Wie du mit deinem Unternehmen bei Proton Mail durchstartest
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Die E-Mails, Dateien und Passwörter deines Unternehmens sind wertvoll. Deshalb nutzen wir als datenschutzorientierte Alternative zu Plattformen wie Microsoft und Google eine erweiterte Verschlüsselung, um sicherzustellen, dass niemand – nicht einmal Proton – auf deine Daten zugreifen kann. Dies schützt dich vor Hackern und hilft dir dabei, Datenschutzgesetze einzuhalten.
Diese leicht verständliche Anleitung ist ein hervorragender Ausgangspunkt für deine Reise mit Proton. Hier erfährst du, wie du dein Proton-Konto schnell einrichtest, deine Daten migrierst, unsere Funktionen nutzt und sofortigen Support erhältst, wenn du Hilfe benötigst.
Du wirst feststellen, dass die Nutzung von Proton Mail genau wie bei jedem anderen E-Mail-Anbieter ist, sodass du keine Schulung oder Einarbeitung mit deinem Team benötigst. Die gesamte Verschlüsselung erfolgt automatisch und ohne zusätzliche Schritte. Die folgende Schnellstartanleitung hilft dir, sofort loszulegen. Und die folgenden Abschnitte zeigen dir noch etwas mehr über Proton und wie du dein Konto für deine Organisation anpassen kannst.
- Schnelle Einrichtung von Proton Mail
- Admin-Tools zur Verwaltung deiner Organisation
- Den Unterschied zwischen Benutzern und E-Mail-Adressen verstehen
- Benutzer und E-Mail-Adressen erstellen und verwalten
- Admins zuweisen
- Den Unterschied zwischen öffentlichen und privaten Benutzern verstehen
- Anmeldedaten und Passwörter teilen
- Passwörter verwalten
- Organisationsregeln für die Zwei-Faktor-Authentifizierung festlegen
- Listen gesperrter und zugelassener Absender
- Administratorberechtigungen wiederherstellen
- Deine vorhandenen E-Mail-Nachrichten zu Proton Mail verschieben
- Vier Möglichkeiten, E-Mails mit Proton Mail zu senden
- Gut organisiert bleiben mit Proton Mail
- Auf dein Drive, deinen Passwort-Manager und dein VPN zugreifen
- Support erhalten
- Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Schnellstart: Einrichtung von Proton Mail
Neu bei Proton? Fange hier an. Mit diesen vier Schritten richtest du dein Proton-Business-Abonnement ein. Bevor du beginnst, solltest du dir überlegen, wie viele Benutzer und wie viel Speicherplatz du benötigst (du kannst später jederzeit weitere hinzufügen).
1. Registriere dich bei Proton und wähle ein Abonnement. Proton Mail bietet drei Abonnements an:
- Proton Mail Essentials: Unser einfachstes Abonnement bietet sichere E-Mails mit insgesamt 15 GB Speicherplatz und 10 Adressen pro Benutzer, Unterstützung für drei eigene E-Mail-Domains sowie grundlegenden VPN-Zugriff auf einem Gerät pro Benutzer. Dieses Abonnement enthält außerdem grundlegende Funktionen für Proton Pass und Proton Drive.
- Proton Mail Professional (wird nicht mehr angeboten): Unsere Premium-Lösung bot sichere E-Mails mit 50 GB Speicherplatz und 15 Adressen pro Benutzer, Unterstützung für 10 eigene E-Mail-Domains, Workspace-Branding mit deinem Logo, Proton VPN-Zugriff und erweiterte Kontosicherheit durch unser Proton Sentinel-Programm.
- Proton Workspace Standard: Unser leistungsstarkes Business-Abonnement bietet dir Premium-Zugriff auf Proton Mail (einschließlich Proton Calendar), Proton Pass, Proton VPN, Proton Meet und Proton Drive (einschließlich Proton Docs und Proton Sheets). Es umfasst außerdem: 1 TB Speicherplatz pro Benutzer, Unterstützung für bis zu 15 eigene E-Mail-Domains und Videomeetings mit bis zu 100 Teilnehmern.
- Proton Workspace Premium: Dieses Business-Abonnement enthält alle Funktionen von Workspace Standard sowie den KI-Assistenten Lumo, 3 TB Speicherplatz pro Benutzer, Unterstützung für bis zu 20 eigene E-Mail-Domains, Videomeetings mit bis zu 250 Teilnehmern und Richtlinien zur Aufbewahrung von Daten.
2. Richte eine eigene Domain ein: Verbinde die Domain deiner Organisation mit deinen E-Mail-Adressen in Proton Mail (z. B. deinname@example.com). Dies verleiht dir ein professionelleres Image und bietet mehr Sicherheit, während dein Unternehmen sein Branding bei der gesamten E-Mail-Kommunikation beibehalten kann. Wenn du noch keinen Domainnamen hast, kannst du einen bei einem Domain-Name-Registrar wie GoDaddy oder Namecheap erwerben.
3. Nutze Proton Mail von unterwegs: Die Proton-Anwendungen sorgen dafür, dass dein Unternehmen in Verbindung bleibt und effizient arbeitet – egal, ob du am Schreibtisch oder unterwegs bist. Sobald alles eingerichtet ist, kannst du unsere Apps herunterladen und diese Download-Links mit deinem Team teilen:
Jetzt bist du bereit, E-Mails zu senden, Kalender zu teilen und deine Daten mit Proton zu schützen. Im weiteren Verlauf dieses Artikels erklären wir einige der wichtigsten Funktionen deines Proton-Business-Abonnements, damit du das Beste aus deinem Abonnement herausholen kannst.
Admin-Tools zur Verwaltung deiner Organisation
Du kannst dein Proton-Business-Konto an die Bedürfnisse deiner Organisation anpassen. Ob beim Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern, beim Zuweisen von Admins oder beim Anpassen von Spamfiltern – Proton bietet dir flexible Tools zur Verwaltung deines Dienstes.
Verstehe den Unterschied zwischen Benutzern und E-Mail-Adressen: Benutzer sind einzelne Konten innerhalb deiner Organisation, jedes mit einer eigenen Anmeldung und einem eigenen Posteingang. Adressen wiederum sind spezifische E-Mail-Identitäten, die Benutzern zugewiesen werden können.
Erstelle und verwalte Benutzer und E-Mail-Adressen: Dies ermöglicht es dir, neue Teammitglieder effizient einzuarbeiten und ihnen E-Mail-Adressen zuzuweisen, die zu deiner eigenen Domain passen. Mit einem Proton-Business-Abonnement kannst du dich problemlos an Veränderungen in deinem Team anpassen, sei es durch das Hinzufügen neuer Mitglieder oder das Anpassen von Rollen innerhalb der Organisation.
Weise Admins zu: Du kannst Admin-Rollen innerhalb deiner Organisation festlegen, wie z. B. für IT-Mitarbeiter oder Sicherheitsmanager. Admins haben die volle Kontrolle über deine Organisation und können jede Aktion ausführen. Es ist wichtig zu beachten, dass Admins im Falle eines Notfalls oder Ausfalls die ersten Ansprechpartner sind.
Verstehe den Unterschied zwischen nicht privaten und privaten Benutzern: Standardmäßig sind alle Benutzer als nicht privat eingestellt, sodass Administratoren zu Compliance- und Kontrollzwecken auf die E-Mails der Benutzer zugreifen können. Admins können Benutzerkonten jedoch auf privat umstellen, was den E-Mail-Zugriff ausschließlich auf den jeweiligen Benutzer beschränkt. Warum ist das wichtig? Den Unterschied zu kennen, hilft beim Schutz sensibler Daten und ermöglicht es dir, bestimmten Personen Zugriff auf bestimmte E-Mails und Inhalte zu geben.
Teile Logins und Passwörter: Die Möglichkeit, deine geschäftlichen Logins und Passwörter sicher zu teilen, ist von entscheidender Bedeutung – insbesondere bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Verwalte Passwörter: Administratoren, die Proton-Business-Konten nutzen, sollten die Passwörter der Benutzer verwalten und diese bei Bedarf aktualisieren. Du kannst jedoch nur die Passwörter für nicht private Organisationsbenutzer ändern.
Lege Organisationsregeln für die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) fest: Um dir dabei zu helfen, dein Unternehmen vor Phishing-Angriffen und Datenlecks zu schützen, ermöglichen wir es Administratoren, die 2FA-Nutzung zu überwachen und zu erzwingen – eine einzigartige Funktion, die in deinem Proton-Business-Abonnement enthalten ist. Die 2FA bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, indem sie Benutzer zusätzlich zu einem Passwort nach einem einmaligen Passcode zur Anmeldung fragt, sodass die Daten deines Unternehmens auch dann geschützt bleiben, wenn Passwörter gefährdet sind.
Listen gesperrter und zugelassener Absender: Proton Mail verwendet eine fortschrittliche Spam-Filterung, die auf maschinellem Lernen basiert, um alle eingehenden E-Mails zu sortieren. Du kannst deine Filter weiter anpassen, indem du deine eigenen Spam-Listen, Blockierlisten und Freigabelisten erstellst, um die allgemeine Spam-Filterung von Proton zu ergänzen oder zu überschreiben.
Stelle Administratorberechtigungen wieder her: Wenn du dein Passwort vergisst, das Passwort deiner Organisation zurückgesetzt wird oder der Organisationsschlüssel geändert wird, kannst du deine Administratorberechtigungen verlieren. In diesem Fall ermöglicht es dir dein Proton-Business-Abonnement, diese ganz einfach wiederherzustellen.
So verschiebst du deine bestehenden E-Mail-Nachrichten zu Proton Mail
Dieser Abschnitt führt dich durch einige einfache Schritte, die dir dabei helfen, deine bestehenden E-Mails aus anderen Posteingängen zu Proton Mail zu übertragen. Hier erfährst du, wie du:
- Easy Switch verwendest, um alte E-Mails zu migrieren
- E-Mails importierst oder exportierst
- alte E-Mail-Konten löschst
Migriere deine alten E-Mails, Kalender und Kontakte: Das Tool Easy Switch(neues Fenster) von Proton Mail hilft dir dabei, deine alten E-Mails ganz einfach von einem anderen E-Mail-Dienst direkt zu Proton Mail zu übertragen. Auch das Übertragen deiner Kalender und Kontakte erfordert nur wenige einfache Schritte.
- Wie du E-Mails mit Easy Switch importierst
- Wie du einen Kalender in Proton Calendar importierst
- Wie du Kontakte in Proton Contacts hinzufügst und importierst
Import/Export: Die Import-/Export-Tools von Proton Mail ermöglichen es dir, deine E-Mail-Archive in Proton Mail zu importieren oder daraus zu exportieren. Dies ist nützlich, um frühere geschäftliche E-Mails in deine neue Proton-Infrastruktur zu integrieren oder Sicherungen zu erstellen.
Lösche alte E-Mail-Konten: Sobald du alle gewünschten Daten und E-Mails von deinen alten Konten übertragen hast, kannst du diese bedenkenlos löschen, um vollständig zu Proton Mail zu wechseln.
Vier Möglichkeiten, E-Mails in Proton Mail zu senden
Es gibt mehr als eine Möglichkeit, eine E-Mail in Proton Mail zu senden. Du kannst das Senden von Nachrichten für einen späteren Zeitpunkt planen, verschlüsselte E-Mails an Empfänger außerhalb von Proton senden und vieles mehr.
Passwortgeschützte E-Mails senden: Proton Mail ermöglicht es dir, passwortgeschützte E-Mails an Personen zu senden, die Proton Mail nicht nutzen. Das bedeutet, dass die Empfänger einen Link zu einer sicheren Seite erhalten, um die E-Mail nach Eingabe eines Passworts zu lesen, wodurch sichergestellt wird, dass deine Kommunikation durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt bleibt. Dies ist eine Funktion, die du bei anderen E-Mail-Diensten wie Google und Microsoft nicht finden wirst.
Ablaufende E-Mails: Du kannst festlegen, dass E-Mails nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht werden. Dies ist nützlich für das Teilen vertraulicher Informationen und kann dir bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen helfen.
E-Mails planen: Proton Mail ermöglicht es dir, E-Mails zu entwerfen und deren Zustellung für ein bestimmtes Datum oder eine bestimmte Uhrzeit zu planen, um sicherzustellen, dass sie die Empfänger zum am besten geeigneten Zeitpunkt erreichen.
E-Mails weiterleiten: Du kannst eingehende E-Mails auch automatisch an ein anderes Konto weiterleiten, wobei du eine granulare Kontrolle darüber hast, welche E-Mails basierend auf bestimmten Bedingungen, die du mit E-Mail-Regeln verknüpfst, weitergeleitet werden.
Organisiert bleiben in Proton Mail
Proton Mail bietet verschiedene integrierte Tools, die deinem Unternehmen helfen, organisiert zu bleiben. Hier sind die benutzerfreundlichen Funktionen, die dir zur Verfügung stehen, sobald du Proton nutzt:
Ordner und Kategorien: Mit Ordnern können E-Mails in verschiedene Bereiche unterteilt werden. Kategorien bieten hingegen ein Kennzeichnungssystem, mit dem du E-Mails mit mehreren Kategorien markieren kannst, ohne sie aus dem Posteingang zu verschieben. Proton Mail gibt dir die Möglichkeit, personalisierte Ordner und Unterordner für bestimmte Projekte oder Themen zu erstellen – so erhältst du im Grunde einen digitalen Aktenschrank, um organisiert zu bleiben. Du kannst sogar die geschäftlichen E-Mails, die du von einem anderen E-Mail-Dienst zu Proton Mail migriert hast, mit einer Kategorie versehen, damit sie leicht zu identifizieren sind.
Filter: Filter organisieren eingehende E-Mails automatisch basierend auf Kriterien, die du festlegst (wie Absender, Betreff oder Schlüsselwörter), indem sie diese in bestimmte Ordner leiten oder mit Kategorien versehen.
Automatische Antwort: Du kannst automatische Antworten für eingehende E-Mails während deiner Abwesenheit einrichten, um sicherzustellen, dass Absender eine sofortige Rückmeldung erhalten.
Inhaltssuche: Zum Schutz deiner Privatsphäre sorgt die Verschlüsselung von Proton Mail dafür, dass wir deine Nachrichten nicht wie andere Anbieter durchsuchen können. Du kannst deine E-Mail-Inhalte jedoch trotzdem durchsuchen, indem du unsere Funktion für die Inhaltssuche aktivierst. Dadurch werden deine Nachrichten auf dein Gerät heruntergeladen, sodass du sie dort durchsuchen kannst, ohne die Verschlüsselung aufzuheben.
Kontakte hinzufügen oder importieren: Mit wenigen einfachen Schritten kannst du entweder neue Kontakte hinzufügen oder bestehende Kontakte von einem anderen E-Mail-Anbieter direkt in Proton Mail importieren. Wie deine E-Mail-Kommunikation werden auch deine Kontakte verschlüsselt, damit sie sicher bleiben.
E-Mail-Signaturen: Das Anpassen deiner E-Mail-Signatur ist eine hilfreiche Methode, um die von dir gesendeten E-Mails zu kennzeichnen und zu personalisieren, insbesondere wenn es dir wichtig ist, ein bestimmtes Markenimage für dein Unternehmen zu wahren.
SMTP: Mit dem Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) von Proton Mail kannst du deine geschäftlichen Anwendungen oder Geräte (z. B. Drucker) so einrichten, dass sie E-Mails von deiner Proton Mail-Adresse oder deinen Proton Mail-Adressen senden. Diese Apps oder Geräte lassen sich in Proton Mail integrieren, um in deinem Namen automatische E-Mails zu senden, sodass du von zusätzlicher Sicherheit und Verbesserungen bei der E-Mail-Zustellung profitierst.
Proton Calendar: Verwende Proton Calendar, um deinen Zeitplan, geschäftliche Besprechungen und Termine zu verwalten – auch auf deinem Mobilgerät(neues Fenster). Du kannst deine Zeitzone festlegen, um sicherzustellen, dass deine Termine mit deiner Ortszeit übereinstimmen, Kalender mit Kunden oder Kollegen teilen und deine Termine farblich organisieren, um den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen.
- So richtest du Proton Calendar für dein Unternehmen ein
- So erstellst, änderst und löschst du Termine in Proton Calendar
- So sendest du Einladungen zu neuen Proton Calendar-Terminen
- So erstellst, bearbeitest, löschst und exportierst du Kalender in Proton Calendar
- So teilst du einen Kalender per Link mit anderen
Greife auf dein Drive, deinen Passwort-Manager und dein VPN zu
Dein Proton-Business-Abonnement umfasst auch Proton Drive, Proton Pass und Proton VPN. Mit diesen Tools kannst du Dateien sicher speichern und teilen, die Anmeldedaten und Bankkarten deines Teams verwalten und sicherstellen, dass deine Internetverbindung privat ist. Das Starten der in deinem Proton-Business-Abonnement enthaltenen Tools ist ein unkomplizierter Prozess, der nur wenige einfache Schritte erfordert.
- So verwendest du Proton Drive
- So verwendest du Proton Pass
- So verwendest du Proton VPN(neues Fenster)
Support erhalten
Der Wechsel deines Unternehmens zu Proton ist ein leicht verständlicher Prozess, der keine umfassende Einarbeitung oder Schulung erfordert. Wir haben unsere benutzerfreundliche Plattform so gestaltet, dass sie vertraut und einfach zu bedienen ist.
Die Support-Seiten von Proton bieten Tutorials, Anleitungen und Bildmaterial, um dir auf deinem Weg zu helfen. Solltest du jedoch einmal nicht weiterkommen, kannst du dich jederzeit an unseren reaktionsschnellen Kundenservice wenden, der sich einen Spitzenplatz im Newsweek-Ranking „Bester Kundenservice 2024“(neues Fenster) gesichert hat.
Da du ein Proton-Business-Abonnement hast, erhältst du vorrangigen Support. Organisationen mit sechs oder mehr Benutzern können auch telefonischen Support erhalten. So erreichst du uns:
Online-Formular: Proton-Business-Abonnements bieten schnellen Support über eine eigene Website und ein direktes Kontaktformular.
Zendesk: Zudem ist E-Mail-Support über Zendesk(neues Fenster) verfügbar. Das bedeutet, dass Organisationen, die den Support lieber ohne das Online-Formular kontaktieren möchten, uns einfach eine E-Mail an support@protonmail.zendesk.com senden können. Schreibe uns direkt: Du kannst uns auch direkt eine E-Mail senden. Alle Support-Anfragen werden intern von Proton verwaltet. Wenn du deine Support-Fragen also lieber unter uns halten und Zendesk überspringen möchtest, kannst du uns unter contact@proton.me schreiben.
Häufig gestellte Fragen
Weitere Informationen findest du in den häufig gestellten Fragen (FAQ) zu Proton for Business.