Hướng dẫn bắt đầu sử dụng Proton Mail cho doanh nghiệp
- Đọc
- 26 phút
- Danh mục
- Bắt đầu
Email, tệp và mật khẩu doanh nghiệp là những tài sản vô cùng giá trị. Vì vậy, là một giải pháp thay thế ưu tiên quyền riêng tư cho các nền tảng như Microsoft và Google, Proton sử dụng công nghệ mã hóa nâng cao để đảm bảo không ai — kể cả Proton — có thể truy cập dữ liệu. Điều này giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi tin tặc và hỗ trợ tuân thủ các luật bảo vệ dữ liệu.
Tài liệu hướng dẫn dễ sử dụng này là bước khởi đầu tuyệt vời khi bắt đầu hành trình với Proton. Tại đây, người dùng sẽ học cách thiết lập nhanh Tài khoản Proton, di chuyển dữ liệu, tận dụng các tính năng và nhận hỗ trợ ngay lập tức khi cần trợ giúp.
Việc sử dụng Proton Mail cũng tương tự như bất kỳ nhà cung cấp email nào khác, vì vậy không cần phải đào tạo hoặc hướng dẫn làm quen cho đội ngũ. Quá trình mã hóa diễn ra hoàn toàn tự động mà không cần thêm bước nào khác. Hướng dẫn bắt đầu nhanh dưới đây sẽ giúp hệ thống đi vào hoạt động ngay lập tức. Các phần tiếp theo sẽ cung cấp thêm thông tin về Proton và cách tùy chỉnh tài khoản cho tổ chức.
- Thiết lập nhanh Proton Mail
- Công cụ quản trị viên để quản lý tổ chức
- Tìm hiểu sự khác biệt giữa người dùng và địa chỉ
- Tạo và quản lý người dùng cũng như địa chỉ
- Chỉ định quản trị viên
- Tìm hiểu sự khác biệt giữa người dùng công khai và riêng tư
- Chia sẻ thông tin đăng nhập và mật khẩu
- Quản lý mật khẩu
- Thiết lập quy tắc của tổ chức cho xác thực hai yếu tố
- Danh sách thư rác, chặn và cho phép
- Khôi phục đặc quyền quản trị viên
- Di chuyển các thư email hiện có sang Proton Mail
- Bốn cách gửi email trong Proton Mail
- Sắp xếp ngăn nắp trong Proton Mail
- Truy cập Drive, trình quản lý mật khẩu và VPN
- Nhận hỗ trợ
- Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Thiết lập nhanh Proton Mail để bắt đầu
Mới sử dụng Proton? Bắt đầu tại đây. Bốn bước sau sẽ giúp thiết lập gói Proton cho doanh nghiệp. Trước khi bắt đầu, cần cân nhắc số lượng người dùng và dung lượng lưu trữ cần thiết (luôn có thể bổ sung thêm sau).
1. Đăng ký Proton và chọn một gói dịch vụ. Proton Mail cung cấp ba gói dịch vụ:
- Proton Mail Essentials: Gói dịch vụ đơn giản nhất cung cấp email bảo mật với tổng dung lượng lưu trữ 15 GB và 10 địa chỉ cho mỗi người dùng, hỗ trợ tối đa ba miền email tùy chỉnh và quyền truy cập VPN cơ bản trên một thiết bị cho mỗi người dùng. Gói này cũng bao gồm các tính năng cơ bản của Proton Pass và Proton Drive.
- Proton Mail Professional (hiện đã ngừng cung cấp): Giải pháp cao cấp cung cấp email bảo mật với dung lượng lưu trữ 50 GB và 15 địa chỉ cho mỗi người dùng, hỗ trợ tối đa 10 miền email tùy chỉnh, cá nhân hóa không gian làm việc với logo riêng, quyền truy cập Proton VPN và bảo mật tài khoản nâng cao thông qua chương trình Proton Sentinel.
- Proton Workspace Standard: Gói doanh nghiệp mạnh mẽ cung cấp quyền truy cập cao cấp vào Proton Mail (bao gồm Proton Calendar), Proton Pass, Proton VPN, Proton Meet và Proton Drive (bao gồm Proton Docs và Proton Sheets). Gói này cũng bao gồm: dung lượng lưu trữ 1 TB cho mỗi người dùng, hỗ trợ tối đa 15 miền email tùy chỉnh và họp video với tối đa 100 người tham dự.
- Proton Workspace Premium: Gói doanh nghiệp này bao gồm tất cả các tính năng của Workspace Standard, cùng trợ lý AI Lumo, dung lượng lưu trữ 3 TB cho mỗi người dùng, hỗ trợ tối đa 20 miền email tùy chỉnh, họp video với tối đa 250 người tham dự và chính sách lưu giữ dữ liệu.
2. Thiết lập miền tùy chỉnh: Kết nối miền của tổ chức với các địa chỉ email trong Proton Mail (ví dụ: tenban@example.com). Việc này mang lại hình ảnh chuyên nghiệp hơn và bảo mật tốt hơn, đồng thời cho phép doanh nghiệp duy trì thương hiệu trên tất cả các thông tin liên lạc bằng email. Nếu chưa có tên miền, có thể mua tên miền từ công ty đăng ký tên miền, chẳng hạn như GoDaddy hoặc Namecheap.
3. Sử dụng Proton Mail mọi lúc mọi nơi: Các ứng dụng Proton sẽ giúp duy trì kết nối và hoạt động hiệu quả cho doanh nghiệp, dù đang ở bàn làm việc hay đang di chuyển. Sau khi thiết lập xong, có thể tải xuống các ứng dụng và chia sẻ các liên kết tải xuống này với đội ngũ của mình:
Giờ đây đã có thể bắt đầu gửi email, chia sẻ lịch và bảo vệ dữ liệu bằng Proton. Trong phần còn lại của bài viết này, các tính năng chính của gói doanh nghiệp Proton sẽ được giải thích để giúp tối ưu hóa gói đăng ký.
Các công cụ quản trị để quản lý tổ chức
Có thể điều chỉnh tài khoản doanh nghiệp Proton để phù hợp với nhu cầu của tổ chức. Dù là thêm hay xóa người dùng, chỉ định quản trị viên hay tùy chỉnh bộ lọc thư rác, Proton đều cung cấp các công cụ linh hoạt để quản lý dịch vụ.
Hiểu sự biệt giữa người dùng và địa chỉ: Người dùng là các tài khoản cá nhân trong tổ chức, mỗi tài khoản có thông tin đăng nhập và hộp thư đến riêng. Trong khi đó, địa chỉ là các danh tính email cụ thể có thể được chỉ định cho người dùng.
Tạo và quản lý người dùng cũng như địa chỉ: Tính năng này cho phép tiếp nhận các thành viên mới vào đội ngũ một cách hiệu quả và chỉ định cho họ các địa chỉ email phù hợp với miền tùy chỉnh. Với gói doanh nghiệp Proton, việc thích ứng với các thay đổi trong đội ngũ trở nên dễ dàng, dù là thêm thành viên mới hay điều chỉnh vai trò trong tổ chức.
Chỉ định quản trị viên: Có thể chỉ định vai trò quản trị viên trong tổ chức, chẳng hạn như nhân viên IT hoặc quản lý bảo mật. Quản trị viên có toàn quyền kiểm soát tổ chức và có thể thực hiện bất kỳ thao tác nào. Cần lưu ý rằng quản trị viên là đầu mối liên hệ đầu tiên trong trường hợp khẩn cấp hoặc xảy ra sự cố ngừng hoạt động.
Hiểu sự khác biệt giữa người dùng không riêng tư và người dùng riêng tư: Theo mặc định, tất cả người dùng đều được đặt thành không riêng tư, cho phép quản trị viên truy cập email của người dùng cho các mục đích tuân thủ và giám sát. Tuy nhiên, quản trị viên có thể chuyển tài khoản người dùng sang chế độ riêng tư, giới hạn quyền truy cập email chỉ dành riêng cho chính người dùng đó. Tại sao điều này lại quan trọng? Biết được sự khác biệt này sẽ giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, cho phép cấp quyền truy cập vào các email và nội dung cụ thể cho đúng người.
Chia sẻ thông tin đăng nhập và mật khẩu: Khả năng chia sẻ thông tin đăng nhập và mật khẩu doanh nghiệp một cách an toàn là rất quan trọng — đặc biệt là khi tiếp nhận nhân viên mới.
Quản lý mật khẩu: Quản trị viên sử dụng tài khoản doanh nghiệp Proton nên quản lý mật khẩu người dùng và cập nhật mật khẩu khi cần thiết. Tuy nhiên, chỉ có thể thay đổi mật khẩu cho người dùng tổ chức không riêng tư.
Đặt quy tắc tổ chức cho xác thực hai yếu tố (2FA): Để giúp bảo vệ công ty khỏi các cuộc tấn công lừa đảo và vi phạm dữ liệu, quản trị viên được phép giám sát việc sử dụng và thực thi 2FA — một tính năng độc đáo đi kèm trong gói doanh nghiệp Proton. 2FA bổ sung thêm một lớp bảo mật bằng cách yêu cầu người dùng cung cấp mật mã một lần ngoài mật khẩu để đăng nhập, nhờ đó dữ liệu của công ty vẫn được an toàn ngay cả khi mật khẩu bị xâm phạm.
Danh sách spam, chặn và cho phép: Proton Mail sử dụng bộ lọc thư rác nâng cao dựa trên học máy để phân loại tất cả các email gửi đến. Có thể tùy chỉnh bộ lọc sâu hơn bằng cách tạo danh sách spam, chặn và cho phép của riêng mình để bổ sung hoặc ghi đè lên bộ lọc thư rác chung của Proton.
Khôi phục đặc quyền quản trị viên: Nếu quên mật khẩu, mật khẩu tổ chức bị đặt lại hoặc khóa của tổ chức bị thay đổi, đặc quyền quản trị viên có thể bị mất. Nếu điều đó xảy ra, gói doanh nghiệp Proton cho phép dễ dàng khôi phục các đặc quyền này.
Lưu ý: Không thể thêm người dùng ở gói dịch vụ khác với gói Business hiện tại — ví dụ: nếu hiện đang đăng ký gói Workspace Standard, sẽ không thể thêm người dùng ở gói Mail Essentials hoặc Mail Plus.
Di chuyển các thư email hiện có sang Proton Mail
Phần này sẽ hướng dẫn thực hiện một số bước dễ dàng để hỗ trợ chuyển các email hiện có trong các hộp thư đến khác sang Proton Mail. Tại đây sẽ có hướng dẫn về cách:
- Sử dụng Easy Switch để di chuyển các email cũ
- Nhập hoặc xuất email
- Xóa các tài khoản email cũ
Di chuyển email, lịch và danh bạ cũ: Công cụ Easy Switch(cửa sổ mới) của Proton Mail giúp dễ dàng chuyển các email cũ từ một dịch vụ email khác trực tiếp sang Proton Mail. Việc chuyển lịch và danh bạ cũng chỉ cần thực hiện một vài bước đơn giản.
- Cách nhập email bằng Easy Switch
- Cách nhập lịch vào Proton Calendar
- Cách thêm và nhập danh bạ trong Proton Contacts
Nhập/Xuất: Các công cụ nhập/xuất của Proton Mail cho phép chuyển các thư lưu trữ email vào hoặc ra khỏi Proton Mail. Tính năng này hữu ích cho việc tích hợp các email doanh nghiệp trước đây vào cơ sở hạ tầng Proton mới hoặc tạo các bản sao lưu.
Xóa các tài khoản email cũ: Sau khi đã chuyển toàn bộ dữ liệu và email mong muốn từ các tài khoản cũ, có thể xóa chúng một cách an toàn để chuyển hẳn sang Proton Mail.
Bốn cách gửi email trong Proton Mail
Có nhiều hơn một cách để gửi email trong Proton Mail. Có thể lên lịch gửi thư sau, gửi email được mã hóa ra ngoài Proton, v.v.
Gửi email được bảo vệ bằng mật khẩu: Proton Mail cho phép gửi email được bảo vệ bằng mật khẩu đến những người không sử dụng Proton Mail. Điều đó có nghĩa là người nhận sẽ nhận được liên kết đến một trang an toàn để đọc email sau khi nhập mật khẩu, đảm bảo quá trình trao đổi thông tin vẫn được bảo vệ bằng mã hóa đầu cuối. Đây là một tính năng không thể tìm thấy ở các dịch vụ email khác, chẳng hạn như Google và Microsoft.
Email hết hạn: Có thể thiết lập để email tự động xóa sau một thời gian nhất định. Tính năng này hữu ích cho việc chia sẻ thông tin nhạy cảm và có thể hỗ trợ tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu.
Lên lịch gửi email: Proton Mail cho phép soạn thư nháp và lên lịch gửi thư sau đó, đảm bảo thư đến tay người nhận vào thời điểm thích hợp nhất.
Chuyển tiếp email: Cũng có thể tự động chuyển hướng các email gửi đến sang một tài khoản khác với quyền kiểm soát chi tiết đối với những email được chuyển tiếp dựa trên các điều kiện cụ thể được đính kèm trong quy tắc email.
Sắp xếp ngăn nắp trong Proton Mail
Proton Mail cung cấp một số công cụ tích hợp sẵn để giúp doanh nghiệp của bạn sắp xếp ngăn nắp. Dưới đây là các tính năng dễ sử dụng sẽ sẵn có dành cho bạn sau khi bạn bắt đầu sử dụng Proton:
Thư mục và nhãn: Có thể sử dụng thư mục để phân loại email thành các phần riêng biệt. Mặt khác, nhãn cung cấp một hệ thống gắn thẻ, cho phép đánh dấu email bằng nhiều nhãn mà không cần di chuyển khỏi hộp thư đến. Proton Mail cung cấp khả năng tạo các thư mục và thư mục con được cá nhân hóa cho các dự án hoặc chủ đề cụ thể, đóng vai trò như một tủ hồ sơ kỹ thuật số để sắp xếp ngăn nắp. Thậm chí có thể dán nhãn cho các email công việc đã chuyển sang Proton Mail từ dịch vụ email khác để dễ dàng nhận biết.
Bộ lọc: Bộ lọc tự động sắp xếp các email gửi đến dựa trên tiêu chí được thiết lập, chẳng hạn như người gửi, chủ đề hoặc từ khóa, chuyển tiếp chúng đến các thư mục cụ thể hoặc gắn thẻ bằng nhãn.
Trả lời tự động: Có thể thiết lập tính năng tự động trả lời cho các email gửi đến trong thời gian vắng mặt, đảm bảo người gửi nhận được phản hồi ngay lập tức.
Tìm kiếm nội dung: Để bảo vệ quyền riêng tư, cơ chế mã hóa của Proton Mail đồng nghĩa với việc không thể tìm kiếm tin nhắn như các nhà cung cấp khác. Tuy nhiên, vẫn có thể tìm kiếm nội dung email bằng cách kích hoạt tính năng tìm kiếm nội dung. Tính năng này sẽ tải các thư xuống thiết bị để có thể tìm kiếm trực tiếp tại đó mà không ảnh hưởng đến việc mã hóa.
Thêm hoặc nhập liên hệ: Chỉ với vài bước đơn giản, có thể thêm liên hệ mới hoặc nhập liên hệ hiện có từ một nhà cung cấp email khác trực tiếp vào Proton Mail. Tương tự như liên lạc qua email, danh bạ liên hệ cũng sẽ được mã hóa để đảm bảo an toàn.
Chữ ký email: Tùy chỉnh chữ ký email là một cách hiệu quả để xác định danh tính và cá nhân hóa các email được gửi đi, đặc biệt là khi cần duy trì một thương hiệu cụ thể cho doanh nghiệp.
SMTP: Với Giao thức truyền thư đơn giản (SMTP) của Proton Mail, bạn có thể thiết lập các ứng dụng doanh nghiệp hoặc thiết bị (ví dụ: máy in) để gửi email từ (các) địa chỉ Proton Mail của mình. Các ứng dụng hoặc thiết bị này sẽ tích hợp với Proton Mail để gửi email tự động thay mặt bạn, giúp bạn hưởng lợi từ việc tăng cường bảo mật và cải thiện khả năng gửi email.
Proton Calendar: Sử dụng Proton Calendar để quản lý lịch trình, cuộc họp doanh nghiệp và sự kiện, bao gồm cả trên thiết bị di động(cửa sổ mới). Có thể đặt múi giờ để đảm bảo các sự kiện phù hợp với giờ địa phương, chia sẻ lịch với khách hàng hoặc đồng nghiệp, và sắp xếp các sự kiện bằng các màu sắc khác nhau để theo dõi và ưu tiên.
- Cách thiết lập Proton Calendar cho doanh nghiệp
- Cách tạo, chỉnh sửa và xóa sự kiện trong Proton Calendar
- Cách gửi lời mời tham gia sự kiện Proton Calendar mới
- Cách tạo, chỉnh sửa, xóa và xuất lịch trong Proton Calendar
- Cách chia sẻ lịch với bất kỳ ai qua liên kết
Truy cập Drive, trình quản lý mật khẩu và VPN
Gói doanh nghiệp Proton cũng bao gồm Proton Drive, Proton Pass và Proton VPN. Với các công cụ này, có thể lưu trữ và chia sẻ tệp một cách bảo mật, quản lý thông tin đăng nhập và thẻ ngân hàng của đội ngũ, đồng thời đảm bảo kết nối internet được riêng tư. Việc khởi chạy bộ công cụ đi kèm với gói doanh nghiệp Proton là một quy trình đơn giản chỉ với vài bước dễ dàng.
Nhận hỗ trợ
Chuyển đổi doanh nghiệp sang Proton là một quy trình dễ thực hiện, không đòi hỏi quá trình làm quen hay đào tạo chuyên sâu. Chúng tôi xây dựng nền tảng thân thiện với người dùng này nhằm mang lại sự quen thuộc và dễ sử dụng.
Các trang hỗ trợ của Proton cung cấp các bài hướng dẫn, chỉ dẫn và hình ảnh minh họa để hỗ trợ trong suốt quá trình trải nghiệm. Tuy nhiên, nếu gặp khó khăn, luôn có thể liên hệ với trung tâm dịch vụ khách hàng phản hồi nhanh chóng, đơn vị đã giành được vị trí hàng đầu trong bảng xếp hạng “Dịch vụ khách hàng tốt nhất năm 2024” của Newsweek(cửa sổ mới).
Vì bạn sử dụng gói doanh nghiệp của Proton, bạn sẽ nhận được hỗ trợ ưu tiên. Các tổ chức có từ sáu người dùng trở lên cũng có thể nhận được hỗ trợ qua điện thoại. Dưới đây là cách liên hệ với chúng tôi:
Biểu mẫu trực tuyến: Các gói doanh nghiệp Proton cung cấp hỗ trợ nhanh chóng thông qua trang web chuyên dụng và biểu mẫu liên hệ trực tiếp.
Zendesk: Ngoài ra, dịch vụ hỗ trợ qua email cũng được cung cấp thông qua Zendesk(cửa sổ mới). Điều đó có nghĩa là các tổ chức muốn liên hệ với bộ phận hỗ trợ mà không cần sử dụng biểu mẫu trực tuyến chỉ cần gửi email đến địa chỉ support@protonmail.zendesk.com. Viết thư trực tiếp: Cũng có thể gửi email trực tiếp. Tất cả các yêu cầu hỗ trợ đều được Proton tự quản lý nội bộ, vì vậy nếu muốn giữ các câu hỏi hỗ trợ mang tính riêng tư và bỏ qua việc sử dụng Zendesk, có thể viết thư trực tiếp tại contact@proton.me.
Câu hỏi thường gặp
Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo các câu hỏi thường gặp (FAQ) về Proton for Business.