sähköpostien luokitteluun eri osioihin. Tunnisteet puolestaan tarjoavat merkintäjärjestelmän, jonka avulla voitte merkitä sähköposteja useilla tunnisteilla siirtämättä niitä pois saapuneista. Proton Mail antaa teille mahdollisuuden luoda yksilöllisiä kansioita ja alikansioita tiettyjä projekteja tai aiheita varten, mikä käytännössä tarjoaa teille digitaalisen arkistokaapin järjestyksen ylläpitämiseen. Voitte jopa merkitä tunnisteilla ne yrityssähköpostit, jotka siirsitte Proton Mailiin toisesta sähköpostipalvelusta, jotta ne ovat helposti tunnistettavissa.

• Miten tunnisteita ja kansioita käytetään

Suodattimet: Suodattimet järjestävät saapuvat sähköpostit automaattisesti määrittämienne kriteerien, kuten lähettäjän, aiheen tai avainsanojen perusteella, ja ohjaavat ne tiettyihin kansioihin tai merkitsevät ne tunnisteilla.

• Miten sähköpostisuodattimia käytetään

Automaattinen vastaus: Voitte määrittää automaattisen vastauksen saapuville sähköposteille poissaolonne ajaksi, jotta lähettäjät saavat vastauksen välittömästi.

• Miten automaattinen vastaus määritetään

Sisältöhaku: Yksityisyytenne suojaamiseksi Proton Mailin salaus tarkoittaa, ettemme voi hakea viesteistänne samaan tapaan kuin muut palveluntarjoajat. Voitte kuitenkin hakea sähköpostienne sisältöä ottamalla käyttöön sisältöhakuominaisuutemme. Tämä lataa viestinne laitteellenne, jotta voitte hakea niitä sieltä ilman, että salaus vaarantuu.

• Miten Proton Mail -viesteistänne haetaan

Lisää tai tuo yhteystietoja: Muutamalla yksinkertaisella vaiheella voitte joko lisätä uusia yhteystietoja tai tuoda olemassa olevia yhteystietoja toisesta sähköpostipalvelusta suoraan Proton Mailiin. Sähköpostiviestintänne tavoin myös yhteystietonne salataan niiden suojaamiseksi.

• Miten yhteystietoja lisätään tai tuodaan Proton Contacts -palvelussa

Sähköpostiallekirjoitukset: Sähköpostiallekirjoituksen mukauttaminen on hyödyllinen tapa tunnistautua ja personoida lähettämiänne sähköposteja, etenkin jos haluatte säilyttää yrityksenne tietyn brändi-ilmeen.

• Miten sähköpostiallekirjoitusta mukautetaan

SMTP: Proton Mailin SMTP-protokollan (Simple Mail Transfer Protocol) avulla voitte määrittää yrityssovelluksenne tai -laitteenne (esim. tulostimet) lähettämään sähköposteja Proton Mail -osoitteistanne. Nämä sovellukset tai laitteet integroituvat Proton Mailiin lähettääkseen automaattisia sähköposteja puolestanne, jolloin voitte hyötyä lisäturvasta ja sähköpostien toimituksen parannuksista.

• Miten SMTP määritetään

Proton Calendar: Käyttäkää Proton Calendaria aikataulujenne, yritystapaamistanne ja tapahtumienne hallintaan, myös mobiililaitteellanne(uusi ikkuna). Voitte asettaa aikavyöhykkeenne varmistaaksenne, että tapahtumanne ovat paikallisen ajan mukaisia, jakaa kalentereita asiakkaiden tai kollegojen kanssa ja järjestää tapahtumanne eri väreillä seurannan ja priorisoinnin helpottamiseksi.

• Miten Proton Calendar otetaan käyttöön yrityksessänne 
• Miten tapahtumia luodaan, muokataan ja poistetaan Proton Calendarissa 
• Miten kutsuja lähetetään uusiin Proton Calendar -tapahtumiin
• Miten kalentereita luodaan, muokataan, poistetaan ja viedään Proton Calendarissa
• Miten kalenteri jaetaan kenen tahansa kanssa linkin kautta

Käyttäkää Drive-palveluanne, salasananhallintaanne ja VPN-yhteyttänne

Proton-yritystilaustanne sisältää myös Proton Driven, Proton Passin ja Proton VPN:n. Näiden työkalujen avulla voitte tallentaa ja jakaa tiedostoja turvallisesti, hallita tiiminne kirjautumistietoja ja pankkikortteja sekä varmistaa, että Internet-yhteytenne on yksityinen. Proton-yritystilaukseenne kuuluvan työkalupaketin käyttöönotto on suoraviivainen prosessi, joka vaatii vain muutaman helpon vaiheen.

• Miten Proton Drivea käytetään
• Miten Proton Passia käytetään
• Miten Proton VPN:ää käytetään(uusi ikkuna)

Tuen saaminen

Yrityksenne siirtäminen Protoniin on helposti seurattava prosessi, joka ei vaadi laajaa perehdytystä tai koulutusta. Suunnittelimme käyttäjäystävällisen alustamme tuttavallisuus ja helppokäyttöisyys mielessä pitäen.

Protonin tukisivut tarjoavat opetusohjelmia, oppaita ja kuvamateriaalia auttamaan teitä matkallanne. Mutta jos kohtaatte ongelmia, voitte aina kääntyä nopeasti reagoivan asiakaspalvelukeskuksemme puoleen, joka saavutti kärkisijan Newsweekin ”2024 Best Customer Service” -rankingissa(uusi ikkuna).

Koska teillä on Proton-yritystilaus, saatte ensisijaista tukea. Organisaatiot, joilla on vähintään kuusi käyttäjää, voivat saada myös puhelintukea. Tässä on ohjeet yhteydenottoon:

Verkkolomake: Proton-yritystilaukset tarjoavat nopeaa tukea oman verkkosivuston ja suoran yhteydenottolomakkeen kautta.

Zendesk: Lisäksi sähköpostituki on saatavilla Zendeskin(uusi ikkuna) kautta. Tämä tarkoittaa, että organisaatiot, jotka haluavat ottaa yhteyttä tukeen ilman verkkolomaketta, voivat yksinkertaisesti lähettää meille sähköpostia osoitteeseen support@protonmail.zendesk.com. Kirjoittakaa meille suoraan: Voitte myös lähettää meille sähköpostia suoraan. Proton hallitsee kaikkia tukipyyntöjä sisäisesti, joten jos haluatte pitää tukikysymyksenne vain meidän välisinämme ja ohittaa Zendeskin käytön, voitte kirjoittaa meille osoitteeseen contact@proton.me.

Usein kysytyt kysymykset

Lisätietoja saatte tutustumalla Proton for Business -palvelun usein kysyttyihin kysymyksiin (FAQ).