Cómo poner en marcha tu empresa en Proton Mail
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Los correos electrónicos, archivos y contraseñas de tu empresa son valiosos. Por eso, como alternativa centrada en la privacidad a plataformas como Microsoft y Google, utilizamos un cifrado avanzado para garantizar que nadie — ni siquiera Proton — pueda acceder a tus datos. Esto te protege de los hackers y te ayuda a cumplir con las leyes de protección de datos.
Este tutorial fácil de usar es un excelente punto de partida para comenzar tu andadura con Proton. Aquí aprenderás a configurar rápidamente tu cuenta de Proton, migrar tus datos, aprovechar nuestras funciones y obtener soporte inmediato si necesitas ayuda.
Verás que usar Proton Mail es igual que usar cualquier otro proveedor de correo electrónico, por lo que no necesitarás realizar ninguna formación ni proceso de incorporación con tu equipo. Todo el cifrado se realiza de forma automática, sin pasos adicionales. La guía de inicio rápido que aparece a continuación te permitirá empezar a trabajar de inmediato. Además, las secciones siguientes te enseñarán un poco más sobre Proton y cómo personalizar tu cuenta para tu organización.
- Configuración rápida de Proton Mail
- Herramientas de administrador para administrar tu organización
- Comprender la diferencia entre usuarios y direcciones
- Crear y administrar usuarios y direcciones
- Asignar administradores
- Comprender la diferencia entre usuarios públicos y privados
- Compartir inicios de sesión y contraseñas
- Administrar contraseñas
- Establecer reglas de la organización para la autenticación de dos factores
- Listas de direcciones permitidas, bloqueadas y spam
- Restaurar privilegios de administrador
- Mover tus mensajes de correo electrónico existentes a Proton Mail
- Cuatro formas de enviar correos electrónicos en Proton Mail
- Mantener la organización en Proton Mail
- Acceder a tu Drive, gestor de contraseñas y VPN
- Obtener soporte
- Preguntas frecuentes (FAQ)
Configuración de inicio rápido de Proton Mail
¿Acabas de llegar a Proton? Empieza aquí. Estos cuatro pasos te ayudarán a configurar tu plan de empresa de Proton. Antes de empezar, tendrás que tener en cuenta el número de usuarios y la cantidad de almacenamiento que necesitas (siempre puedes añadir más adelante).
1. Regístrate en Proton y elige un plan. Proton Mail ofrece tres planes:
- Proton Mail Essentials: Nuestro plan más sencillo ofrece correo electrónico seguro con 15 GB de almacenamiento total y 10 direcciones por usuario, soporte para tres dominios de correo personalizados y acceso básico a la VPN en un dispositivo por usuario. Este plan también incluye funciones básicas de Proton Pass y Proton Drive.
- Proton Mail Professional (ahora obsoleto): Nuestra solución prémium ofrecía correo electrónico seguro con 50 GB de almacenamiento y 15 direcciones por usuario, soporte para 10 dominios de correo personalizados, personalización del espacio de trabajo con tu logotipo, acceso a Proton VPN y seguridad avanzada de la cuenta a través de nuestro programa Proton Sentinel.
- Proton Workspace Standard: Nuestro potente plan de empresa te ofrece acceso prémium a Proton Mail (incluido Proton Calendar), Proton Pass, Proton VPN, Proton Meet y Proton Drive (incluidos Proton Docs y Proton Sheets). También incluye: 1 TB de almacenamiento por usuario, soporte para hasta 15 dominios de correo personalizados y reuniones de vídeo con hasta 100 participantes.
- Proton Workspace Premium: Este plan de empresa incluye todo lo de Workspace Standard, además del asistente de IA Lumo, 3 TB de almacenamiento por usuario, soporte para hasta 20 dominios de correo personalizados, reuniones de vídeo con hasta 250 participantes y políticas de conservación de datos.
2. Configurar un dominio personalizado: Conecta el dominio de tu organización con tus direcciones de correo electrónico en Proton Mail (por ejemplo, tunombre@ejemplo.com). Esto te ofrece una imagen más profesional y una mayor seguridad, a la vez que permite a tu empresa mantener la imagen de marca en todas las comunicaciones por correo electrónico. Si aún no tienes un nombre de dominio, puedes comprar uno a través de un registrador de nombres de dominio, como GoDaddy o Namecheap.
3. Usa Proton Mail estés donde estés: las aplicaciones de Proton mantendrán a tu empresa conectada y funcionando de manera eficiente, tanto si estás en tu escritorio como si estás de viaje. Una vez que lo hayas configurado, podrás descargar nuestras aplicaciones y compartir estos enlaces de descarga con tu equipo:
Ahora ya estás listo para empezar a enviar correos electrónicos, compartir calendarios y proteger tus datos con Proton. En el resto de este artículo, te explicaremos algunas de las funciones clave de tu plan de Proton para empresas para que puedas aprovechar al máximo tu suscripción.
Herramientas de administrador para administrar tu organización
Puedes adaptar tu cuenta de Proton para empresas a las necesidades de tu organización. Ya sea para añadir o eliminar usuarios, asignar administradores o personalizar los filtros de spam, Proton te ofrece herramientas flexibles para administrar tu servicio.
Entiende la diferencia entre usuarios y direcciones: los usuarios son cuentas individuales dentro de tu organización, cada una con su propio inicio de sesión y bandeja de entrada. Las direcciones, por otro lado, son identidades de correo electrónico específicas que se pueden asignar a los usuarios.
Crear y administrar usuarios y direcciones: esto te permite incorporar de manera eficiente a nuevos miembros del equipo y asignarles direcciones de correo electrónico que coincidan con tu dominio personalizado. Con un plan de Proton para empresas puedes adaptarte fácilmente a los cambios en tu equipo, ya sea añadiendo nuevos miembros o ajustando roles dentro de la organización.
Asignar administradores: puedes designar roles de administrador dentro de tu organización, como personal de TI o responsables de seguridad. Los administradores tienen control total sobre tu organización y pueden realizar cualquier acción. Es importante tener en cuenta que los administradores son la primera línea de contacto en caso de emergencia o interrupción del servicio.
Entiende la diferencia entre usuarios no privados y privados: por defecto, todos los usuarios están configurados como no privados, lo que permite a los administradores acceder a sus correos electrónicos para fines de cumplimiento y supervisión. Sin embargo, los administradores pueden cambiar las cuentas de los usuarios a privadas, lo que restringe el acceso al correo electrónico exclusivamente al usuario individual. ¿Por qué es importante esto? Conocer la diferencia ayuda a proteger los datos confidenciales, lo que te permite dar acceso a personas específicas a correos electrónicos y contenidos específicos.
Compartir inicios de sesión y contraseñas: poder compartir los inicios de sesión y contraseñas de tu empresa de forma segura es fundamental, especialmente al incorporar a nuevos empleados.
Administrar contraseñas: los administradores que utilizan cuentas de Proton para empresas deben administrar las contraseñas de los usuarios y actualizarlas según sea necesario. Sin embargo, solo puedes cambiar las contraseñas de los usuarios no privados de la organización.
Establecer reglas de organización para la autenticación de dos factores (2FA): para ayudarte a proteger a tu empresa de ataques de suplantación de identidad (phishing) y de filtraciones de datos, permitimos a los administradores supervisar el uso de la 2FA y obligar a usarla, una función exclusiva que se incluye en tu plan de Proton para empresas. La 2FA añade una capa adicional de seguridad al solicitar a los usuarios un código de acceso de un solo uso, además de la contraseña para iniciar sesión, de modo que los datos de tu empresa permanezcan seguros incluso si las contraseñas se ven comprometidas.
Listas de direcciones permitidas, bloqueadas y spam: Proton Mail utiliza un filtrado de spam avanzado basado en aprendizaje automático para clasificar todos los correos electrónicos entrantes. Puedes personalizar aún más tus filtros creando tus propias listas de direcciones permitidas, bloqueadas y spam para complementar o anular el filtrado de spam general de Proton.
Restaurar los privilegios de administrador: si olvidas tu contraseña, se restablece la contraseña de tu organización o se cambia la clave de la organización, puedes perder tus privilegios de administrador. Si eso sucede, tu plan de Proton para empresas te permite restaurarlos fácilmente.
Cómo mover tus mensajes de correo electrónico actuales a Proton Mail
Esta sección te guiará a través de varios pasos sencillos para ayudarte a transferir tus correos electrónicos actuales de otras bandejas de entrada a Proton Mail. Aquí aprenderás a:
- Usar Easy Switch para migrar correos electrónicos antiguos
- Importar o exportar correos electrónicos
- Eliminar cuentas de correo electrónico antiguas
Migra tus correos electrónicos, calendarios y contactos antiguos: la herramienta Easy Switch(ventana nueva) de Proton Mail te ayuda a transferir fácilmente tus correos electrónicos antiguos desde otro servicio de correo electrónico directamente a Proton Mail. Solo requiere unos sencillos pasos para transferir también tus calendarios y contactos.
- Cómo importar correos electrónicos con Easy Switch
- Cómo importar un calendario a Proton Calendar
- Cómo añadir e importar contactos en Proton Contacts
Importar/exportar: las herramientas de importación/exportación de Proton Mail te permiten transferir tus archivos de correo electrónico hacia o desde Proton Mail. Esto es útil para integrar los correos electrónicos anteriores de tu empresa en tu nueva infraestructura de Proton o para crear copias de seguridad.
Eliminar cuentas de correo electrónico antiguas: una vez que hayas transferido todos los datos y correos electrónicos que quieras de tus cuentas antiguas, puedes eliminarlas de forma segura para migrar por completo a Proton Mail.
- Cómo eliminar tu cuenta de Gmail
- Cómo eliminar tu cuenta de Outlook
- Cómo eliminar tu cuenta de Yahoo
Cuatro formas de enviar correos electrónicos en Proton Mail
Hay más de una forma de enviar un correo electrónico en Proton Mail. Puedes programar mensajes para enviarlos más tarde, enviar correos electrónicos cifrados fuera de Proton y más.
Enviar correos electrónicos protegidos con contraseña: Proton Mail te permite enviar correos electrónicos protegidos con contraseña a usuarios que no utilizan Proton Mail. Esto significa que los destinatarios reciben un enlace a una página segura para leer el correo electrónico tras introducir una contraseña, lo que garantiza que vuestra comunicación permanezca protegida con cifrado de extremo a extremo. Esta es una función que no encontrarás en otros servicios de correo electrónico, como Google y Microsoft.
Correos electrónicos que caducan: puedes configurar los correos electrónicos para que se eliminen automáticamente después de un tiempo determinado. Esto es útil para compartir información confidencial y puede ayudarte a cumplir con la normativa de protección de datos.
Programar correos electrónicos: Proton Mail te permite redactar borradores de correos electrónicos y programar su entrega para una fecha o un momento posteriores, lo que garantiza que lleguen a los destinatarios cuando sea más conveniente.
Reenviar correos electrónicos: también puedes redirigir automáticamente los correos electrónicos entrantes a otra cuenta con un control detallado sobre qué correos se reenvían en función de las condiciones específicas que asocies a las reglas de correo electrónico.
Mantenerse organizado en Proton Mail
Proton Mail ofrece varias herramientas integradas para ayudar a tu negocio a mantenerse organizado. Estas son las funciones fáciles de usar que tendrás disponibles después de que empieces a usar Proton:
Carpetas y etiquetas: las carpetas se pueden usar para clasificar los correos electrónicos en secciones distintas. Las etiquetas, por otro lado, ofrecen un sistema de marcado que te permite etiquetar correos electrónicos con múltiples etiquetas sin moverlos de la bandeja de entrada. Proton Mail te da la posibilidad de crear carpetas y subcarpetas personalizadas para proyectos o temas específicos, lo que básicamente te proporciona un archivador digital para mantener la organización. Incluso podrías etiquetar los correos electrónicos de trabajo que migraste a Proton Mail desde otro servicio de correo electrónico para que sean fáciles de identificar.
Filtros: los filtros organizan automáticamente los correos electrónicos entrantes según los criterios que establezcas, como el remitente, el asunto o las palabras clave, dirigiéndolos a carpetas específicas o marcándolos con etiquetas.
Respuesta automática: puedes configurar respuestas automáticas para los correos electrónicos entrantes durante tu ausencia, lo que garantiza que los remitentes reciban una respuesta inmediata.
Búsqueda de contenido: para proteger tu privacidad, el cifrado de Proton Mail impide que podamos buscar en tus mensajes como lo hacen otros proveedores. Sin embargo, puedes seguir buscando en el contenido de tus correos electrónicos si activas nuestra función de búsqueda de contenido. Esto descargará tus mensajes en tu dispositivo para que puedas buscarlos allí sin romper el cifrado.
Añadir o importar contactos: con unos sencillos pasos, puedes añadir nuevos contactos o importar contactos existentes desde otro proveedor de correo electrónico directamente a Proton Mail. Al igual que tus comunicaciones por correo electrónico, tus contactos también se cifrarán para mantener la seguridad.
Firmas de correo electrónico: personalizar tu firma de correo electrónico es una forma práctica de identificarte y dar un toque personal a los correos que envías, especialmente si te preocupa mantener una marca específica para tu negocio.
SMTP: con el protocolo simple de transferencia de correo (SMTP) de Proton Mail, puedes configurar las aplicaciones o dispositivos de tu empresa (por ejemplo, impresoras) para enviar correos electrónicos desde tus direcciones de Proton Mail. Estas aplicaciones o dispositivos se integrarán con Proton Mail para enviar correos electrónicos automatizados en tu nombre, lo que te permitirá beneficiarte de una mayor seguridad y mejoras en la entrega de correos electrónicos.
Proton Calendar: usa Proton Calendar para administrar tu agenda, reuniones de trabajo y eventos, incluso en tu dispositivo móvil(ventana nueva). Puedes establecer tu zona horaria para asegurarte de que tus eventos coincidan con tu hora local, compartir calendarios con clientes o compañeros y organizar tus eventos con diferentes colores para realizar un seguimiento y priorizar.
- Cómo configurar Proton Calendar para tu negocio
- Cómo crear, modificar y eliminar eventos en Proton Calendar
- Cómo enviar invitaciones a nuevos eventos de Proton Calendar
- Cómo crear, editar, eliminar y exportar calendarios en Proton Calendar
- Cómo compartir un calendario con cualquier persona a través de un enlace
Accede a tu Drive, gestor de contraseñas y VPN
Tu plan de Proton para empresas también incluye Proton Drive, Proton Pass y Proton VPN. Con estas herramientas, puedes almacenar y compartir archivos de forma segura, administrar los datos de inicio de sesión y las tarjetas bancarias de tu equipo, y asegurarte de que tu conexión a internet sea privada. Comenzar a usar el conjunto de herramientas que viene con tu plan de Proton para empresas es un proceso sencillo de unos pocos pasos.
Cómo obtener soporte
Pasar tu empresa a Proton es un proceso fácil de seguir que no requiere un proceso de incorporación o capacitación exhaustivo. Creamos nuestra plataforma intuitiva pensando en la familiaridad y la facilidad de uso.
Las páginas de soporte de Proton ofrecen tutoriales, guías y recursos visuales para ayudarte en tu camino. Pero si te quedas atascado, siempre puedes recurrir a nuestro centro de atención al cliente, que obtuvo una de las mejores posiciones en la clasificación de Newsweek «Mejor servicio de atención al cliente de 2024»(ventana nueva).
Como tienes un plan de Proton para empresas, obtendrás soporte prioritario. Las organizaciones con seis o más usuarios también pueden recibir soporte telefónico. Aquí te explicamos cómo ponerte en contacto con nosotros:
Formulario en línea: los planes de Proton para empresas ofrecen un soporte rápido a través de un sitio web dedicado y un formulario de contacto directo.
Zendesk: además, el soporte por correo electrónico está disponible a través de Zendesk(ventana nueva). Eso significa que las organizaciones que prefieran ponerse en contacto con el soporte sin usar el formulario en línea pueden simplemente enviarnos un correo electrónico a support@protonmail.zendesk.com. Escríbenos directamente: también puedes enviarnos un correo electrónico directamente. Todas las solicitudes de soporte son administradas internamente por Proton, de modo que si prefieres que tus dudas sobre soporte queden entre nosotros y omitir el uso de Zendesk, puedes escribirnos a contact@proton.me.
Preguntas frecuentes
Para obtener más información, consulta nuestras preguntas frecuentes (FAQ) de Proton for Business.